Office Manager - HR & Government Relations (Saudi National)

يعتبر مدير المكتب - إدارة الموارد البشرية والعلاقات الحكومية من الأدوار الحيوية في أي منظمة، خاصة في السوق السعودي الذي يتسم بالتغيرات السريعة والتنافسية. تلعب هذه الوظيفة دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وفعالية، حيث يقوم الشخص المسؤول بإدارة الأنشطة الإدارية، وتنسيق العلاقات مع الجهات الحكومية، بالإضافة إلى دعم العمليات المتعلقة بالموارد البشرية والرواتب. يعد الالتزام بالقوانين المحلية وتوفير بيئة عمل منظمة ومناسبة من أولويات هذه الوظيفة، مما يسهم في تعزيز فعالية الشركة ويعكس التزامها بالتطوير المستدام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الإجراءات الحكومية:

   • يشمل ذلك معالجة طلبات التأشيرات وتصاريح العمل، بالإضافة إلى توثيق الإقامات. يضمن مدير المكتب التزام الشركة بجميع الإجراءات القانونية المطلوبة.

2. التعامل مع البوابات الحكومية:

   • يختص هذا الجانب بإجراء المعاملات المتعلقة بالموظفين على منصات مثل "أبشر"، "قوى"، "مقيم"، و"مدد"، مما يسهل سير العمل ويوفر الوقت.

3. الامتثال لقوانين العمل:

   • يتولى المدير مسؤولية التأكد من أن جميع الأنشطة تتماشى مع قوانين العمل السعودية ونظام حماية الأجور، مما يحمي الشركة من المخاطر القانونية.

4. التنسيق مع الجهات الحكومية:

   • يعمل مدير المكتب بشكل وثيق مع الهيئات الحكومية للحصول على الوثائق والتصاريح اللازمة، مما يضمن سير العمليات بسلاسة.

5. الإدارة العامة للمكتب:

   • يشمل ذلك تنظيم الوثائق والتنسيق الداخلي بين الأقسام المختلفة لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية.

6. معالجة الرواتب الشهرية:

   • يتم التأكد من دقة الرواتب وامتثالها لنظام حماية الأجور، مما يعزز رضا الموظفين ويقلل من الشكاوى.

7. الحفاظ على سجلات الموظفين:

   • يشمل ذلك إدارة الوثائق المتعلقة بالموظفين وضمان تحديثها بشكل دوري، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.

8. دعم عمليات التوظيف:

   • يتولى المدير أيضًا مسؤوليات تتعلق بتسهيل إجراءات التوظيف والتوجيه للموظفين الجدد، مما يسهم في استقطاب أفضل المواهب.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو المحاسبة أو أي مجال ذي صلة.
2. خبرة سابقة في إدارة المكاتب والعلاقات الحكومية (PRO/GRO).
3. معرفة قوية بعمليات الموارد البشرية والرواتب.
4. إلمام تام بالأنظمة والبوابات الحكومية مثل "أبشر" و"قوى" و"مقيم" و"مدد".
5. معرفة جيدة بقوانين العمل ونظام حماية الأجور.
6. خبرة في الوثائق والتعامل مع الإجراءات الحكومية.
7. مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان استخدام برامج إدارة الموارد البشرية وأنظمة الرواتب.
2. مهارات استخدام الحاسوب، بما في ذلك معالجة النصوص وجداول البيانات.
3. القدرة على التعامل مع البوابات الحكومية الإلكترونية بكفاءة.
4. معرفة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
5. مهارات في تحليل البيانات وإعداد التقارير.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
2. مهارات تواصل متميزة، سواء الشفوية أو الكتابية.
3. قدرة على العمل تحت ضغط وتحمل المسؤوليات.
4. مهارات قيادية تساعد في توجيه فريق العمل وتعزيز التعاون.
5. مهارات تفاوض قوية تساهم في التعامل مع الجهات الحكومية.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز بيئة العمل في الشركة بالاحترافية والتعاون، حيث تسعى إلى خلق أجواء إيجابية تشجع على الابتكار والإبداع. تحرص الشركة على تعزيز ثقافة العمل الجماعي وتوفير بيئة ملائمة لتحقيق الأهداف المشتركة. كما تقدم الشركة فرصًا للموظفين لتبادل الأفكار والمقترحات، مما يساهم في تطوير الأداء العام وتعزيز الولاء المؤسسي.

فرص التطور والنمو المهني:

تؤمن الشركة بأهمية تطوير مهارات موظفيها وتقديم فرص مستمرة للتعلم والنمو. توفر برامج تدريب متعددة تشمل ورش عمل ودورات تعليمية متخصصة، مما يساعد الموظفين على تعزيز مهاراتهم واكتساب خبرات جديدة. كما تشجع الشركة على الترقيات الداخلية، مما يتيح للموظفين فرصًا للتقدم في مسيرتهم المهنية وتحقيق طموحاتهم.

تعد هذه الوظيفة مناسبة للأفراد الذين يسعون إلى تحقيق تأثير حقيقي في بيئة عمل ديناميكية، ويتميزون بالتزامهم بالجودة والتميز في الأداء.