مشرف إدارة العقود

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تُعتبر وظيفة مشرف إدارة العقود في الهيئة العامة للزكاة والدخل والجمارك من الأدوار الحيوية التي تساهم في تعزيز الشفافية والكفاءة في إدارة العقود والموارد في المملكة العربية السعودية. في ظل رؤية المملكة 2030، تزداد أهمية هذه الوظيفة حيث تتطلب من شاغلها قيادة الأنشطة المتعلقة بالعقود بشكل مستقل، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للهيئة وتعزيز الشراكات مع الموردين. يعتبر مشرف إدارة العقود حلقة الوصل بين الهيئة والموردين، حيث يقوم بمتابعة الأداء وتقييم العقود لضمان الالتزام بالشروط المتفق عليها. إن النجاح في هذه الوظيفة يعتمد على القدرة على التفاوض الفعّال، وتحليل البيانات، وإدارة العلاقات بشكل احترافي، مما يضمن تحقيق النتائج المرجوة ويعزز من مكانة الهيئة في السوق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. التعاون مع قسم الشؤون القانونية والتنفيذية:

   • يُعنى مشرف إدارة العقود بالتنسيق مع الأقسام القانونية لإعداد العقود والتفاوض مع الموردين حول الشروط والأحكام، مما يضمن التوافق مع السياسات القانونية.

2. إعداد الوثائق القانونية:

   • يقوم بإعداد خطابات النية والمستندات القانونية الأخرى، ويمتثل للإجراءات اللازمة لتوقيع العقود، وإبلاغ جميع الأطراف المعنية بالموردين المختارين.

3. تجديد وتحديث العقود:

   • يتولى مسؤولية تجديد وتحديث العقود بشكل دوري، مع الالتزام بالسياسات والإرشادات القانونية المعتمدة من الهيئة.

4. توثيق طلبات تعديل العقود:

   • يقوم بتوثيق جميع طلبات تعديل العقود وتقييمها بناءً على معايير محددة مسبقًا، مع تقديم التوصيات المناسبة بشأن الإجراءات الواجب اتخاذها.

5. تقييم الأداء ومراقبة العقوبات:

   • يتعين عليه فحص العقوبات المطبقة وإخطار الموردين والحصول على موافقتهم قبل تقديم الفواتير.

6. تطوير أوامر التغيير:

   • يعمل على تحديد الحاجة لإجراء تغييرات، وتقييم الجدول الزمني وتأثير الميزانية، وتطوير أوامر التغيير وتعديل العقود وفقًا لذلك.

7. استلام وإدارة إشعارات المطالبات:

   • يتعامل مع إشعارات المطالبات من الموردين، ويقوم بالتفاوض لحلها أو رفضها بشكل فعال، مع الحفاظ على مصالح الهيئة وعلاقاتها مع الموردين.

8. تطوير مؤشرات أداء الموردين:

   • يُعنى بتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للموردين ومراقبة أدائهم بعد استلام المواد والخدمات، من خلال إعداد تقارير أداء مستمرة.

9. جمع التغذية الراجعة:

   • يقوم بجمع الملاحظات وإرسال استبيانات التقييم إلى الأقسام المعنية لتقييم جودة المنتجات والكلفة ووقت التسليم.

10. تحديث قائمة الموردين المعتمدين:

    • يتولى تحديث قائمة الموردين المعتمدين بناءً على تقييم شامل مستمر، مع مراقبة الموردين الجدد القادمين إلى السوق عن كثب.

11. حل المشكلات:

    • يساعد في حل المشكلات المتصاعدة ويقدم الدعم اللازم للفريق الأصغر لضمان سير العمل بكفاءة.

12. توجيه وإعداد التقارير:

    • يقوم بتوجيه الموظفين الجدد وتقديم التوجيهات اللازمة لهم، بالإضافة إلى إعداد التقارير الدورية حول سير العمل.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. درجة البكاليوس:

   • يُفضل أن يكون المتقدم حاصلًا على درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو القانون، أو أي مجال ذي صلة.

2. خبرة مهنية:

   • يتطلب المنصب خبرة لا تقل عن 7 سنوات في مجال إدارة العقود أو مجالات ذات صلة، مع خبرة سابقة في دور إشرافي.

3. معرفة قانونية:

   • فهم عميق للقوانين واللوائح المتعلقة بالعقود والمشتريات.

4. مهارات تفاوض:

   • القدرة على التفاوض بفعالية مع الموردين لتحقيق أفضل الشروط.

5. إدارة الوقت:

   • مهارات عالية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات، لضمان تنفيذ المهام بكفاءة وفي مواعيدها المحددة.

6. تحليل البيانات:

   • القدرة على تحليل البيانات واستخدامها في اتخاذ القرارات المستندة إلى الأدلة.

7. مهارات تواصل كتابية وشفوية:

   • إجادة التواصل الكتابي والشفهي، مع القدرة على إعداد مستندات وتقارير تقنية.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إدارة العقود:

   • مهارات قوية في استخدام أنظمة إدارة العقود والتعامل مع الوثائق القانونية.

2. تحليل البيانات:

   • القدرة على استخدام أدوات التحليل لفهم أداء الموردين وتقييم النتائج.

3. برامج Office:

   • إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Excel وWord.

4. التفاوض:

   • مهارات متقدمة في التفاوض، مع القدرة على الوصول إلى اتفاقيات مربحة.

5. فهم الأنظمة القانونية:

   • معرفة عميقة بالأنظمة القانونية المتعلقة بالعقود والمشتريات.

6. تقييم الأداء:

   • القدرة على تطوير وتطبيق مؤشرات الأداء الخاصة بالموردين.

المهارات الشخصية والقيادية

1. القيادة:

   • مهارات قيادية قوية، مع القدرة على توجيه وتحفيز فرق العمل.

2. حل المشكلات:

   • القدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات بفعالية.

3. التعاون:

   • مهارات عالية في العمل ضمن فريق وبناء علاقات عمل إيجابية مع الزملاء والموردين.

4. إدارة الضغوط:

   • القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف المعقدة.

5. التكيف:

   • القدرة على التكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتميز الهيئة العامة للزكاة والدخل والجمارك ببيئة عمل ديناميكية تشجع على الابتكار والتعاون. تسعى الهيئة إلى خلق ثقافة مؤسسية قائمة على القيم والمبادئ الأخلاقية، حيث يُعتبر كل موظف جزءًا أساسيًا من نجاح الهيئة. تُعزز الهيئة العمل الجماعي والتواصل المفتوح بين الموظفين، مما يسهم في تحقيق الأهداف المشتركة. كما تُخصص الهيئة موارد لدعم التطوير المهني والتدريب المستمر، مما يساهم في تعزيز المهارات والكفاءات لدى الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني

توفر الهيئة العامة للزكاة والدخل والجمارك فرصًا متميزة للنمو والتطور المهني. من خلال برامج التدريب والتطوير المستمرة، يمكن للموظفين تعزيز مهاراتهم وتوسيع آفاقهم المهنية. كما تُتيح الهيئة فرص التقدم الوظيفي داخل مختلف الأقسام، مما يعزز من فرص تحقيق الأهداف الشخصية والمهنية. إن العمل في بيئة تحفز على الابتكار وتقدير الإبداع يُعد من العوامل الأساسية التي تجعل من الهيئة بيئة مثالية للمهنيين الطموحين الساعين لتحقيق النجاح في مجال إدارة العقود.