Property Management / Accounts Administrator

تسعى شركة Driven Properties إلى توظيف موظف إدارة ممتلكات / مسؤول حسابات للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يتمحور دور هذا الموظف حول تقديم دعم إداري حيوي لمدير الممتلكات، مما يسهم في تحسين كفاءة العمليات العقارية وضمان تقديم خدمات متميزة لكل من المستأجرين ومالكي العقارات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم للمستأجرين في الاستفسارات المتعلقة بالصيانة، مواقف السيارات، العقود، الشيكات، وغيرها من خدمات العقارات.
• الرد على استفسارات المستأجرين ومالكي العقارات بشأن مواقف السيارات، الصيانة، تجديد العقود، ومشكلات أخرى، مع ضمان التواصل المهني وفي الوقت المناسب.
• التنسيق مع "إيجار" لتسجيل عقود الإيجار والمتابعة مع الشركة السعودية للكهرباء، والشركة الوطنية للمياه، وأي مزود خدمات تبريد محلي (مثل الشركة السعودية تبريد) لترتيب وتأكيد جميع اتصالات المرافق.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لتفاصيل العقارات، معلومات المستأجرين، اتفاقيات الإيجار، وتجديدها.
• إعداد وإرسال إشعارات التجديد قبل 100 يوم من انتهاء العقد، وإتمام العملية خلال 30 يومًا من انتهاء العقد.
• إدخال عقارات جديدة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ومراجعة النظام مع تفاصيل العقود، والبيانات الأساسية، ومعلومات الدفع.
• استلام وتسجيل طلبات الصيانة والتفتيش.
• إعداد تقارير أسبوعية لمحفظة العقارات.
• المساعدة في إعداد ومراجعة اتفاقيات الإيجار والمستندات ذات الصلة.
• إعداد قوائم التحقق للتفتيش على العقارات، ودخول وخروج المستأجرين لضمان الامتثال لمعايير الشركة.
• تقديم الدعم الإضافي لمدير الممتلكات في أي مهام أخرى تتعلق بإدارة الممتلكات، بما في ذلك التنسيق مع المقاولين والموردين.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة سابقة في الأدوار الإدارية، ويفضل أن تكون في مجال إدارة الممتلكات أو العقارات.
• إتقان تطبيقات مايكروسوفت (Excel، Word، Outlook) وإدارة قواعد البيانات.
• مهارات تنظيمية قوية والانتباه للتفاصيل.
• معرفة ببرامج إدارة الممتلكات، ويفضل أن تكون Yardi.
• خبرة سابقة في التعامل مع استفسارات المستأجرين والمستندات العقارية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل قوية للرد بفعالية على استفسارات المستأجرين ومالكي العقارات.
• انتباه عالي للتفاصيل عند تحديث السجلات، وإعداد المستندات، وإدارة تجديدات الإيجار.
• مهارات إدارة الوقت لضمان تقديم الخدمات في المواعيد المحددة.