Senior Administrator - Bid Management

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة "مدير أول - إدارة العطاءات" من الأدوار المحورية في شركة "زين تك"، حيث تسهم بشكل كبير في تعزيز نمو الأعمال في السوق السعودي. يتمحور دور المدير الأول حول تنسيق وإدارة عملية تقديم العطاءات والمقترحات بشكل شامل، مما يضمن تقديم مقترحات عالية الجودة في الوقت المحدد ووفقاً لمتطلبات العملاء. تتطلب هذه الوظيفة تعاوناً وثيقاً مع فرق المبيعات والقانون والمالية والتقنية، مما يعكس أهمية العمل الجماعي والتكامل بين جميع الأقسام لتحقيق النجاح.

تتزايد المنافسة في سوق العطاءات، لذا فإن القدرة على إعداد استجابات تنافسية تتماشى مع معايير الجودة المطلوبة، تضمن لشركة "زين تك" التميز والريادة. يساهم هذا الدور في تعزيز العلاقات مع العملاء من خلال تقديم مقترحات دقيقة وملائمة تلبي احتياجاتهم وتوقعاتهم، مما يعزز مكانة الشركة كمزود موثوق للحلول التقنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. إدارة وتنسيق عملية العطاءات والمقترحات: تتولى هذه المهمة إدارة الدورة الكاملة لعطاءات ومقترحات متعددة الحلول والمناطق، مما يضمن فعالية وسلاسة العملية.

2. مراجعة متطلبات المناقصات: يتم التحقق من متطلبات المناقصات والتأكد من الامتثال لمعايير تأهيل العملاء، مما يضمن تقديم مقترحات تنافسية وملائمة.

3. تنسيق إعداد ومراجعة وتقديم المقترحات: تشمل هذه المهمة ضمان دقة واكتمال وجودة المقترحات المقدمة للعملاء، مما يعزز فرص الفوز بالعطاءات.

4. ضمان توافق الوثائق مع المعايير المطلوبة: يشمل ذلك التأكد من أن وثائق المقترحات تتماشى مع المعايير المطلوبة من حيث الشكل والبنية والعرض، مما يعكس احترافية الشركة.

5. تحديث مكونات المقترحات: يتعين التأكد من أن جميع مكونات المقترحات، بما في ذلك الشروط القانونية والتفاصيل المالية والاتفاقيات، حديثة وكاملة.

6. إدارة عمليات تقديم العطاءات: تتضمن هذه المهمة تحضير وتجميع الوثائق المطلوبة لتقديم العطاءات وفقاً لمتطلبات المناقصات، سواء كانت تقديمات فعلية أو إلكترونية.

7. تنسيق الاتصالات الداخلية: يتم تنسيق التواصل بين جميع الأطراف المعنية لضمان تسليم المدخلات المطلوبة في الوقت المناسب.

8. متابعة الجداول الزمنية للعطاءات: تشمل هذه المهمة تتبع الجداول الزمنية الهامة والمعالم الرئيسية والمخرجات المرتبطة بالعطاءات لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

9. صيانة وتحديث نماذج المقترحات: يتطلب ذلك الحفاظ على نماذج المقترحات ومعايير الوثائق والمواد الداعمة لضمان توافقها مع متطلبات السوق.

10. دعم العمليات المرتبطة بالعقود: يشمل ذلك دعم عمليات تطوير العقود ذات الصلة بالعطاءات الممنوحة، مما يضمن تلبية الالتزامات القانونية.

11. تسجيل الأنشطة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM): يتوجب التأكد من تسجيل جميع الأنشطة المتعلقة بالعطاءات والمقترحات بدقة في نظام CRM.

12. دعم فريق عمليات المبيعات: العمل جنباً إلى جنب مع فريق عمليات المبيعات لضمان دقة البيانات وتقارير الأداء المتعلقة بالعطاءات.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة العطاءات أو تنسيق المقترحات أو عمليات المبيعات.

3. مهارات كتابة وتواصل قوية باللغتين الإنجليزية والعربية.

4. يفضل وجود خبرة في العمل مع عمليات المناقصات في القطاعين الحكومي أو الخاص.

5. معرفة جيدة بسوق العطاءات السعودي.

6. قدرة على العمل تحت ضغط المواعيد النهائية مع الحفاظ على جودة عالية.

7. مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة استخدام برامج إدارة المشاريع.

2. كفاءة في استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).

3. معرفة ببرامج معالجة النصوص وجداول البيانات.

4. فهم جيد للأدوات التكنولوجية المستخدمة في إعداد العطاءات.

5. قدرة على استخدام أدوات العرض والتقديم بشكل احترافي.

6. مهارات متقدمة في إنشاء الوثائق والتقارير.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات تواصل ممتازة، قادرة على بناء علاقات فعالة مع العملاء والزملاء.

2. قدرة عالية على العمل الجماعي، مما يعزز التعاون بين الفرق المختلفة.

3. مهارات تنظيمية قوية، تتيح إدارة الأولويات بشكل فعال.

4. تفكير استراتيجي، يساعد على تطوير استراتيجيات فعالة لتقديم العطاءات.

5. قدرة على إدارة الوقت بفعالية، مما يضمن الالتزام بالمواعيد النهائية.

6. مرونة وقدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تسعى شركة "زين تك" إلى توفير بيئة عمل تشجع على الابتكار والتعاون. تتميز الثقافة التنظيمية بالدعم المتبادل بين الفرق والموظفين، مما يساهم في خلق جو عمل إيجابي ومحفز. تتيح الشركة لموظفيها الفرصة للاستفادة من التوجيه والإشراف من قبل قادة ذوي خبرة، كما تركز على تعزيز تنمية المهارات وتقديم التدريب المستمر. تحتضن "زين تك" التنوع والشمولية، مما يعكس القيم الأساسية للشركة في تعزيز التعاون بين الأفراد من خلفيات وثقافات مختلفة.

فرص التطور والنمو المهني

تقدم شركة "زين تك" لموظفيها مجموعة من فرص التطور والنمو المهني. يتمتع الموظفون بإمكانية الوصول إلى برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى تعزيز مهاراتهم وتطوير قدراتهم. كما تشجع الشركة على المشاركة في المشاريع الرائدة التي تعزز من الخبرة العملية وتعزز من فرص الترقي. تعتبر بيئة العمل ديناميكية وداعمة، مما يساهم في تطوير مسارات مهنية متميزة لجميع العاملين، مما يعكس التزام "زين تك" بتطوير رأس المال البشري وتحقيق النجاح المستدام.