أخصائي إداري أول - Senior Administrative Specialist

يبحث فريق برنامج تحول القطاع الصحي عن أخصائي إداري أول، يعد هذا الدور حيويًا لدعم العمليات الإدارية والتنسيقية التي تسهم في تحقيق أهداف البرنامج. يهدف البرنامج إلى تحسين جودة الخدمات الصحية في المملكة العربية السعودية من خلال تنفيذ استراتيجيات فعالة وابتكارية. تعتبر الوظيفة جزءًا أساسيًا من الهيكل الإداري، حيث يلعب الأخصائي الإداري دورًا محوريًا في تسهيل الإجراءات وتنسيق الجهود بين مختلف الأقسام. يتطلب هذا المنصب مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على العمل في بيئة ديناميكية، مما يجعله فرصة مثيرة للمحترفين المتميزين الذين يسعون لتطوير مسيرتهم المهنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. دعم الأهداف الرئيسية: مساعدة الرئيس المباشر في وضع الأهداف الرئيسية للإدارة أو القسم، والعمل على تنفيذ مجموعة من المهام التي تساهم في تحقيق هذه الأهداف.

2. تنفيذ العمليات الإدارية: إدارة وتنفيذ العمليات الإدارية والإجرائية التي تلبي احتياجات الفرع أو الإدارة، مما يضمن سير العمل بكفاءة.

3. إدارة المشاريع والمبادرات: الإشراف على العمليات والمشروعات المتخصصة، وتوظيف المعارف والخبرات الفنية لتحقيق نتائج متميزة.

4. إعداد الوثائق والتقارير: صياغة الوثائق والتقارير المتخصصة، والمشاركة في عرضها وتوضيحها، فضلاً عن حفظها في قاعدة البيانات وفقاً للسياسات المعتمدة.

5. تنسيق الجداول والمواعيد: تنظيم جداول العمل وحجز المواعيد والاجتماعات للرئيس المباشر، مما يسهل سير العمل اليومي.

6. تجهيز الاجتماعات: إعداد الترتيبات اللازمة لحضور الاجتماعات، بما في ذلك إعداد محاضر الاجتماعات وجمع التواقيع اللازمة.

7. صياغة المخاطبات الرسمية: كتابة المخاطبات والمراسلات بمستوى عالٍ من الاحترافية باللغتين العربية والإنجليزية.

8. إدارة الوثائق: حفظ الوثائق والملفات، سواء العادية أو السرية، وترتيبها وفقًا للإجراءات المعتمدة لضمان الوصول إليها بسهولة.

9. تنفيذ المهام الإضافية: القيام بجميع المهام المرتبطة بالوظيفة، إضافة إلى أي مهام أخرى قد تُطلب خارج نطاق العمل الأساسي حسب الحاجة.

10. التعاون مع الإدارات الأخرى: الالتزام بآلية عمل المنهجية الرشيقة المتبعة في البرنامج، وتقديم الدعم للإدارات أو القطاعات الأخرى عند الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. المؤهل العلمي: درجة بكاليوس في مجال ذي صلة.

2. الخبرة العملية: خبرة عملية لا تقل عن ثلاث سنوات في الأعمال الإدارية.

3. اللغة: إتقان اللغتين العربية والإنجليزية في سياق العمل.

4. المهارات التقنية: القدرة على استخدام برامج إدارة المكاتب وأنظمة إدارة المعلومات.

5. القدرة على multitasking: القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد بكفاءة.

6. الاحترافية: مستوى عالٍ من الاحترافية في التعامل مع المعلومات السرية والموثوقة.

7. التحليل والتفكير النقدي: مهارات قوية في التحليل وحل المشكلات.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إدارة الوقت: القدرة على تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال.

2. التقنيات المكتبية: المعرفة باستخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل Microsoft Office.

3. إدارة المشاريع: فهم أساسيات إدارة المشاريع وإمكانية تطبيقها.

4. التواصل الرقمي: مهارات قوية في التواصل عبر البريد الإلكتروني ووسائل الاتصال الرقمية.

5. التحليل البياني: القدرة على استخدام أدوات التحليل لفهم البيانات وإعداد التقارير.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. القيادة: القدرة على توجيه الفرق وتحفيز الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة.

2. التواصل الفعال: مهارات تواصل قوية تسمح بالتفاعل الإيجابي مع الزملاء والإدارات الأخرى.

3. المرونة: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

4. التحفيز الذاتي: القدرة على العمل بشكل مستقل وتحقيق النتائج دون إشراف مباشر.

5. العمل الجماعي: مهارات التعاون والعمل ضمن فريق لتحقيق الأهداف المشتركة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز بيئة العمل في برنامج تحول القطاع الصحي بجو من التفاعل الإيجابي والتعاون بين الفرق. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة شاملة ومفتوحة، حيث يتم تشجيع الأفكار الجديدة والمبتكرة. كما تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل محفزة تدعم التطور المهني والشخصي، مما يساهم في تحسين مستوى الأداء وتعزيز المساهمة الفردية في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم الشركة فرصًا متعددة للتطوير والنمو المهني، من خلال برامج تدريبية متخصصة وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات والمعارف. كما تشجع الشركة على المشاركة في مؤتمرات وندوات متعلقة بالصحة والإدارة، مما يساهم في توسيع شبكة العلاقات المهنية. تعتبر هذه الفرص حيوية لتعزيز الكفاءات الفردية وتقديم مساهمات فعالة في مجالات تخصصية جديدة، مما يضمن تحقيق التقدم المهني المستدام.