Contract Administration Officer

تعتبر وظيفة مسؤول إدارة العقود من الأدوار الحيوية في شركة Rentokil Initial، حيث يساهم هذا الدور في ضمان مراجعة وتحديث العقود الحالية، بالإضافة إلى معالجة الوظائف والمبيعات والعقود في نظام iCabs بشكل دوري ودقيق. يتمتع مسؤول إدارة العقود بمسؤوليات متعددة تتعلق بالامتثال للمعايير الداخلية لشركة Rentokil Boecker®.

تتضمن المهام والمسؤوليات الرئيسية ما يلي:

• مراجعة والتحقق من وثائق العقود الجديدة والموافقات بشكل يومي.
• معالجة الوظائف والمبيعات الخاصة بالمنتجات بشكل يومي.
• ضمان الحصول على موافقة الإدارة على جميع الإضافات والتغييرات في الأسعار، ومعالجة البيانات في نظام iCabs على أساس يومي.
• معالجة تجديد العقود بناءً على الطلبات المقدمة.
• تحديث لوحة المعلومات بشكل دوري لضمان دقة المعلومات.
• إجراء تسوية يومية بين نظام iCabs ولوحة المعلومات.
• دعم فريق المالية في إعداد الحسابات الشهرية من خلال تقديم تقارير إغلاق الشهر المستخرجة من نظام iCabs.
• التنسيق مع فرق الخدمة لمتابعة حالة الوظائف والمنتجات المعالجة.
• تقديم الدعم لفريق المبيعات وفريق التحكم الائتماني عند الحاجة.
• إجراء إيداع يومي للتحصيل النقدي في البنوك.
• إعداد الفواتير باللغة العربية، وتنفيذ عمليات الفوترة في نظام iCabs، وتوزيع الفواتير على فرق التحصيل وتحديث الملفات المرتبطة بشكل يومي.
• ضمان دقة التغييرات في الحالات المختلفة من إنهاء، حذف، أو تعليق في نظام iCabs ومعالجة الطلبات وفقًا للمتطلبات.
• معالجة جميع الطلبات المتعلقة بالإنهاء، الحذف، وتخفيض الأسعار في نظام iCabs وتحديث جداول التنبيه لمراجعة الإدارة والموافقة عليها بشكل يومي.
• تحديث ورقة الائتمان والتحقق من توافق جميع الطلبات المستلمة مع تقارير حالة الخدمة (SOS).
• مشاركة ملاحظات الائتمان للخدمات المفقودة مع الإدارة للموافقة عليها بشكل أسبوعي قبل إرسالها إلى الأطراف المعنية.
• دعم فريق الحسابات المدينة في تعديل ملاحظات الائتمان مقابل الفواتير الأصلية في نظام Navision على أساس شهري.

المتطلبات والمؤهلات تشمل:

• درجة علمية في المحاسبة، إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في دور مشابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية مع مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
• معرفة جيدة في إعداد التقارير والمتابعة مع اهتمام ملحوظ بالتفاصيل.
• القدرة على اتخاذ القرارات وحل المشكلات بفعالية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• مهارات في استخدام برامج الكمبيوتر، وخاصة برامج إدارة العقود.
• مهارات تواصل فعالة مع الفرق المختلفة.
• القدرة على إدارة الوقت بشكل جيد وتحقيق الأهداف المحددة.