سكرتيرة تنفيذية

تُعتبر وظيفة السكرتيرة التنفيذية واحدة من أهم الوظائف الداعمة في بيئات العمل الحديثة، حيث تلعب دوراً حيوياً في تسهيل العمليات الإدارية وضمان سير العمل بكفاءة عالية. في شركة "سرايا"، نبحث عن سكرتيرة تنفيذية متميزة لتكون جزءاً من فريقنا وتقدم الدعم اللازم لمكتب الرئيس التنفيذي. تتمتع هذه الوظيفة بأهمية خاصة في السوق السعودي، حيث يُتوقع من الشخص القائم عليها أن يكون لديه القدرة على تنظيم وإدارة شؤون المكتب بفعالية، مما يسهم في تعزيز الإنتاجية وتحقيق أهداف الشركة. ستعمل السكرتيرة التنفيذية كحلقة وصل بين الإدارة العليا والموظفين، بالإضافة إلى التعامل مع الجهات الخارجية بشكل احترافي، مما يعكس صورة الشركة القوية والمهنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الجدول الزمني: تنظيم وإدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي والتنسيق بين الاجتماعات المختلفة، مما يتطلب قدرة عالية على ترتيب الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.

2. استقبال المكالمات والزوار: التعامل مع المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار وفقاً للبروتوكولات المعتمدة، مما يستدعي مهارات تواصل قوية وحضوراً مهنياً.

3. متابعة تنفيذ القرارات: متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة من الإدارة العليا مع الأقسام المعنية، مما يتطلب قدرة على التنسيق والتواصل الفعال.

4. إعداد محاضر الاجتماعات: توثيق محاضر الاجتماعات وتحضيرها بشكل دقيق وتوزيعها على الجهات المعنية، مما يسهم في ضمان وضوح الأهداف والقرارات المتخذة.

5. صياغة المراسلات الرسمية: كتابة وتحرير الخطابات والمراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية، مما يتطلب مهارات كتابة متقدمة وفهم عميق للغة.

6. إعداد التقارير الإدارية: إعداد التقارير المالية والإدارية الدورية باستخدام برنامج Excel، مما يتطلب مهارات تحليلية وقدرة على التعامل مع البيانات.

7. تنسيق الرحلات والتنقلات: تنظيم ترتيبات السفر والإقامة للرئيس التنفيذي، بما في ذلك التأشيرات، مما يتطلب مهارات تنظيمية عالية.

8. إدارة التواصل الخارجي: متابعة التواصل مع الجهات الخارجية نيابة عن مكتب الإدارة، مما يستدعي مهارات تواصل فعالة وقدرة على بناء علاقات مهنية.

9. إدارة الحسابات الرقمية: إدارة الحسابات الرسمية للشركة على منصات التواصل الاجتماعي وتقديم التقارير المتعلقة بسمعة الشركة الرقمية.

10. تجهيز العروض التقديمية: إعداد العروض التقديمية الاحترافية للاجتماعات والمناسبات الرسمية، مما يتطلب إبداعاً ومهارات تصميم.

11. أرشفة الوثائق: تنظيم وحفظ الوثائق والملفات السرية إلكترونياً وورقياً وفق نظام تصنيف منظم، مما يتطلب انتباهاً للتفاصيل وقدرة على إدارة الملفات.

12. تحليل البيانات: تقديم تلخيصات مرئية واضحة لدعم اتخاذ القرار بناءً على البيانات المتاحة، مما يتطلب مهارات تحليلية قوية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. المؤهل الأكاديمي: يجب أن يكون المتقدم حاصلاً على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب، أو ما يعادلها.

2. الشهادات التدريبية: يُفضل الحصول على شهادات تدريبية معتمدة في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب، حيث تُعتبر ميزة إضافية.

3. الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، ويفضل وجود خبرة سابقة في العمل المباشر مع الإدارات العليا.

4. الخبرة في القطاع: يُفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة في قطاع المقاولات أو القطاعات المماثلة، مما يسهل فهم طبيعة العمل.

5. القدرة على التعامل مع الضغط: يجب أن يكون المتقدم قادراً على العمل تحت ضغط، مع الحفاظ على جودة الأداء.

6. المرونة: القدرة على التكيف مع متطلبات العمل المتغيرة والالتزام بمواعيد التسليم.

7. القدرة على التفاعل الاجتماعي: مهارات تواصل قوية تتيح له التفاعل بشكل إيجابي مع الزملاء والعملاء.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان برامج الحاسوب: إتقان متقدم لبرنامج Microsoft Excel، بما في ذلك المعادلات والجداول المحورية والرسوم البيانية.

2. إتقان حزمة Microsoft Office: إتقان حزمة Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook) بمستوى متقدم.

3. الإلمام بأنظمة الوثائق: معرفة جيدة بأنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

4. استخدام أدوات الاجتماعات الافتراضية: القدرة على استخدام أدوات الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom وMicrosoft Teams.

5. مهارات الطباعة: سرعة ودقة عالية في الطباعة باللغتين العربية والإنجليزية.

6. الإلمام بذكاء الأعمال: القدرة على استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في صياغة المراسلات وتلخيص التقارير.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات التواصل الفعال: القدرة على التواصل بشكل واضح ومؤثر مع جميع المستويات داخل الشركة وخارجها.

2. مهارات التنظيم والإدارة: القدرة على تنظيم المهام وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان سير العمل بسلاسة.

3. القدرة على العمل الجماعي: القدرة على العمل ضمن فريق وإسهام في تحقيق الأهداف المشتركة.

4. المبادرة والابتكار: القدرة على تقديم الأفكار الجديدة والمبادرات التي تعزز كفاءة العمل.

5. التحليلات النقدية: القدرة على تحليل المعلومات واتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز شركة "سرايا" ببيئة عمل ديناميكية ومحفزة، حيث نسعى لتعزيز ثقافة التعاون والابتكار. نحن نؤمن بأهمية تقديم الدعم للموظفين من خلال توفير بيئة عمل تشجع على التطور المهني والشخصي. نحرص على خلق جو من الإيجابية والتفاعل بين أعضاء الفريق، حيث نعتبر أن كل فرد يلعب دوراً مهماً في تحقيق رؤية الشركة وأهدافها. نؤمن بأن تنوع الأفكار والخبرات يعزز من قدرتنا على تقديم الأفضل لعملائنا.

فرص التطور والنمو المهني:

تتيح "سرايا" فرصاً واسعة للتطور والنمو المهني، حيث نقدم برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى صقل المهارات وتعزيز المعرفة. نحن نشجع الموظفين على استكشاف مجالات جديدة وتطوير مهاراتهم، مما يسهم في تحقيق طموحاتهم المهنية. كما نوفر مسارات واضحة للترقية والتقدم في السلم الوظيفي، حيث نسعى دائماً لتقدير الموظفين المتميزين وتقديم الدعم اللازم لهم لتحقيق أهدافهم. انضم إلى فريقنا واستفد من الفرص المتاحة للنمو والتطور في مجال عملك.