Purchasing Clerk

تعتبر وظيفة مساعد مشتريات من الوظائف الحيوية داخل قطاع الضيافة، حيث تلعب دورًا رئيسيًا في ضمان توافر المواد والخدمات الضرورية لتلبية احتياجات الفندق. في السوق السعودي، يتمتع قطاع الضيافة بنمو مستمر، مما يتطلب كفاءات عالية في إدارة المشتريات لتحقيق التميز في الخدمة. يساعد مساعد المشتريات في التفاوض على العقود وشراء السلع اللازمة، بالإضافة إلى الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بالمعاملات وأداء الموردين. من خلال هذه الوظيفة، تساهم الشركات مثل هيلتون في تقديم تجارب استثنائية للنزلاء، مما يعزز سمعتها في السوق وينمي قاعدة عملائها.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. الحصول على عروض أسعار تنافسية: يتمثل الدور الأول في جمع عروض أسعار من الموردين لتلبية احتياجات الفندق، حيث يجب التأكد من أن المنتجات المستوردة هي الأفضل من حيث الجودة والسعر.

2. تحديث معلومات الموردين: يتطلب الأمر الحفاظ على معلومات دقيقة ومحدثة حول الموردين المرشحين محليًا، مما يسهل اتخاذ القرارات المناسبة عند الشراء.

3. إدارة قاعدة بيانات العقود المحلية: المسؤولية عن تنظيم وتحديث قاعدة بيانات العقود النشطة مع الموردين، لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

4. تحديث دليل المشتريات: يتعين على مساعد المشتريات التأكد من أن دليل المشتريات متوافق مع السياسات الحالية، مما يضمن التزام الجميع بأفضل الممارسات.

5. الامتثال لمعايير الجودة: يجب الالتزام بإجراءات ومعايير الجودة في جميع معاملات الشراء، مع الإشراف على إدارة المشتريات لضمان التزامها بسياسات هيلتون.

6. تتبع الالتزامات المالية: مسؤول عن الحفاظ على سجل دقيق لجميع الالتزامات المتعلقة بالميزانيات، مع إبلاغ المديرين المعنيين بالتحديثات بشكل مستمر.

7. إدارة أوامر الشراء: يجب تطوير نظام شامل لتوزيع ومطابقة أوامر الشراء، مما يسهل عملية المتابعة والتسوية.

8. مراقبة جميع مجالات الشراء: يتطلب الأمر متابعة العقود، والتأجير، والترشيحات لضمان تلبية جميع احتياجات الفندق.

9. إعداد تقارير الحسابات الشهرية: تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب عن الحسابات في نهاية كل شهر، مما يسهل عمليات المراجعة المالية.

10. تنفيذ المهام حسب توجيهات الإدارة: يتوجب على مساعد المشتريات تنفيذ المهام والطلبات التي يصدرها إدارة الفندق، مما يعكس التزامه تجاه الفريق.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. شهادة في المالية أو المحاسبة أو أي تخصص ذي صلة.
2. خبرة سابقة في مجال المشتريات أو في قطاع الضيافة.
3. معرفة قوية بالممارسات المالية وإدارة الميزانيات.
4. مهارات جيدة في استخدام الحاسوب، وخاصة في برامج MS Excel.
5. القدرة على العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.
6. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت فعالة.
7. قدرة على التواصل الفعّال مع مختلف الأطراف.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. القدرة على استخدام أنظمة إدارة المشتريات الحديثة.
2. معرفة بأساليب التفاوض الفعالة.
3. مهارات تحليل البيانات لتقييم العروض والموردين.
4. القدرة على إعداد تقارير مالية دقيقة.
5. معرفة تامة بإجراءات الشراء في قطاع الضيافة.
6. مهارات استخدام برامج الحاسوب المكتبية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. القدرة على العمل تحت الضغط وتحمل المسؤوليات.
2. مهارات التواصل الفعّالة مع الزملاء والموردين.
3. التفكير النقدي والقدرة على اتخاذ القرارات السريعة.
4. مهارات التعامل مع الآخرين وبناء علاقات مهنية قوية.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تعتبر هيلتون واحدة من الشركات الرائدة في مجال الضيافة على مستوى العالم، حيث تتميز بتقديم خدمات عالية الجودة وتجارب استثنائية للضيوف. تعمل الشركة في بيئة تشجع على التعاون والابتكار، مما يتيح للموظفين الفرصة للتعبير عن أفكارهم وتحقيق إمكاناتهم الكاملة. يسعى فريق العمل إلى تحقيق رؤية هيلتون المتمثلة في نشر الدفء والضيافة، وهو ما يعزز روح التعاون والالتزام بين جميع الأعضاء.

فرص التطور والنمو المهني: تقدم هيلتون لموظفيها فرصًا متعددة للتطوير المهني والنمو داخل الشركة. من خلال برامج التدريب والتطوير المستمرة، يمكن لمساعد المشتريات تعزيز مهاراته واكتساب معرفة أعمق في مجال المشتريات وإدارة سلسلة التوريد. تتاح الفرصة للتقدم إلى مناصب أعلى، مما يساهم في توسيع شبكة العلاقات المهنية وتعزيز الخبرات العملية. إن العمل في هيلتون يوفر بيئة محفزة تسمح للموظفين بتحقيق أهدافهم المهنية والشخصية.