مدير/ة مكتب الرئيس التنفيذي (CEO Office Manager) ومسؤول/ة شؤون الموظفين (HR)

نبحث عن مدير/ة مكتب الرئيس التنفيذي ومسؤول/ة شؤون الموظفين للانضمام إلى فريق التصميم العصري، حيث ستلعب دورًا حيويًا في تعزيز الكفاءة التنظيمية وضمان سير العمل بسلاسة. إن هذه الوظيفة تعتبر من الأدوار الأساسية في المؤسسات الحديثة، حيث تتطلب مزيجًا من المهارات الإدارية والقيادية، بالإضافة إلى فهم عميق لممارسات الموارد البشرية. سيكون لديك الفرصة للإسهام في تطوير بيئة عمل احترافية ومنظمة، مما يعكس رؤية الشركة في بناء أسس متينة لتحقيق النجاح والنمو المستدام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة مكتب الرئيس التنفيذي:

   • تنظيم وإدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، مما يتطلب القدرة على تحديد الأولويات والتنسيق الفعال بين الأنشطة المختلفة.

2. إعداد المراسلات والتقارير:

   • صياغة المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية، مما يستلزم مهارات كتابية متقدمة وقدرة على توصيل الأفكار بوضوح.

3. متابعة محاضر الاجتماعات:

   • إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة، لضمان تحقيق الأهداف المحددة.

4. التنسيق بين الإدارات:

   • العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والإدارات المختلفة، مما يعزز التنسيق والتعاون داخل الشركة.

5. استقبال الزوار وتنظيم الاجتماعات:

   • استقبال الزوار وتنظيم الاجتماعات الرسمية بشكل احترافي، مما يعكس صورة إيجابية عن الشركة.

6. حفظ وأرشفة الوثائق:

   • الحفاظ على سرية ودقة الوثائق والملفات من خلال نظام أرشفة فعال، لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.

7. إدارة ملفات الموظفين:

   • إدارة ملفات الموظفين، بما في ذلك العقود والإجازات والحضور والانصراف، لضمان الالتزام بالسياسات الداخلية.

8. متابعة عمليات التوظيف:

   • الإشراف على عمليات التوظيف والتعيين وإنهاء الخدمات، مما يتطلب قدرة على تقييم المرشحين وملاءمتهم للوظائف.

9. التنسيق مع الإدارة المالية:

   • العمل بالتنسيق مع الإدارة المالية لإعداد بيانات الرواتب، مما يضمن دقة المعلومات وامتثالها للمعايير.

10. تطبيق سياسات الموارد البشرية:

    • تطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية وفق نظام العمل السعودي، لضمان الالتزام بالقوانين واللوائح.

11. تنظيم برامج التدريب والتطوير:

    • متابعة تقييم الأداء وتنظيم برامج التدريب والتطوير، مما يسهم في تعزيز مهارات الموظفين.

12. تعزيز بيئة العمل الإيجابية:

    • معالجة استفسارات الموظفين والمساهمة في تعزيز بيئة عمل إيجابية، مما يعكس التزام الشركة برفاهية موظفيها.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الموارد البشرية، أو أي تخصص ذي صلة.
2. خبرة عملية تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات في إدارة المكاتب أو الموارد البشرية.
3. معرفة جيدة بنظام العمل السعودي وإجراءات الموارد البشرية.
4. إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
5. مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت والتواصل.
6. القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مهام في الوقت ذاته.
7. الاحترافية العالية والدقة في الأداء، مع الالتزام بسرية المعلومات.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج الحاسوب المكتبية، مثل Microsoft Office Suite.
2. القدرة على التعامل مع نظم إدارة الموارد البشرية.
3. مهارات تحليل البيانات وإعداد التقارير.
4. استخدام أدوات التواصل والتعاون الرقمية بشكل فعال.
5. معرفة بإجراءات التوظيف والموارد البشرية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل فعالة، شفوية وكتابية.
2. القدرة على اتخاذ القرارات السريعة والمبنية على البيانات.
3. مهارات قيادية لإدارة فرق العمل وتعزيز التعاون.
4. مهارات التفكير الاستراتيجي لرؤية الصورة الكبيرة.
5. القدرة على بناء علاقات قوية مع الزملاء والعملاء.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

توفر شركة التصميم العصري بيئة عمل احترافية تحفز على الإبداع والابتكار. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة عمل تعتمد على التعاون والتفاعل الإيجابي بين جميع الأفراد، حيث يتم تشجيع الموظفين على تطوير أفكار جديدة وتحقيق طموحاتهم المهنية. إن التزام الشركة بتوفير بيئة عمل آمنة وصحية يعكس قيمها في تعزيز رفاهية الموظفين وتحفيزهم على الأداء العالي.

فرص التطور والنمو المهني:

تعتبر شركة التصميم العصري من الشركات الرائدة التي تتيح فرصًا متميزة للتطور والنمو المهني لموظفيها. يتم توفير برامج تدريب وتطوير مستمرة تهدف إلى تعزيز مهارات الموظفين وتوسيع آفاقهم المهنية. كما تشجع الشركة على تحقيق التوازن بين الحياة العملية والحياة الشخصية، مما يسهم في تعزيز رضا الموظفين وتحسين أدائهم. إن الانضمام إلى فريق العمل يعني الانخراط في رحلة مهنية مليئة بالتحديات والفرص التي تدعم النمو الشخصي والمهني.