مشرف خدمات الدعم

تسعى كلية باترج الطبية إلى توظيف مشرف خدمات الدعم، وهو دور حيوي يهدف إلى ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة داخل الحرم الجامعي. يعد هذا المنصب مناسبًا للأفراد الذين يتمتعون بمهارات تنظيمية عالية واحترافية، بالإضافة إلى شغفهم بتقديم دعم إداري وضيافة ذو جودة عالية. تتجلى أهمية هذا الدور في تعزيز فعالية العمليات الأكاديمية والإدارية، مما يسهم في تحسين التجربة العامة للطلاب والموظفين، ويعكس التزام المؤسسة بتقديم بيئة تعليمية متميزة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة طلبات الخدمة المكتبية: تشمل هذه المهمة تلقي ومعالجة طلبات المواد المكتبية والطباعة والإمدادات، مما يضمن توافر جميع المستلزمات اللازمة لعمل الفرق بكفاءة.

2. تنسيق حجز غرف الاجتماعات: يتطلب ذلك تنظيم مواعيد استخدام غرف الاجتماعات والتأكد من استعدادها للاستخدام، مما يسهم في تسهيل الاجتماعات والمناقشات.

3. تقديم دعم الضيافة: يتضمن ذلك توفير المرطبات والوجبات الخفيفة، بالإضافة إلى تنظيم الفعاليات، مما يعزز من تجربة المشاركين ويجعل الفعاليات أكثر احترافية.

4. دعم اللوجستيات: يشمل ذلك المساعدة في نقل الأثاث وترتيب الفعاليات وإعداد الغرف، مما يضمن أن تكون جميع الإعدادات جاهزة وفقًا للمعايير المطلوبة.

5. متابعة طلبات الصيانة والتنظيف والأمن: يتطلب ذلك التواصل المستمر مع فرق الصيانة والتنظيف والأمن لضمان تلبية جميع الطلبات في الوقت المناسب.

6. تنسيق مع الموردين: يشمل ذلك التواصل مع الموردين للحصول على الإمدادات والعروض والأسعار، مما يضمن الحصول على أفضل الخدمات والمنتجات.

7. إدارة مخزون المواد المكتبية ومواد الضيافة: يتطلب ذلك مراقبة المخزون وتحديثه بانتظام، مما يضمن عدم نفاد المواد الضرورية.

8. كونك نقطة الاتصال الأولى: يجب عليك أن تكون أول نقطة اتصال للهيئة التدريسية والموظفين والإدارات التي تحتاج إلى خدمات الدعم، مما يعزز من التواصل الفعال.

9. ضمان الامتثال للسياسات: يتطلب ذلك الالتزام بمعايير السلامة والصحة العامة والسياسات المؤسسية، مما يساهم في خلق بيئة آمنة وصحية للجميع.

10. دعم الزيارات والفعاليات الخاصة: يتطلب ذلك تنظيم استضافة الزوار المهمين والفعاليات المؤسسية، مما يعكس صورة إيجابية عن الكلية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الحصول على دبلوم أو درجة بكاليوس في الإدارة أو الأعمال أو الضيافة أو مجال ذي صلة.
2. خبرة تتراوح بين 2-3 سنوات في تقديم الدعم الإداري أو الضيافة أو خدمة العملاء، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو جامعية.
3. مهارات تواصل قوية وقدرة على التنظيم وإدارة الوقت.
4. القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات والعمل تحت الضغط.
5. إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس والأنظمة الإدارية الأساسية.
6. مظهر وسلوك احترافي يتماشى مع طبيعة العمل.
7. إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint).
2. معرفة بأساسيات نظم الإدارة المكتبية.
3. مهارات استخدام أدوات التواصل الإلكترونية.
4. القدرة على التعامل مع نظم إدارة المخزون.
5. معرفة بأساسيات تنظيم الفعاليات.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. الالتزام بتقديم خدمة عملاء ممتازة.
2. القدرة على العمل ضمن فريق وتحقيق التعاون بين الأفراد.
3. القدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة.
4. الاعتمادية والموثوقية في تنفيذ المهام.
5. المبادرة في اقتراح تحسينات وابتكارات في العمل.
6. التحلي بالمهنية في التعامل مع الزملاء والطلاب.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز كلية باترج الطبية ببيئة عمل تفاعلية وداعمة، حيث يسعى الفريق إلى تعزيز قيم التعاون والاحترام المتبادل. تسعى الكلية إلى خلق ثقافة مؤسسية تشجع على الابتكار والتفاني في العمل، مما يساهم في تحقيق الأهداف الأكاديمية والإدارية بكفاءة. يتمتع الموظفون بالفرصة للعمل في بيئة تعليمية غنية، حيث يمكنهم التفاعل مع طلاب من خلفيات متنوعة ومشاركة المعرفة والخبرات.

فرص التطور والنمو المهني:

تتيح كلية باترج الطبية لموظفيها فرصًا متعددة للتطور والنمو المهني. يتم تقديم برامج تدريبية وورش عمل متخصصة لتعزيز المهارات والكفاءات، بالإضافة إلى فرص الترقية داخل المؤسسة. كما يمكن للموظفين الاستفادة من التوجيه والإرشاد من قبل القادة في المجال، مما يسهم في تعزيز مسيرتهم المهنية وتطوير مهاراتهم في بيئة تعليمية متميزة. تركز الكلية على الاستثمار في الكوادر البشرية، مما يضمن تحقيق النجاح والنمو المستدام للجميع.