Senior Facilities Coordinator

تسعى شركة بارسونز إلى تعيين منسق مرافق أول موهوب للانضمام إلى فريقها في الرياض. في هذه الوظيفة، ستتاح لك الفرصة لتنسيق إدارة الوثائق والسجلات الخاصة بالمشاريع، بدءًا من مرحلة الإعداد وحتى إغلاق المشروع. ستعمل ضمن بيئة ديناميكية، حيث ستقوم بتقديم خدمات الدعم عند الطلب لمدير المشروع والمديرين في مختلف الأقسام، مع ضمان الالتزام بإجراءات بارسونز والإجراءات المعمول بها لدى العملاء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم التوجيه الفني للموظفين الأقل خبرة في قسم إدارة الوثائق.
• تحديد أولويات العمل وتوزيع المهام ومراقبة عبء العمل لضمان تحقيق مواعيد تسليم المشروع.
• وضع معايير وأهداف واضحة للموظفين، وتقديم التدريب والتطوير اللازمين.
• مراجعة الأعمال المنجزة، وإجراء تقييمات الأداء، وتقديم المشورة للموظفين، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
• حل المشكلات غير الروتينية المتعلقة بمكتب المساعدة والاستفسارات المتعلقة بإدارة الوثائق.
• تقديم خدمات الدعم عند الطلب للمديرين وفرق العمل، مثل إعداد تقارير التنبؤ بالعمالة وتهيئة مكتبات إلكترونية مخصصة في SharePoint.
• تحديد وتنسيق موارد إدارة الوثائق لدعم أعضاء الفريق، والعمل كحلقة وصل مع العملاء.
• إدارة وصيانة حركة البريد الوارد، والوثائق الإلكترونية، وسجلات الاستلام، ومكتبة المشروع، وقوائم التوزيع، ومجموعات الأذونات والأمان.
• إجراء فحوصات الجودة من خلال عينة من حركة البريد الوارد والاستفسارات لضمان الدقة والامتثال للإجراءات.
• تقديم توجيه حول إدارة الوثائق للموظفين الجدد وتدريبهم على استخدام أدوات البرمجيات والموارد.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الوثائق أو التنسيق الإداري.
• معرفة قوية بإجراءات إدارة الوثائق وأفضل الممارسات.
• خبرة في استخدام برامج إدارة الوثائق، بما في ذلك SharePoint.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• القدرة على تحليل المعلومات وحل المشكلات.
• مهارات قيادية وقدرة على توجيه وتدريب الآخرين.
• مهارات تقنية قوية في استخدام البرمجيات المكتبية وأدوات إدارة الوثائق.