مدير مكتب الرئيس التنفيذي

تسعى جمعية الوداد الخيرية لرعاية الأيتام إلى تعيين مدير مكتب الرئيس التنفيذي، حيث سيكون هذا الدور محوريًا في تعزيز كفاءة العمل الإداري ودعم استراتيجيات الجمعية. يتطلب هذا المنصب قدرة عالية على التنظيم والتنسيق، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنظيم جميع الأعمال اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي.
• تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية، مع المتابعة الدقيقة لكل منها.
• الإعداد المسبق للاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات.
• متابعة تنفيذ التوجيهات والتكليفات الصادرة عن الرئيس التنفيذي بالتعاون مع الإدارات المعنية.
• استقبال وفرز المراسلات والمكالمات الرسمية، وتحديد أولوياتها.
• حفظ وأرشفة الوثائق والمستندات بسرية تامة وفقًا للأنظمة المعتمدة.
• إعداد التقارير التنفيذية والعروض التقديمية والمذكرات والخطابات الرسمية.
• تلخيص وتحليل التقارير الواردة ورفع التوصيات المناسبة للرئيس التنفيذي.
• التنسيق والتواصل المستمر مع الإدارات الداخلية والجهات الخارجية ذات العلاقة.
• تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي في التواصل المؤسسي.
• متابعة المبادرات والموضوعات ذات الطابع الاستراتيجي وضمان الالتزام بالجداول الزمنية.
• دعم تطبيق السياسات والإجراءات المعتمدة ومتطلبات الحوكمة والالتزام المؤسسي.

المتطلبات والمؤهلات:

• مؤهل جامعي في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو ما يعادلها.
• خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب التنفيذية أو العمل المباشر مع القيادات العليا.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات عالية في التخطيط والتنظيم وإدارة الوقت.
• قدرة على تنفيذ المهام الموكلة بكفاءة عالية.
• مهارات تواصل فعّالة واحترافية في التعاملات مع الجهات الخارجية.
• مهارة عالية في متابعة المهام مع المعنيين بالتنفيذ وتقديم تقارير التقدم بشكل دوري.
• قدرة على تحليل المعلومات المبنية على بيانات وصياغة التوصيات.

تُعتبر هذه الفرصة مثالية للأفراد الذين يسعون لتحديات جديدة في بيئة عمل ديناميكية، حيث يمكنهم المساهمة في تحقيق الأهداف النبيلة للجمعية.