مساعد المدير - شريك الأعمال المالية وعمليات المشتريات

تُعتبر وظيفة مساعد مدير - شريك أعمال في العمليات المالية والمشتريات واحدة من الأدوار الحيوية التي تسهم في تعزيز فعالية إدارة التسويق في المملكة العربية السعودية. في ظل التوجه نحو تحقيق رؤية 2030، تزداد أهمية هذه الوظيفة في تمكين المؤسسات من إدارة مواردها المالية والمشتريات بشكل استراتيجي وفعّال. يتمحور دور مساعد المدير حول دعم قسم التسويق في التخطيط المالي، وتنفيذ الأنشطة الشرائية، وإدارة العلاقات مع الموردين، وتلبية المتطلبات التشغيلية. من خلال التنسيق بين الإدارات المختلفة مثل المالية والمشتريات والقانونية، يساهم هذا الدور في ضمان إدارة الميزانيات، الطلبات الشرائية، العقود، أوامر الشراء، والمدفوعات بكفاءة ووفقاً للسياسات التنظيمية. إن نجاح هذا الدور يعكس قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها التسويقية بكفاءة وفعالية، مما يُعزز من قدرتها التنافسية في السوق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. دعم التخطيط المالي وإدارة الميزانية: المساهمة في إعداد وإدارة الميزانية السنوية لقسم التسويق والخطط المالية. يتطلب ذلك التعاون مع فرق التسويق لتوقع متطلبات الإنفاق عبر الحملات والفعاليات والإعلانات والرعاية وغيرها من الأنشطة.

2. مراقبة الإنفاق الفعلي: متابعة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة. إعداد تقارير دورية عن الميزانية، وتوقعات الإنفاق، وتحليلات الفروقات، وتحديثات مالية لقيادة التسويق.

3. تحديد المخاطر المحتملة: التعرف على المخاطر المتعلقة بالميزانية، مثل الإنفاق الزائد أو الناقص، والثغرات التمويلية، وتقديم التوصيات اللازمة للتعامل معها.

4. تنسيق متطلبات المشتريات: تنسيق احتياجات المشتريات للحملات التسويقية، والفعاليات، والخدمات الإعلامية، والوكالات الإبداعية، وخدمات الإنتاج، والبحوث، وغيرها من الأنشطة التسويقية.

5. دعم إعداد طلبات الشراء: المساهمة في إعداد وتقديم طلبات الشراء، وطلبات تقديم العروض، والمستندات المتعلقة بالمناقصات، وأوامر الشراء.

6. تتبع أنشطة المشتريات: متابعة أنشطة المشتريات بدءًا من الطلب الأولي مرورًا بالتوريد والتقييم والتعاقد وإصدار أوامر الشراء وحتى المدفوعات.

7. إدارة العقود والموردين: تنسيق عمليات تسجيل الموردين الجدد للجهات التسويقية، والحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين، وأوامر الشراء، والمخرجات، وجداول المدفوعات، وتواريخ انتهاء العقود.

8. مراقبة أداء الموردين: تقييم أداء الموردين بناءً على مستويات الخدمة المتفق عليها، والمخرجات، والجداول الزمنية، والميزانيات، ودعم تجديد العقود أو تعديلها.

9. إدارة الفواتير والمدفوعات: مراجعة الفواتير والمستندات الداعمة لضمان توافقها مع العقود وأوامر الشراء والمخرجات المكتملة. التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.

10. متابعة الفواتير والمدفوعات: تتبع الفواتير والمدفوعات والمتابعة مع قسم المالية لضمان عدم وجود تأخيرات في المعاملات المالية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في المالية، أو المحاسبة، أو إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال المالية والمشتريات، ويفضل أن تكون في بيئة تسويقية.
3. معرفة جيدة بقوانين وأنظمة المشتريات والعقود.
4. القدرة على إعداد وتحليل التقارير المالية والميزانيات.
5. مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
6. القدرة على العمل تحت الضغط والامتثال للمواعيد النهائية.
7. إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، والمعرفة بلغة أخرى تعتبر ميزة إضافية.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان استخدام برامج Excel وPowerPoint وبرامج المحاسبة المختلفة.
2. معرفة بأنظمة إدارة المشتريات والمالية.
3. القدرة على استخدام أدوات التحليل المالي.
4. فهم جيد لأساليب التقدير المالي والتخطيط.
5. مهارات متقدمة في إعداد العروض التقديمية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل قوية وقدرة على بناء العلاقات مع الفرق المختلفة.
2. قدرة على العمل ضمن فريق وتحفيز الأعضاء لتحقيق الأهداف المشتركة.
3. مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات بشكل فعّال.
4. القدرة على التفكير الاستراتيجي وإدارة الأزمات.
5. مرونة وقدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تعتبر شركة القدية واحدة من أبرز المشاريع التطويرية في المملكة العربية السعودية، حيث تسعى لتحقيق رؤيتها من خلال تقديم بيئة عمل ملهمة ومبتكرة. تركز ثقافة الشركة على التعاون والإبداع، مما يعزز من روح الفريق ويشجع على تبادل الأفكار والمبادرات. كما توفر الشركة بيئة عمل تشمل التنوع والشمولية، مما يساهم في تعزيز تجربة الموظفين وتطوير مهاراتهم. تسعى القدية إلى توفير فرص تدريب وتطوير تجذب أفضل الكفاءات في السوق.

فرص التطور والنمو المهني: تتيح القدية لموظفيها فرصة فريدة للنمو والتطور المهني من خلال برامج التدريب المستمرة، وورش العمل، والندوات. كما تشجع الشركة على الابتكار وتقديم الأفكار الجديدة، مما يساهم في تعزيز المسار المهني للموظفين. بفضل بيئة العمل المحفزة، يمكن للموظفين تحسين مهاراتهم الفنية والإدارية، مما يعزز من فرصهم في التقدم الوظيفي والارتقاء في سلم المناصب داخل الشركة. إن العمل في القدية يعني الانضمام إلى مجتمع ديناميكي ومتنوع يسعى لتحقيق رؤية مستقبلية واعدة.