مساعد إداري للمبيعات

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تُعَد وظيفة مساعد إداري للمبيعات (Sales Administrative Assistant) في شركة كاواساكي موتورز كورب، الولايات المتحدة الأمريكية، من المناصب الحيوية التي تلعب دورًا رئيسيًا في دعم الأنشطة التجارية وتعزيز الكفاءة التشغيلية في المنطقة الشرقية. تتمثل أهمية هذه الوظيفة في توفير الدعم الإداري الضروري الذي يساهم في تسهيل التواصل بين المديرين الإقليميين وشبكة الموزعين، مما يعزز من فعالية العمليات التجارية ويضمن تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة. في ظل المنافسة المتزايدة في السوق السعودي، يسهم هذا الدور في تعزيز العلاقة مع العملاء والموزعين، مما يؤدي إلى تحسين خدمة العملاء وزيادة المبيعات. يُتَوَقَّع من المتقدمين لهذه الوظيفة أن يكونوا مستعدين للعمل في بيئة ديناميكية، حيث تلتقي المهارات الإدارية مع الابتكار لتحقيق نتائج ملموسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. التواصل بين الفرق: يعمل مساعد إداري للمبيعات كحلقة وصل بين مديري المناطق، والمتخصصين في شبكة الموزعين، ومدير المبيعات الإقليمي، وأقسام كاواساكي المختلفة لتحديثات DSSA، وتعديلات GM، والإنهاءات ضمن المنطقة.

2. تحديث قائمة الاتصال: يتعاون مع الإداريين الإقليميين للحفاظ على تحديثات فورية لقائمة الاتصال بالموزعين على المستويين الإقليمي والوطني.

3. إعداد البيانات المصرفية: يقوم بإعداد ومطابقة معاملات البيانات المصرفية لمراجعتها والموافقة عليها من قبل مدير المبيعات الإقليمي ومديري المناطق باستخدام نظام Concur.

4. إعداد المراسلات الداخلية: يعد المراسلات الداخلية الروتينية خلال فترات الطلب للحفاظ على امتثال الموزعين للمعايير.

5. إدارة النظام الإلكتروني: يحافظ على نظام الملفات الإلكتروني وفقًا لسياسة إدارة المعلومات من خلال SharePoint لكل موزع ضمن المنطقة.

6. الرد على المكالمات: يستقبل ويحول المكالمات الهاتفية الإقليمية بشكل فعال.

7. تنسيق السفر: يساعد في تنسيق رحلات جميع أعضاء الفريق الإقليمي، مما يسهل تنظيم الجداول الزمنية للرحلات.

8. إصدار التذكيرات: يضمن إصدار التذكيرات الأسبوعية والشهرية في الوقت المحدد لجمع الجداول الزمنية الأسبوعية لأعضاء الفريق الإقليمي.

9. إعداد التقارير الإحصائية: يقوم بتجميع وصيانة التقارير الإحصائية وجداول البيانات (خطط المبيعات، فترات طلب المركبات، حصة السوق، واستعلامات Cognos).

10. إدارة المستلزمات المكتبية: يقوم بطلب وصيانة المستلزمات المكتبية اللازمة لأعضاء الفريق.

11. معرفة متطلبات الترخيص: يمتلك معرفة بمتطلبات رخصة المبيعات / الموزع الخاصة بالمدير الإقليمي ومديري المناطق.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (GED) مطلوبة؛ يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من كلية معتمدة أو درجة الدبلوم.

2. خبرة لا تقل عن سنتين في بيئة الدعم الإداري أو تدريب ذي صلة؛ أو مزيج مكافئ من التعليم والخبرة.

3. القدرة على أداء المهام الأساسية بشكل مرضٍ.

4. معرفة قوية بـ Office365، بما في ذلك Teams وSharePoint وOutlook.

5. خبرة في دمج البريد في Word وإنشاء الجداول المحورية والمخططات في Excel.

6. القدرة على تعلم الأنظمة الداخلية مثل Cognos وTableau ومنصة موزعي المبيعات للمعاملات الحرجة.

7. إظهار مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إتقان استخدام Office365، بما في ذلك التطبيقات الأساسية مثل Teams وSharePoint.

2. خبرة في استخدام Word لإنشاء مستندات مخصصة عبر دمج البريد.

3. القدرة على إنشاء جداول محورية ومخططات في Excel لتحليل البيانات.

4. معرفة جيدة بأنظمة إدارة البيانات مثل Cognos وTableau.

5. القدرة على استخدام بوابة موزعي المبيعات لإدارة المعاملات الأساسية.

المهارات الشخصية والقيادية

1. القدرة على تحديد الأولويات وتنظيم المهام المتعددة والمتنافسة بشكل فعال.

2. الانتباه الشديد للتفاصيل والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية.

3. إظهار الطاقة والحماسة في جهود الفريق أو المجموعة.

4. القدرة على التواصل بوضوح وبفعالية مع جميع المستويات داخل المؤسسة.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تُعتبر شركة كاواساكي موتورز كورب من الشركات الرائدة في صناعة المركبات، حيث تلتزم بتوفير بيئة عمل متميزة تشجع على الابتكار والتعاون. تسعى الشركة إلى تعزيز ثقافة العمل الجماعي، حيث يتم تقدير مساهمات كل فرد في تحقيق الأهداف المشتركة. نؤمن بأهمية التنوع والشمولية، مما يساهم في خلق بيئة عمل ملهمة ومحفزة. يتمتع الموظفون بفرص لتطوير مهاراتهم والتفاعل مع فرق متنوعة، وهو ما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء العام للشركة.

فرص التطور والنمو المهني

تُوفر كاواساكي موتورز فرصًا متميزة للتطور والنمو المهني، حيث تشجع الموظفين على الاستفادة من برامج التدريب والتطوير المستمر. تشمل هذه الفرص ورش عمل متخصصة، ودورات تدريبية، وبرامج إرشادية تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية. كما تمنح الشركة موظفيها الفرصة للمشاركة في مشاريع جديدة ومبتكرة، مما يساعدهم على تعزيز خبراتهم وتوسيع آفاقهم المهنية. بفضل هذه البيئة الداعمة، يمكن للموظفين تحقيق طموحاتهم المهنية والمساهمة في نجاح الشركة على المدى الطويل.