Admin & Finance Assistant - Saudi National

تعتبر شركة 3M DATA من الشركات الرائدة في دعم المشاريع الأكثر طموحًا وابتكارًا في منطقة الشرق الأوسط من خلال استخدام أحدث التقنيات. تتمتع الشركة بخبرة واسعة في مجالات مثل هندسة السحابة الحديثة، والبنية التحتية الرقمية، والأمن السيبراني، والخدمات المدارة، حيث تقدم حلولًا مبتكرة تمكّن عملاءها من تحقيق نتائج استثنائية. تسعى 3M DATA إلى تعزيز التميز والتقدم المبتكر في التكنولوجيا الرقمية لدعم المبادرات المعترف بها عالميًا. من خلال تصميم حلول مخصصة، تمكّن الشركة عملاءها من مواجهة التحديات المعقدة وتحقيق رؤاهم.

في ضوء النمو المستمر والتوسع في السوق السعودي، تبحث 3M DATA عن مساعد إداري ومالي يتمتع بدقة التنظيم والتفاصيل لدعم وظائف المالية والمحاسبة والموارد البشرية. سيلعب المرشح المثالي دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات الإدارية والمالية بسلاسة داخل الشركة، مما يعزز من فعالية الأداء العام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• دعم المالية والمحاسبة:

  • المساعدة في إعداد ومعالجة الفواتير، مما يضمن دقة وشفافية العمليات المالية.
  • إصدار أوامر الشراء (POs) وتتبع الموافقات المتعلقة بها لضمان تلبية احتياجات الشركة.
  • متابعة المدفوعات والمستحقات المتأخرة لضمان تدفق السيولة المالي.
  • تقديم الدعم لوظائف الحسابات الدائنة والحسابات المدينة لضمان التوازن المالي.
  • المساعدة في إعداد التقارير الشهرية ومهام التسوية لضمان دقة البيانات المالية.

• الدعم الإداري:

  • تقديم المساعدة الإدارية العامة للفريق، مما يسهل سير العمل ويعزز الإنتاجية.
  • الحفاظ على نظم الملفات (الفيزيائية والرقمية) لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
  • تنسيق لوازم المكتب والتواصل مع الموردين لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
  • دعم الوثائق الداخلية وحفظ السجلات لضمان الامتثال والسيطرة على المعلومات.
  • إدارة وصيانة جميع التراخيص الحكومية والتسجيلات والمستندات الرسمية الخاصة بالشركة.
  • التواصل مع السلطات الحكومية السعودية (مثل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وزارة الداخلية، التأمينات الاجتماعية، الهيئة العامة للزكاة والدخل، الغرف التجارية، والبلديات) لضمان الامتثال.
  • مراقبة التغييرات التنظيمية والتأكد من امتثال الشركة للقوانين المحلية.
  • ضمان التجديد في الوقت المناسب للتسجيلات التجارية، ورخص البلديات، والتصاريح التنظيمية الأخرى.
  • الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المعاملات الحكومية والمستندات.

• دعم الموارد البشرية:

  • المساعدة في توثيق سجلات الموظفين، مما يسهم في تنظيم المعلومات بشكل فعال.
  • الحفاظ على سجلات الحضور والإجازات لضمان التزام الموظفين بالسياسات.
  • تقديم الدعم الإداري العام للموارد البشرية لتعزيز العمليات الداخلية.
  • معالجة تأشيرات الموظفين، وتجديد الإقامات، والتحويلات، وتأشيرات الخروج/الدخول، والخروج النهائي لضمان الامتثال.
  • التعامل مع بوابات موكيم، أبشر، قوى، وغيرها من المنصات ذات الصلة لضمان تدفق العمل بشكل سليم.
  • تنسيق التأمين الطبي، وتسجيلات التأمينات الاجتماعية، ومتطلبات الموظفين القانونية الأخرى.
  • دعم عمليات الانضمام والمغادرة من منظور الامتثال الحكومي.
  • إعداد التقارير المتعلقة بالحالة الحكومية ووضع الموظفين.
  • التأكد من أن جميع الأنشطة تتوافق مع نظام العمل السعودي واللوائح ذات الصلة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

• الجنسية السعودية (شرط أساسي).
• درجة بكاليوس في المحاسبة، المالية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 2 سنوات في الدعم المالي أو الإداري أو الموارد البشرية (يفضل).
• خبرة مثبتة كموظف حكومي في السعودية.
• معرفة قوية بالبوابات الحكومية السعودية واللوائح العمالية.
• مهارات تواصل وتنسيق ممتازة.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية.

المهارات التقنية المطلوبة:

• معرفة متقدمة ببرامج المحاسبة والمالية.
• إلمام جيد بأنظمة إدارة الوثائق والسجلات.
• مهارات استخدام الحاسوب بشكل متقدم، بما في ذلك برامج Microsoft Office.
• القدرة على التعامل مع الأنظمة الحكومية الإلكترونية.
• إلمام بالتقنيات الحديثة في إدارة البيانات.

المهارات الشخصية والقيادية:

• مهارات تنظيمية عالية ودقة في العمل.
• قدرة على العمل ضمن فريق وتحت ضغط.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات الفعالة.
• القدرة على التواصل بشكل فعال مع مختلف المستويات داخل الشركة وخارجها.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تسعى 3M DATA إلى بناء بيئة عمل إيجابية تشجع على الإبداع والتفوق. يتسم العمل في الشركة بالتعاون والتفاعل المستمر بين الفرق، مما يعزز من تحقيق الأهداف المشتركة. تهتم الشركة بتنمية مهارات موظفيها وتوفير فرص التدريب والتطوير المستمر، مما يساهم في خلق جو محفز يدعم الابتكار والتفكير الإبداعي. الثقافة المؤسسية في 3M DATA تشجع على تبادل الأفكار ومشاركة المعرفة، مما يساهم في تعزيز روح الفريق وتعزيز الأداء الجماعي.

فرص التطور والنمو المهني: تقدم 3M DATA فرصًا متميزة للنمو والتطور المهني لموظفيها. من خلال برامج التدريب والتطوير المستمر، يتمكن الموظفون من تعزيز مهاراتهم واكتساب معرفتهم في مجالات جديدة. كما تشجع الشركة على التقدم الوظيفي من خلال توفير مسارات واضحة للتقدم والترقية، مما يتيح للموظفين تحقيق أهدافهم المهنية. تسعى 3M DATA إلى بناء قادة المستقبل من خلال دعمهم في تطوير مهارات القيادة والإدارة، مما يعزز من قدرتهم على تحقيق نتائج متميزة في مجالاتهم.