Receptionist & Office Executive

تعد وظيفة موظف الاستقبال والتنفيذ الإداري من الوظائف الحيوية في شركة بيوت السعودية، حيث تمثل حلقة الوصل الأولى بين الشركة وعملائها. تعتبر بيوت السعودية، البوابة الإلكترونية الأولى للعقارات في المملكة، حيث تربط بين ملايين المستخدمين وتقدم لهم أفضل تجربة بحث عبر الانترنت. كجزء من مجموعة دُبزل، تسعى بيوت إلى تعزيز مكانتها في السوق من خلال تقديم خدمات متميزة وموثوقة. إن دور موظف الاستقبال والتنفيذ الإداري يتجاوز مجرد استقبال الزوار، فهو يتطلب تقديم دعم إداري شامل يساهم في تعزيز كفاءة العمل داخل المنظمة وضمان انسيابية العمليات اليومية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة منطقة الاستقبال: الحفاظ على نظافة منطقة الاستقبال وتنظيمها وفقاً لمعايير العمل المهنية، مما يعكس صورة إيجابية عن الشركة.

2. الرد على المكالمات وتحويلها: استلام المكالمات الهاتفية والرد عليها بشكل احترافي، بالإضافة إلى تحويلها إلى الأقسام المعنية في الوقت المناسب.

3. استقبال الزوار: الترحيب بالزوار الخارجيين بطريقة مهنية ولائقة، مما يساهم في تعزيز تجربة العميل.

4. إدارة البريد والتوصيلات: مسؤولية توزيع البريد والمستندات والطرود المكتبية، وتنظيم عمليات استلام وتسليم الطرود.

5. تنسيق مواعيد التوصيل: تنظيم مواعيد استلام وتوصيل الطرود مع شركات الشحن، لضمان سير العمليات بسلاسة.

6. تقديم تقارير الصيانة: الإبلاغ عن أي مشاكل تتعلق بالصيانة في منطقة الاستقبال إلى القسم المعني لضمان الحفاظ على بيئة العمل.

7. إدارة اتصالات الموارد البشرية: التعامل مع الاتصالات الداخلية عبر منصات مثل إنستغرام وسلاك، وتقديم الدعم لمشاريع الموارد البشرية والطلبات الطارئة.

8. تنظيم الفعاليات الداخلية: إدارة وتنفيذ تقويم الفعاليات الداخلية، بدءاً من المبادرات الصغيرة إلى الأنشطة التفاعلية، مما يعزز روح الفريق والعمل الجماعي.

9. تنسيق حجز غرف الاجتماعات: إدارة نظام حجز غرف الاجتماعات وضمان صيانتها وتجهيزها لاستقبال الاجتماعات بكفاءة.

10. تقديم الدعم الإداري: تنفيذ مهام إدارية متنوعة حسب الطلب من الأقسام المختلفة في الشركة.

11. تحديث المعلومات: تحديث شاشة المقهى بمعلومات مفيدة للموظفين والزوار.

12. إدارة موارد المكتب: مسؤولية تجديد مستلزمات المكتب مثل القرطاسية والمشروبات وغيرها.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. التعليم: الحد الأدنى من التعليم الثانوي.
2. الخبرة: لا تقل عن سنة واحدة من الخبرة في مجال مشابه.
3. المعرفة: إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
4. اللغة: القدرة على التواصل باللغة العربية والإنجليزية بشكل جيد.
5. التدريب: يفضل الحصول على تدريب في مجال الإدارة أو خدمة العملاء.
6. القدرة على التعلم: القدرة على استيعاب المعلومات الجديدة بسرعة وتطبيقها.
7. المرونة: الاستعداد للعمل في بيئة ديناميكية ومتغيرة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. استخدام الحاسوب: مهارات متقدمة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت).
2. إدارة البريد الإلكتروني: القدرة على التعامل بكفاءة مع البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة.
3. إدارة الحجز: معرفة بأنظمة حجز الاجتماعات والفعاليات.
4. مهارات البحث على الإنترنت: القدرة على إجراء أبحاث فعالة عبر الإنترنت.
5. التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي: القدرة على إدارة المحتوى والتواصل على منصات مثل إنستغرام وسلاك.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. التواصل الفعال: مهارات شفهية وكتابية ممتازة تساعد في بناء علاقات عمل قوية مع الزملاء والعملاء.
2. تنظيم عالي: القدرة على تنظيم الوقت والمهام بفعالية.
3. التعاون: مهارات العمل الجماعي مع القدرة على العمل بشكل مستقل عند الحاجة.
4. التعامل تحت الضغط: القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الحركة وضغط العمل.
5. الاحترافية: الحفاظ على مظهر وسلوك مهني دائمًا أمام الزوار والموظفين.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تعتبر بيوت السعودية بيئة عمل نابضة بالحياة، حيث تجمع بين الاحترافية والودية. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة شاملة تحتفي بالتنوع، مما يساهم في تعزيز الابتكار والإبداع بين الموظفين. يتم تشجيع العاملين على تبادل الأفكار والمقترحات، مما يساعد في تحسين العمليات والخدمات. كما يتمتع الموظفون بفرص للمشاركة في الفعاليات الاجتماعية والأنشطة التفاعلية، مما يعزز روح الفريق والشعور بالانتماء.

فرص التطور والنمو المهني:

تؤمن بيوت السعودية بأهمية تطوير مهارات موظفيها وتقديم فرص للنمو المهني. توفر الشركة برامج تدريبية وورش عمل متخصصة تهدف إلى تعزيز المهارات الفردية والجماعية. كما تتيح الفرص للترقي داخل الشركة، مما يساعد الموظفين على تحقيق أهدافهم المهنية. تشجع بيوت على الابتكار والتعلم المستمر، مما يساهم في بناء مسيرة مهنية ناجحة ومثمرة للموظفين.