أخصائي خدمات مساندة

تعتبر جمعية الوداد الخيرية من المؤسسات الرائدة في مجال رعاية الأيتام في المملكة العربية السعودية، حيث تسعى لتحقيق رؤية شاملة تعنى بتوفير بيئة آمنة وصحية للأطفال الأيتام. في إطار سعي الجمعية لتعزيز خدماتها وتطوير أدائها، تعلن عن حاجتها إلى أخصائي خدمات مساندة يتمتع بالخبرة والاحترافية، ليكون جزءًا من فريقها المتميز في جدة. يتولى هذا الدور أهمية كبيرة في دعم العمليات اللوجستية والتأكد من سير العمل بكفاءة، مما يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة ومتابعة مركبات الجمعية:

   • مسؤول عن حصر جميع المركبات في جداول شاملة تتضمن قائمة بالمركبات وجدول عمليات الصيانة والتكاليف المالية، مما يسهل متابعة الحالة العامة للمركبات.

2. متابعة تفاويض منسقي الخدمات المساندة:

   • التأكد من تفعيل التفاويض اللازمة من قبل منسقي الخدمات، مما يضمن انسيابية العمليات ويعزز من التعاون بين الفرق المختلفة.

3. دعم الفحص الدوري للمركبات:

   • المتابعة الدورية للفحص الفني لكل مركبة، والتأكد من الانتهاء من الفحوصات وتقديم طلبات التجديد بالتنسيق مع الفروع والمستخدمين.

4. متابعة تأمين المركبات:

   • مسؤول عن التأكد من صلاحية تأمين المركبات، وضمان حصولها على التغطية اللازمة لحماية الأصول.

5. تجديد رخص السير:

   • متابعة مواعيد تجديد رخص السير للمركبات، والتواصل مع المستخدمين عبر منصة "تم" لضمان عدم وجود تأخير.

6. تنسيق وفوترة رحلات العمل:

   • استلام طلبات حجز الرحلات للموظفين والتأكد من صحة البيانات والنماذج المطلوبة، ومن ثم رفع الطلب للجهة المعتمدة لإصدار الحجوزات.

7. إدارة الشحنات البريدية:

   • تنسيق عمليات الشحنات بين الإدارات المختلفة وضمان استلام وتوزيع البريد بشكل سليم، بالإضافة إلى إدارة طلبات إرسال الشحنات والتأكد من صحة البيانات.

8. تنسيق أعمال الصيانة:

   • استلام طلبات الصيانة ومراجعتها، ومن ثم رفع طلبات للجهة المختصة لتنفيذ الأعمال المطلوبة بكفاءة.

9. إدارة الخدمات العامة:

   • متابعة وإدارة حسابات الخدمات مثل الهاتف والإنترنت، وتوثيق الحسابات، وضمان سداد الفواتير في الوقت المحدد.

10. حل المشاكل الفنية:

    • العمل على إيجاد حلول بديلة لأي مشاكل فنية قد تواجه الخدمات، مما يضمن استمرارية العمل وعدم انقطاع الخدمات.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
2. خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال الخدمات اللوجستية أو إدارة المرافق.
3. معرفة جيدة بقوانين وأنظمة المرور والمركبات في المملكة.
4. إجادة استخدام الحاسب الآلي والبرامج المكتبية.
5. القدرة على إدارة الوقت وتنظيم العمل بفاعلية.
6. مهارات تحليلية قوية وقدرة على اتخاذ القرارات.
7. إتقان اللغة العربية والقدرة على التعامل باللغة الإنجليزية.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. خبرة في استخدام نظم إدارة المركبات والصيانة.
2. قدرة على استخدام منصات إلكترونية مثل "تم" لحجز الخدمات.
3. مهارات استخدام برامج إدارة الشحنات واللوجستيات.
4. معرفة بأسس إدارة حسابات الخدمات العامة.
5. مهارات في استخدام أدوات تحليل البيانات والتقارير.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل فعالة تتيح التعامل مع مختلف الفرق والإدارات.
2. قدرة على العمل تحت الضغط وتحقيق الأهداف بكفاءة.
3. مهارات قيادية وإدارة فرق العمل.
4. قدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.
5. روح المبادرة والابتكار في تطوير العمليات.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز جمعية الوداد الخيرية ببيئة عمل مهنية تحتضن التنوع وتدعم التعاون بين الموظفين. تسعى الجمعية إلى خلق ثقافة تعزز من المبادرات الفردية وتعطي الأولوية لرفاهية الموظفين. يُشجع على الابتكار والمشاركة الفعالة، مما يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة. كما أن الجمعية توفر بيئة عمل آمنة وصحية، مما يجعلها مكانًا جذابًا للموظفين.

فرص التطور والنمو المهني:

تعمل جمعية الوداد الخيرية على توفير فرص تدريب وتطوير مستمرة لموظفيها، حيث تهدف إلى تعزيز المهارات والمعرفة اللازمة لتحقيق التميز في الأداء. تشمل هذه الفرص ورش عمل ودورات تدريبية متخصصة، بالإضافة إلى تقديم الدعم للموظفين الراغبين في تطوير مسيرتهم المهنية. كما تسعى الجمعية إلى تهيئة بيئة تشجع على تبادل المعرفة والخبرات، مما يساهم في تحقيق نمو مهني مستدام.