مراقب وثائق أول (سعودي)

تبحث شركة جازارا لإدارة البرامج عن أخصائي أول في إدارة الوثائق، ويفضل أن يكون من الجنسية السعودية، للانضمام إلى فريقنا المهني المتميز. تلعب هذه الوظيفة دورًا حيويًا في إدارة الوثائق المتعلقة بالمشاريع لضمان دقة المعلومات وسهولة الوصول إليها، بالإضافة إلى الالتزام بالمعايير المتبعة في الشركة والصناعة. إن خبرتك في هذا المجال ستكون أساسية في دعم تنفيذ المشاريع وتعزيز التواصل الفعال بين جميع الأطراف المعنية. تعتبر هذه الوظيفة ضرورية في السوق السعودي، حيث تساهم في تحسين كفاءة العمليات وضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمشاريع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. تطوير وتنفيذ وصيانة أنظمة وإجراءات إدارة الوثائق: تصميم نظام متكامل يساعد في الحفاظ على تنظيم الوثائق وكفاءتها، مما يسهل الوصول إليها في أي وقت.
2. إدارة إعداد ومراجعة وتوزيع وأرشفة الوثائق: التأكد من أن جميع الوثائق المطلوبة للمشاريع تم إعدادها بشكل صحيح، ومراجعتها قبل التوزيع.
3. التنسيق مع فرق المشروع والعملاء والأطراف الخارجية: ضمان تسليم الوثائق واستلامها في الوقت المحدد، مما يعزز من سير العمل ويقلل من التأخيرات.
4. ضمان التوافق مع معايير الجودة والتنظيم: التأكد من أن جميع الوثائق تلبي المعايير المطلوبة من حيث الجودة والامتثال للوائح المحلية والدولية.
5. مراقبة مراجعات الوثائق والحفاظ على سجل الإصدارات: إدخال التغييرات اللازمة على الوثائق بشكل دقيق، وتوثيق جميع التعديلات لضمان الشفافية.
6. تقديم التدريب والإرشاد للموظفين المتخصصين في إدارة الوثائق: دعم تطوير مهارات الفريق من خلال توفير التدريب اللازم والإشراف على الأنشطة اليومية.
7. إعداد تقارير حول حالة الوثائق وتقدم المشاريع للإدارة: تقديم معلومات دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات المبنية على البيانات.
8. تطوير استراتيجيات لتحسين أداء نظام إدارة الوثائق: البحث عن طرق جديدة لتحسين العمليات وتقليل الفاقد والوقت المستهلك.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. التفضيل للجنسية السعودية: يتماشى مع سياسة الشركة في توظيف المواطنين.
2. درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة: أو خبرة معادلة في مجال إدارة الوثائق.
3. حد أدنى من 7 سنوات من الخبرة في إدارة الوثائق: ويفضل أن تكون في مجالات البناء أو الهندسة أو إدارة المشاريع.
4. معرفة قوية بأنظمة وبرامج إدارة الوثائق: القدرة على استخدام الأدوات التقنية بكفاءة.
5. مهارات تنظيمية ممتازة وحرص على التفاصيل: القدرة على إدارة الوثائق بشكل دقيق ومنظم.
6. قدرة على العمل بشكل مستقل وفي بيئة جماعية: التكيف مع متطلبات العمل المختلفة.
7. مهارات تواصل فعالة باللغة الإنجليزية: تعتبر إتقان اللغة العربية ميزة إضافية.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان برامج إدارة الوثائق: مثل SharePoint أو Documentum.
2. فهم جيد لأساليب الأرشفة: وممارسات حفظ الوثائق.
3. مهارات استخدام برامج Microsoft Office: خصوصًا Excel وWord.
4. القدرة على تحليل البيانات: واستخراج معلومات ذات قيمة من الوثائق.
5. معرفة بأسس أمن المعلومات: والتعامل مع المعلومات الحساسة.
6. القدرة على تحديث البرمجيات: وضمان توافق الأنظمة مع المعايير الحالية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات بكفاءة.
2. القدرة على العمل تحت الضغط: وإدارة المهام المتعددة بفعالية.
3. مهارات قيادية: القدرة على توجيه الفريق وضمان تحقيق الأهداف المشتركة.
4. التحلي بالمرونة: والاستعداد للتكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.
5. التفكير النقدي: والقدرة على اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تعتبر شركة جازارا لإدارة البرامج من المؤسسات الرائدة في مجال إدارة المشاريع في المملكة العربية السعودية، حيث تتميز بيئة العمل لدينا بالتعاون والدعم المتبادل. نحن نؤمن بأهمية العمل الجماعي ونشجع على الابتكار والإبداع في جميع جوانب العمل. تقدم الشركة مزيجًا من الخبرات المحلية والدولية، مما يسهم في تعزيز المعرفة والتطوير المهني. كما نحرص على تقديم بيئة عمل مرنة تدعم التوازن بين الحياة العملية والشخصية، مما يعكس قيم الشركة في تعزيز رفاهية الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم شركة جازارا فرصًا متميزة للتطوير المهني والنمو الوظيفي. من خلال التدريب المستمر وورش العمل المتخصصة، نسعى لتزويد موظفينا بالمعرفة والمهارات اللازمة لمواكبة أحدث التطورات في مجال إدارة المشاريع. كما نؤمن بتوفير مسارات واضحة للترقية، مما يتيح لك تحقيق أهدافك المهنية ضمن بيئة تحفيزية. نحن نؤمن بأن نجاح الشركة مرتبط بنجاح موظفينا، ولذلك نسعى جاهدين لتوفير كافة الإمكانيات اللازمة لهم لتحقيق طموحاتهم.