منسقة الشؤون الخارجية

تُعتبر وظيفة منسقة الشؤون الخارجية من الوظائف الحيوية في سوق العمل السعودي، خاصة في مجال توزيع المواد الغذائية، حيث تلعب دورًا أساسيًا في تحسين كفاءة العمليات وتعزيز العلاقات مع الجهات الخارجية. تعمل شركة Exsal International Trading Co.، وهي شركة رائدة في مجال توزيع المواد الغذائية، على توسيع نطاق نشاطها في المملكة، مما يزيد من أهمية هذه الوظيفة. من خلال هذه الوظيفة، يمكن للمرشحات أن يساهمن في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة، عبر تنسيق الجهود مع المؤسسات الحكومية، البنوك، وشركات التأمين. إن وجود شبكة توزيع قوية وخبرة طويلة في القطاع يجعل من الشركة بيئة مثالية لتطوير المهارات واكتساب المعرفة في مجال الشؤون الخارجية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. متابعة المعاملات الحكومية: العمل على إنجاز المعاملات الرسمية اللازمة مع الجهات الحكومية المختلفة، مما يضمن التزام الشركة باللوائح والقوانين المعمول بها.

2. إدارة العلاقات مع البنوك: التواصل مع البنوك لتنسيق العمليات المالية، مثل فتح الحسابات، وتحويل الأموال، والتأكد من تيسير الإجراءات المالية.

3. التنسيق مع شركات التأمين: العمل على إدارة الوثائق التأمينية، والتأكد من تغطية كافة المخاطر المرتبطة بأنشطة الشركة، والتواصل مع شركات التأمين لتجديد العقود.

4. إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية توضح حالة المعاملات الخارجية، والتحديات التي تواجهها الشركة، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.

5. التفاعل مع الشركاء التجاريين: بناء علاقات قوية مع الشركاء التجاريين والموردين لضمان توفير المواد الغذائية بكفاءة وفعالية.

6. التعامل مع الشكاوى والاستفسارات: معالجة أي شكاوى أو استفسارات من الجهات الخارجية بشكل احترافي وسريع، مما يعزز من سمعة الشركة.

7. تنظيم الاجتماعات: التنسيق لعقد الاجتماعات مع الجهات الخارجية، وإعداد الأجندات والملاحظات اللازمة.

8. تقديم الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري لفريق العمل، مثل تنظيم الوثائق، والمساعدة في تجهيز المستندات المطلوبة للمعاملات الخارجية.

9. متابعة المشاريع الخارجية: رصد ومتابعة المشاريع التي تتطلب تفاعلًا مع جهات خارجية، والتأكد من تقدمها وفقًا للخطط المتفق عليها.

10. تطوير استراتيجيات جديدة: المساهمة في تطوير استراتيجيات لتحسين العمليات الخارجية وتعزيز الكفاءة.

11. تقديم المشورة القانونية: التواصل مع المستشارين القانونيين عند الحاجة للحصول على المشورة بشأن القضايا المتعلقة بالشؤون الخارجية.

12. تحديث قاعدة البيانات: المحافظة على تحديث قاعدة بيانات المعاملات الخارجية، وضمان دقتها وسهولة الوصول إليها.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة علمية: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو العلاقات العامة، أو أي تخصص ذي صلة.

2. خبرة عملية: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الشؤون الخارجية أو الإدارات الحكومية.

3. إجادة اللغة الإنجليزية: القدرة على التواصل باللغة الإنجليزية كتابةً وشفاهةً.

4. معرفة بالأنظمة والقوانين: فهم جيد للأنظمة واللوائح المتعلقة بالشؤون الحكومية والمالية.

5. مهارات تنظيمية: القدرة على تنظيم الوقت والمهام بشكل فعّال.

6. قدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على التعامل مع ضغوط العمل والمواعيد النهائية.

7. التكيف مع التغيرات: المرونة في التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. مهارات الحاسوب: إتقان استخدام الحاسوب وبرامج المكاتب مثل Word وExcel وPowerPoint.

2. إدارة قواعد البيانات: القدرة على إدارة وتحديث قواعد البيانات والمعلومات.

3. مهارات البحث: القدرة على إجراء أبحاث دقيقة حول القوانين واللوائح الحكومية.

4. التقارير والتحليل: مهارات كتابة التقارير وتحليل البيانات بشكل فعّال.

5. التعامل مع الأنظمة الإلكترونية: القدرة على استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في المعاملات الحكومية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات التواصل: القدرة على التواصل بفعالية مع مختلف الأطراف.

2. التحليل النقدي: القدرة على تحليل المعلومات واتخاذ القرارات المناسبة.

3. القيادة: القدرة على قيادة فريق العمل عند الحاجة.

4. حل المشكلات: مهارات قوية في حل المشكلات والتفاوض.

5. التحفيز الذاتي: القدرة على العمل بشكل مستقل وتحفيز النفس لتحقيق الأهداف.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز شركة Exsal International Trading Co. ببيئة عمل ديناميكية ومحفزة، حيث تُعزز الثقافة المؤسسية من التعاون والابتكار. تشجع الشركة على التواصل المفتوح بين الموظفين، مما يسهم في تبادل الأفكار والخبرات. كما تسعى الشركة لتوفير بيئة عمل متنوعة تشمل مختلف الثقافات، مما يعزز من قدرتها على التكيف مع احتياجات السوق المتغيرة. يتمتع الموظفون بفرص للتعلم والنمو المهني من خلال ورش العمل والدورات التدريبية التي تقدمها الشركة، مما يعكس التزامها بتطوير رأس المال البشري.

فرص التطور والنمو المهني:

توفر شركة Exsal International Trading Co. فرصًا متعددة للتطور والنمو المهني، حيث تسعى إلى بناء قدرات موظفيها من خلال برامج تدريبية متقدمة. تتيح الشركة للموظفين فرصة التقدم في مسيرتهم المهنية، من خلال توفير مسارات واضحة للترقية، ودعم المشاركة في الفعاليات والمؤتمرات الصناعية. كما تركز الشركة على تطوير المهارات القيادية وتعزيز الابتكار، مما يساعد الموظفين على تحقيق أهدافهم المهنية والشخصية. تساهم بيئة العمل الداعمة في خلق فرص جديدة للابتكار، مما يعزز من مكانة الشركة في السوق ويؤدي إلى تحقيق نتائج إيجابية على المستويين الشخصي والمهني.