رئيس تخطيط الأحداث والأداء

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة رئيس قسم تخطيط الأداء وإدارة الفعاليات من الأدوار الحيوية في شركة مؤسسة مسك، حيث تسهم بشكل كبير في تعزيز التواصل وتعميق العلاقات بين مختلف الأطراف المعنية في المجالات الاجتماعية والثقافية. تتطلب هذه الوظيفة قيادة فريق عمل متميز لضمان تنفيذ الفعاليات بفعالية وكفاءة، من الاجتماعات الصغيرة إلى المؤتمرات الكبرى. كما تلعب هذه الوظيفة دورًا محوريًا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة من خلال تنظيم فعاليات تسهم في تعزيز رؤية ورسالة المؤسسة في السوق السعودي. في ظل التوجه المتزايد نحو استثمار الفعاليات كوسيلة للتفاعل وبناء العلاقات، فإن هذه الوظيفة تمثل فرصة فريدة للمهنيين الذين يسعون لإحداث تأثير إيجابي في المجتمع من خلال تنظيم فعاليات متميزة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. استراتيجية وتخطيط الفعاليات

   • تطوير استراتيجية إدارة الفعاليات من خلال ترجمة احتياجات المؤسسة إلى خطط واضحة بأهداف محددة ونتائج قابلة للقياس.
   • تحديد نطاق المشاريع بالتعاون مع مديري الفعاليات، مع ضمان توافقها مع احتياجات وأولويات العمل.
   • إقامة علاقات قوية مع الموردين والشركاء الرئيسيين لضمان توافر الموارد وتأمين عقود ملائمة.
   • إجراء أبحاث سوقية وتحليل تنافسي لتحديد الاتجاهات والتقنيات الناشئة والفرص لتعزيز تقديم الفعاليات.

2. إعداد الميزانية

   • إعداد وتوصية ميزانية محفظة الفعاليات بما يتماشى مع الخطط السنوية للأعمال.
   • مراقبة الأداء المالي، وتحديد الانحرافات، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لتحسين كفاءة التكاليف وتعظيم النتائج.
   • قيادة تخطيط القوى العاملة والموارد عبر القسم، مع ضمان الاستخدام الأمثل للمواهب والأصول.

3. إدارة الفعاليات

   • الإشراف على تخطيط وإغلاق دورة الفعالية، بما في ذلك جداول المشاريع، وهياكل المهام، والجداول الزمنية، والميزانيات، وخطط إدارة المخاطر.
   • قيادة تطوير خرائط الطريق وخطط العمل لكل فعالية، مع ضمان وضوح الأنشطة والاعتمادات والمسؤوليات.
   • ضمان وجود سياسات وإجراءات وبروتوكولات تواصل مناسبة لتعزيز التعاون داخليًا وخارجيًا.
   • التعاون مع الأقسام الداخلية لتحديد أهداف الفعالية ومؤشرات الأداء الرئيسية ومعايير النجاح.
   • العمل كنقطة تصعيد لحل التحديات وضمان تسليم الفعاليات بسلاسة.
   • دعم تنفيذ الفعاليات خلال أوقات الذروة عند الاقتضاء.

4. قياس الأداء والتقارير

   • إنشاء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لمراقبة أداء وتأثير الفعاليات مقارنة بالأهداف الاستراتيجية.
   • الإشراف على إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب، تشمل تقدم الفعالية والأداء المالي والحضور وتقييمات الأثر.
   • الإشراف على الاستطلاعات والتقييمات بعد الفعالية، وتقديم رؤى وتوصيات للتحسين المستمر.
   • تنفيذ وصيانة أنظمة وأدوات إدارة الفعاليات لتبسيط التخطيط وتعزيز الكفاءة وتحسين الإنتاجية.

5. القيادة وإدارة الأفراد

   • قيادة وتوجيه وتطوير فريق من مخططي الفعاليات والمنسقين وموظفي الدعم لبناء قوة عاملة متحمسة وعالية الأداء.
   • تحديد أولويات وأهداف الفريق، ومراقبة الأداء، وتقديم تغذية راجعة مستمرة وتوجيه.
   • تعزيز ثقافة التعاون والمساءلة والابتكار داخل القسم.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، التسويق، أو مجال ذي صلة.
2. خبرة لا تقل عن 7 سنوات في تخطيط وإدارة الفعاليات، مع خبرة في قيادة الفرق.
3. معرفة عميقة بأفضل الممارسات في إدارة الفعاليات والميزانية.
4. مهارات تحليلية قوية وقدرة على إجراء أبحاث سوقية وتحليل المنافسين.
5. خبرة في بناء العلاقات والتفاوض مع الموردين والشركاء.
6. القدرة على العمل تحت ضغط وإدارة عدة مهام في وقت واحد.
7. إتقان اللغة الإنجليزية والعربية، ومهارات تواصل ممتازة.

المهارات التقنية المطلوبة

1. القدرة على استخدام أدوات إدارة الفعاليات والبرمجيات ذات الصلة.
2. مهارات متقدمة في تحليل البيانات وإعداد التقارير.
3. إجادة استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Excel وPowerPoint.
4. معرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأدوات التسويق الرقمي.
5. القدرة على استخدام أدوات التواصل الاجتماعي لترويج الفعاليات.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات قيادية قوية وقدرة على تحفيز وتوجيه الفرق.
2. مهارات تواصل فعالة وقدرة على بناء علاقات مع مختلف الجهات.
3. التفكير الاستراتيجي وحل المشكلات بطريقة مبتكرة.
4. القدرة على العمل بروح الفريق والتعاون في بيئات متعددة الثقافات.
5. الالتزام بالتميز والاحترافية في جميع جوانب العمل.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتمتع مؤسسة مسك ببيئة عمل ديناميكية تشجع على الإبداع والابتكار. تسعى المؤسسة إلى تعزيز ثقافة العمل الجماعي والتعاون، حيث يتم تقدير الأفكار الجديدة والمبادرات الفردية. يركز فريق العمل على تحقيق أهداف مشتركة، مما يسهم في تعزيز روح الانتماء والولاء بين الموظفين. كما تعمل المؤسسة على تطوير مهارات موظفيها من خلال برامج تدريبية مستمرة وفرص التعلم، مما يضمن بيئة عمل ملهمة تدعم النمو الشخصي والمهني.

فرص التطور والنمو المهني

توفر مؤسسة مسك فرصًا متميزة للتطور والنمو المهني لموظفيها، حيث يمكن للموظفين الاستفادة من برامج التدريب المهني والتوجيه الذي يهدف إلى تعزيز المهارات القيادية والتقنية. بالإضافة إلى ذلك، تتيح المؤسسة فرص المشاركة في مؤتمرات وفعاليات دولية، مما يعزز من شبكة المعارف والمهارات. يسهم التركيز على التطوير المستمر في تمكين الموظفين من تحقيق أهدافهم المهنية والشخصية، مما يعكس التزام المؤسسة بتعزيز كفاءة واحترافية فريق العمل.