موظف إداري/ سكرتير

نحن في شركة أبناء السيد، واحدة من الشركات الرائدة في مجال تربية الخيول في المملكة العربية السعودية، نبحث عن موظف إداري/سكرتير يتمتع بتنظيم عالٍ واحترافية في أداء المهام اليومية. إن هذا الدور يعتبر محورياً لدعم العمليات اليومية في مزرعتنا، حيث سيعمل المتقدم الناجح على إدارة الوظائف الإدارية، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنسيق الأنشطة مع الفرق الداخلية، وضمان سير العمليات بسلاسة.

تتضمن المسؤوليات الرئيسية للموظف الإداري/السكرتير:

1. إدارة الأنشطة الإدارية اليومية: تنظيم ومتابعة جميع الأنشطة اليومية في المكتب لضمان سير العمل بشكل فعال.

2. الحفاظ على سجلات الخيول: تحديث سجلات الخيول، بما في ذلك وثائق التسجيل والسجلات الطبية ومعلومات التربية، لضمان دقة المعلومات المتاحة.

3. إعداد التقارير والمراسلات: كتابة تقارير دورية، ومراسلات إدارية، وضمان توثيق كافة الأنشطة بشكل دقيق.

4. تنسيق الجداول والمواعيد: تنظيم المواعيد والاجتماعات والتواصل مع إدارة المزرعة، والأطباء البيطريين، والمدربين، والموظفين لضمان تنسيق فعّال.

5. مراقبة المخزون وشراء المستلزمات: متابعة المخزون من المواد والمعدات الخاصة بالمزرعة وتنسيق عمليات الشراء عند الحاجة.

6. الحفاظ على سجلات الموظفين: إدارة سجلات الموظفين، بما في ذلك الحضور والغياب، وضمان تنظيم الملفات الإدارية ذات الصلة.

7. ضمان التوثيق الدقيق: ضمان الالتزام بإجراءات الشركة من خلال تنظيم الملفات والتوثيق بشكل دقيق.

8. تقديم الدعم الإداري: مساعدة الإدارة في التخطيط التشغيلي وتقديم الدعم الإداري حسب الحاجة.

9. التعامل مع الاستفسارات: التعامل مع استفسارات أصحاب الخيول والعملاء والزوار بطريقة احترافية.

10. تحسين العمليات: اقتراح تحسينات عملية في النظام الإداري لزيادة كفاءة العمل.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة تشمل:

1. الشهادة العلمية: دبلوم أو بكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.

2. الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن عامين في وظيفة إدارية.

3. إجادة استخدام الحاسب الآلي: قدرة عالية على استخدام تطبيقات Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).

4. مهارات تنظيمية: قدرة قوية على التنظيم وإدارة الوقت بفعالية.

5. مهارات تواصل: مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.

6. القدرة على العمل بشكل مستقل: القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحفاظ على سرية المعلومات.

7. الاهتمام بالتفاصيل: قدرة قوية على ملاحظة التفاصيل وحل المشكلات.

8. معرفة بالصناعة: معرفة سابقة أو خبرة في مجال تربية الخيول أو المنشآت المتعلقة بها تعتبر ميزة إضافية.

9. إجادة اللغة العربية: الطلاقة في اللغة العربية، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية.

المهارات التقنية المطلوبة تشمل:

1. إتقان الحاسوب: إتقان برامج Microsoft Office بشكل متقدم.

2. نظم إدارة البيانات: القدرة على استخدام نظم إدارة البيانات والبرامج المتعلقة بتتبع سجلات الخيول.

3. التحليل والتقارير: القدرة على إعداد وتحليل التقارير الإدارية.

4. أدوات الاتصال: استخدام أدوات الاتصال الفعالة لإدارة المواعيد والتواصل الداخلي.

5. برامج تنظيم العمل: استخدام برامج تنظيم العمل التي تسهل إدارة المهام اليومية.

المهارات الشخصية والقيادية التي نبحث عنها:

1. القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على التعامل مع مواقف العمل المتنوعة والضغط العالي.

2. التكيف: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

3. الاحترافية: التصرف بطريقة مهنية تعكس قيم الشركة وثقافتها.

4. القيادة: القدرة على توجيه الفرق وضمان التعاون بين الأعضاء.

بيئة العمل في شركة أبناء السيد تتميز بالحيوية والديناميكية، حيث يتم تشجيع الابتكار والإبداع. نحن نؤمن بأهمية العمل الجماعي ونعتبر كل عضو في الفريق جزءاً أساسياً من نجاح الشركة. كما نحرص على خلق بيئة عمل مريحة وداعمة، حيث يمكن للموظفين التعبير عن آرائهم والمساهمة في تطوير العمليات.

فرص التطور والنمو المهني في شركتنا واسعة، حيث نقدم برامج تدريب وتطوير مستمرة، مما يسهم في تعزيز المهارات والمعرفة في مجال تربية الخيول. نحن نشجع على الابتكار ونوفر الفرص للموظفين لتولي مسؤوليات أكبر والمشاركة في مشاريع جديدة، مما يساعد على بناء مسيرة مهنية مثمرة في هذا المجال المتخصص.