Procurement Administrative

تعتبر وظيفة الدعم الإداري في قسم المشتريات من الأدوار الحيوية في بيئة الأعمال الحالية، حيث تلعب دورًا محوريًا في تعزيز الكفاءة التشغيلية وضمان تيسير عمليات الشراء بشكل سلس. في شركة TK Elevator، التي تعد واحدة من الشركات الرائدة في مجال نقل الأشخاص، يتمثل الهدف في توفير أعلى مستويات الخدمة من خلال دعم فريق المشتريات. مع تزايد الطلب على الحلول المتطورة في السوق السعودي، تبرز الحاجة إلى متخصصين قادرين على إدارة العمليات اليومية بكفاءة، مما يسهم في تعزيز سلاسة التعامل مع الموردين وتوثيق المعلومات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

إدارة أوامر الشراء:

• مسؤول عن إنشاء وتتبع وإدارة أوامر الشراء في نظام المشتريات، مما يضمن دقة المعاملات وسرعة تنفيذها.

دعم الموردين والبائعين:

• الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات الموردين والسجلات الخاصة بهم، مما يسهل الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

مساعدة في استقطاب الموردين الجدد:

• دعم عملية انضمام الموردين الجدد، بما في ذلك جمع الوثائق اللازمة وإجراء فحوصات الامتثال.

إعداد التقارير وإدخال البيانات:

• إدخال البيانات المتعلقة بالمشتريات في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) مثل SAP أو Oracle، وضمان دقتها.

دعم الفريق بالمعلومات:

• تقديم المساعدة لفريق المشتريات من خلال توفير البيانات والمعلومات اللازمة لتحقيق الأهداف.

المشاركة في العمليات الإدارية:

• دعم عمليات المناقصات وطلبات العروض من خلال القيام بالمهام الإدارية ذات الصلة.

التأكد من الامتثال للسياسات:

• ضمان أن جميع أوامر الشراء تصدر وتُحفظ وفقًا لسياسات الشركة المعمول بها.

تحسين العمليات:

• المساهمة في تحسين العمليات الإدارية والبحث عن طرق لتعزيز كفاءة العمل داخل الفريق.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

المؤهل العلمي:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.

الخبرة العملية:

• خبرة سابقة في مجال المشتريات أو الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في بيئات مماثلة.

إجادة استخدام الحاسوب:

• إتقان برامج MS Office، وخاصة Excel وWord وOutlook، مع خبرة في أنظمة ERP تعتبر ميزة إضافية.

مهارات التواصل:

• القدرة على التواصل بشكل فعال، سواء كتابيًا أو شفهيًا، باللغة الإنجليزية.

المعرفة بممارسات المشتريات:

• معرفة جيدة بعمليات الشراء، والتوريد، وإدارة الموردين.

القدرة على العمل تحت الضغط:

• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات في بيئة عمل سريعة ومتغيرة.

الاهتمام بالتفاصيل:

• مهارة عالية في الدقة والانتباه للتفاصيل لضمان جودة المعلومات المُعالجة.

المهارات التقنية المطلوبة:

إدارة البيانات:

• القدرة على إدخال البيانات بدقة ومتابعة سجلات الشراء.

استخدام أنظمة ERP:

• معرفة باستخدام أنظمة مثل SAP أو Oracle أو منصات مشابهة في إدارة العمليات.

تحليل البيانات:

• القدرة على تحليل البيانات وتقديم تقارير مفيدة لفريق المشتريات.

معالجة الوثائق:

• مهارة في تنظيم وإدارة الوثائق والمستندات ذات الصلة بالعمليات.

التكنولوجيا الحديثة:

• القدرة على استخدام التكنولوجيا بفعالية لتحسين العمليات الإدارية.

المهارات الشخصية والقيادية:

مهارات التنظيم:

• القدرة على تنظيم المهام وتوزيع الوقت بشكل فعال.

العمل الجماعي:

• القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق وتعزيز التعاون بين الأفراد.

المرونة:

• القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

التفكير النقدي:

• القدرة على تقييم الخيارات واتخاذ قرارات مستنيرة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتمتع شركة TK Elevator ببيئة عمل ديناميكية ومشجعة، حيث تسعى إلى تحقيق التميز من خلال الابتكار والتعاون. يتم تقدير التنوع والشمولية، مما يعزز من روح الفريق ويدعم تبادل الأفكار. تشجع الشركة على تقديم الحلول المبتكرة وتطوير المهارات، مما يجعلها مكانًا مثاليًا للمهنيين الذين يسعون للنمو والتقدم في مجالهم.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم شركة TK Elevator فرصًا متعددة للتطور والنمو المهني، حيث تلتزم بتوفير برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية. كما يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في المشاريع الجديدة والمبادرات، مما يعزز من فرصهم في التقدم في مسيرتهم المهنية. توفر الشركة بيئة تحفيزية تدعم الأفراد في تحقيق أهدافهم المهنية، مما يساهم في بناء مستقبل مهني مشرق ومليء بالفرص.