Secretary (Neom)

تُعتبر شركة خدمات الأعمال الكهربائية والميكانيكية (SSEM) من الشركات الرائدة في مجال المقاولات في المملكة العربية السعودية، حيث تتخصص في إنشاء المحطات الكهربائية عالية الجهد (HV) والمحطات الكهربائية فائقة الجهد (EHV)، بالإضافة إلى خطوط النقل الهوائية، ومحطات الطاقة، ومحطات معالجة المياه، ومشاريع خطوط الأنابيب والمصانع الصناعية. في إطار دعم عملياتنا المتنامية، نبحث عن سكرتير للقيام بمهام الدعم الإداري والكتابي، مما يسهم في تحقيق الكفاءة والتنظيم عبر مختلف الأقسام.

تتضمن المهام والمسؤوليات الرئيسية للسكرتير ما يلي:

• أداء المهام العامة للمكتب، بما في ذلك حفظ الملفات، والمسح الضوئي، وإدارة الوثائق.
• إعداد وتحرير الرسائل والتقارير والمذكرات والعروض التقديمية للإدارة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لوثائق الشركة والمراسلات.
• ضمان سرية وأمان المعلومات الحساسة المتعلقة بالشركة.
• إدارة الجداول الزمنية، وتحديد مواعيد الاجتماعات، وتنظيم المواعيد للمديرين التنفيذيين والمديرين.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات.
• تنظيم المكالمات الهاتفية ومكالمات الفيديو والفعاليات الرسمية.
• ترتيب السفر، والنقل، والإقامة للموظفين والمديرين التنفيذيين.
• المساعدة في طلبات التأشيرات وتنسيق السفر الدولي.
• إعداد تقارير نفقات السفر والمبالغ المستردة.
• الحفاظ على نظام ملفات منظم للوثائق والسجلات والعقود الخاصة بالشركة.
• إعداد التقارير الإدارية الأسبوعية والشهرية للإدارة العليا.
• مراقبة مستلزمات المكتب وتنسيق الطلبات لضمان توفرها.
• المساعدة في تخطيط الفعاليات والأنشطة المؤسسية وبناء الفريق.
• دعم إدارة المرافق والتأكد من أن المعدات المكتبية في حالة جيدة.

أما بالنسبة لمتطلبات الوظيفة، فهي تشمل:

• الحصول على دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• خبرة عملية تتراوح بين 1-3 سنوات في دور سكرتاري أو إداري.
• يُفضل وجود خبرة في صناعة البناء أو الهندسة أو المقاولات.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الأولويات المتعددة.
• قدرة عالية على الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.

المهارات المطلوبة تشمل:

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• إلمام جيد باستخدام برامج الحاسوب وتطبيقات المكتب.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع بيئات العمل المتغيرة.
• مهارات تحليلية لحل المشكلات الإدارية بكفاءة.