مساعد إداري / سكرتير (أنثى – يفضل)

تعد وظيفة المساعد الإداري / السكرتير من الأدوار الحيوية في مجال استشارات الهندسة، حيث تلعب دورًا محوريًا في دعم الفرق العاملة على مشاريع هامة تتعلق بالبنية التحتية والعمليات والصيانة. تسعى شركة يورو جروب للاستشارات الهندسية، التي تتخذ من الرياض مقرًا لها، إلى توظيف شخص يمتلك مهارات تنظيمية عالية وقدرة على القيام بمهام متعددة بكفاءة. تعتبر هذه الوظيفة فرصة مثالية لتعزيز المهارات الإدارية والاحترافية، حيث ستساهم في تنسيق الجهود بين مختلف الجهات الحكومية والمشاريع المرتبطة بها. إن العمل في بيئة ديناميكية مثل يورو جروب يوفر للموظف تجربة غنية تساهم في تطوير مهاراته وتوسيع معرفته في مجال الاستشارات الهندسية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إعداد ومراجعة المراسلات الرسمية:

   • مسؤول عن صياغة وتحرير وإنهاء المراسلات، المذكرات والتقارير باللغة العربية والإنجليزية للجهات الحكومية ذات الصلة. يتطلب ذلك مهارات كتابية دقيقة لضمان وضوح الرسالة واحترافيتها.

2. إعداد العروض التقديمية والتقارير:

   • يتولى إعداد وتنسيق وتحديث العروض التقديمية، والملخصات الإدارية، ولوحات البيانات والتقارير الدورية الخاصة بالمشاريع للاجتماعات الداخلية والخارجية. يجب أن تكون هذه المواد جذابة بصريًا وتحتوي على معلومات دقيقة.

3. إدارة جداول الأعمال:

   • يتطلب هذا الدور تنسيق جداول مواعيد المديرين، وتنظيم المواعيد والاجتماعات، والتفاعل مع المسؤولين في الوزارات، مما يتطلب مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع جداول زمنية معقدة.

4. إعداد محاضر الاجتماعات:

   • يجب تحضير محاضر الاجتماعات وتوزيع نقاط العمل والمتابعة لضمان تنفيذها في الوقت المحدد. يعد ذلك عنصرًا أساسيًا في تعزيز التواصل الفعال بين الفرق.

5. إدارة الوثائق والسجلات:

   • المسؤولية عن مراقبة وتسجيل وأرشفة المستندات بشكل آمن. يتضمن ذلك الاحتفاظ بسجلات دقيقة وسهولة استرجاع الملفات، سواء كانت إلكترونية أو ورقية.

6. متابعة التقديمات والموافقات:

   • تتضمن هذه المهمة متابعة طلبات التقديم، والموافقات، وأوامر العمل والتجديدات المتعلقة بالأصول البلدية، مع تحديث المعنيين حول الحالة بشكل دوري.

7. تنسيق التواصل بين الأقسام:

   • يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في تسهيل تدفق المعلومات بين الأقسام المختلفة، وفرق المشاريع، وأصحاب المصلحة الخارجيين، مما يعزز التعاون والتنسيق.

8. دعم العمليات اليومية:

   • يتطلب هذا الدور دعم الأنشطة الإدارية اليومية لضمان سير العمل بكفاءة وتحقيق المواعيد النهائية بشكل سلس.

9. التزام بالمعايير المهنية:

   • الالتزام بمعايير الاحترافية والسرية في جميع الاتصالات والوثائق، مما يعكس صورة إيجابية عن الشركة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الموقع: يجب أن يكون المتقدم متواجدًا في الرياض وقادرًا على الانضمام بشكل فوري.
2. الخبرة: يُفضل وجود خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة أو السكرتارية مع الجهات الحكومية السعودية، ويفضل أن تكون مع الوزارات أو البلديات.
3. خبرة موثوقة: يجب أن تكون لدى المتقدم خبرة مثبتة في إدارة الوثائق، والمراسلات الرسمية، والمتابعة مع الجهات الحكومية.
4. اللغة: إجادة اللغة العربية (كتابة وتحدثًا) ضرورية، ومعرفة اللغة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية.
5. البرامج المكتبية: إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، باوربوينت، إكسل، أوتلوك).
6. الخبرة في المشاريع: يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة في استشارات الهندسة أو التشغيل والصيانة أو مشاريع البنية التحتية أو البلدية.
7. الجنس: يُفضل أن تكون المتقدمة من الإناث.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إدارة الوثائق: القدرة على تنظيم وإدارة الوثائق بدقة وفعالية.
2. التقنيات المكتبية: إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس بمهارة.
3. إعداد التقارير: القدرة على إنتاج تقارير دقيقة وجذابة.
4. استعمال أدوات العرض: اتقان استخدام أدوات تقديم العروض مثل PowerPoint.
5. تكنولوجيا المعلومات: معرفة أساسية في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. التفاصيل الدقيقة: اهتمام كبير بالتفاصيل لضمان دقة المعلومات.
2. مهارات التواصل: القدرة على التواصل بفاعلية مع مختلف المستويات الإدارية.
3. مهارات التنظيم: القدرة على تنظيم المهام وإدارة الوقت بكفاءة.
4. المرونة: القدرة على التكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.
5. الاحترافية: الالتزام بمعايير العمل العالية والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز شركة يورو جروب للاستشارات الهندسية ببيئة عمل نابضة بالحياة حيث يتم تعزيز الابتكار والتعاون. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة عمل تشجع على تبادل الأفكار وتعزيز النمو المهني. تركز الشركة على تحقيق التوازن بين العمل والحياة، مما يعزز من راحة الموظفين وإنتاجيتهم. يتم دعم الموظفين من خلال توفير بيئة آمنة ومشجعة، حيث يتم تقدير الجهود الفردية والمساهمة في تحقيق الأهداف المشتركة.

فرص التطور والنمو المهني:

تعتبر شركة يورو جروب بيئة مثالية للمتقدمين الذين يسعون لتوسيع آفاقهم المهنية. توفر الشركة فرص التدريب والتطوير المستمر، مما يساعد الموظفين على تحسين مهاراتهم ومواكبة أحدث الاتجاهات في مجال الاستشارات الهندسية. يمكن للموظفين أيضًا الاستفادة من التوجيه والإرشاد من قبل قادة الصناعة، مما يساهم في تعزيز مسيرتهم المهنية. إن الانضمام لفريق يورو جروب يفتح أمامك آفاقًا واسعة للنمو والتطوير، مما يجعلك جزءًا من رحلة مثيرة في عالم الاستشارات الهندسية.