Site Document Controller

يعتبر مسؤول توثيق المشاريع (Document Controller) محوراً أساسياً في ضمان إدارة فعالة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروعات، بما في ذلك الاتصالات مع المقاولين، والمستندات الفنية الخاصة بالتصميم والبناء، والسجلات الداخلية أو الخارجية. تسهم هذه الوظيفة في تحقيق تتبع دقيق وتنظيم وتوزيع الوثائق على مدار دورة حياة المشروع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• العمل كحلقة وصل رئيسية بين العميل والاستشاري فيما يتعلق بتوثيق المشاريع.
• إدارة جميع الوثائق الواردة والصادرة، مع ضمان دقتها وكمالها وامتثالها لمتطلبات الوثائق الخاصة بالمشروع.
• تسجيل وتتبّع والتحكم في الوثائق، والرسومات، والعروض الفنية، والمراسلات باستخدام النظام المعتمد لإدارة الوثائق (DMS).
• التأكد من تمييز الوثائق بشكل صحيح، والتحكم في النسخ، ودقة البيانات الوصفية، والامتثال لمعايير تسمية المشروع.
• استلام والتحقق من الوثائق المقدمة من الاستشاريين لضمان توافقها مع المعايير القياسية لتوثيق المشروع.
• توزيع الوثائق إلى الأقسام المعنية لدى العميل للمراجعة والموافقة.
• متابعة دورات المراجعة والتأكد من إعادة التعليقات في الوقت المناسب للاستشاريين.
• تقديم التدريب والدعم المستمر للعملاء حول إجراءات التحكم في الوثائق واستخدام نظام إدارة الوثائق (DMS).
• القيام بمهام أخرى حسب الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال ذي صلة.
• القدرة على بناء علاقات عمل جيدة ضمن الهياكل المعقدة، سواء داخل المشاريع أو مع العملاء.
• معرفة عميقة بأنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق مثل التسجيل، والمراقبة، والتنسيق، والتقارير.
• الحصول على درجة بكاليوس أو ما يعادلها في مجال ذي صلة، ويفضل أن يكون في تكنولوجيا المعلومات.
• القدرة على التواصل بشكل واثق باللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا.
• إتقان جميع أدوات Microsoft Office.
• معرفة شاملة بتطبيقات أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة، سواء كتابياً أو شفوياً.
• القدرة على العمل تحت الضغط ومواجهة التحديات.
• مهارات تحليلية قوية لحل المشكلات.
• الخبرة في استخدام نظام Oracle ACONEX تعد ميزة هامة.