Project Document Controller

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة "منسق مستندات المشاريع" من الأدوار الحيوية في شركة الراشد للصناعات، حيث تلعب دورًا أساسيًا في إدارة وتنظيم كافة الوثائق الفنية والجودة المتعلقة بمشاريع الشركة، وخاصة تلك المعتمدة من شركة أرامكو السعودية. يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم لضمان تحقيق متطلبات العملاء والامتثال للمعايير الدولية مثل ISO 9001:2015. في ظل التنافس المتزايد في السوق السعودي، يبرز منسق مستندات المشاريع كحلقة وصل مهمة بين مختلف الفرق المعنية، مما يسهم في تعزيز الكفاءة التشغيلية ورفع مستوى رضا العملاء. لذا، فإن الانضمام إلى هذا الدور يعني أن تكون جزءًا من فريق يسعى لتحقيق التميز في إدارة الوثائق والمساهمة في نجاح المشاريع الكبرى.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الوثائق الفنية: مسؤول عن تنظيم وتحكم كافة الوثائق الفنية والجودة، بما في ذلك خطط الجودة وإجراءات الفحص والتقارير الفنية، لضمان الامتثال لمتطلبات أرامكو.

2. تتبع الوثائق: التأكد من تتبع كافة الوثائق بشكل دقيق، مع الحفاظ على سجل محدث يوضح حالة كل وثيقة ومكان وجودها، مما يسهل الوصول إليها في أي وقت.

3. تنسيق التواصل بين الفرق: العمل بشكل وثيق مع فرق الإنتاج والجودة والمشتريات لضمان جمع وتوثيق جميع المستندات المطلوبة بشكل فعال.

4. الامتثال للمعايير: ضمان الامتثال لجميع المعايير المحلية والدولية، بما في ذلك سياسات إدارة الجودة والسلامة والبيئة التي تعتمدها الشركة.

5. التحضير للمراجعات والتفتيشات: الاستعداد للمراجعات والتفتيشات من خلال تنظيم الوثائق والتأكد من أنها متاحة وسهلة الوصول.

6. إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية تلخص حالة الوثائق، مما يسهل على الإدارة اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

7. مراقبة التحديثات: متابعة التحديثات في متطلبات الوثائق من أرامكو وغيرها من العملاء وتعديل العمليات الداخلية وفقًا لذلك.

8. التفاعل مع العملاء: قد يتطلب الأمر التواصل مع العملاء وأطراف ثالثة لضمان فهم متطلباتهم وتوقعاتهم المتعلقة بالوثائق.

9. التدريب والتوجيه: تقديم الدعم والتوجيه للموظفين الجدد أو للفرق الأخرى فيما يتعلق بإجراءات إدارة الوثائق.

10. إدارة الأرشيف: تنظيم وإدارة نظام الأرشفة للوثائق المهمة، لضمان حفظها بشكل آمن وسهل الوصول.

11. تحليل المخاطر: تقييم المخاطر المرتبطة بإدارة الوثائق واتخاذ الإجراءات اللازمة للتخفيف منها.

12. تطوير النظام: المساهمة في تحسين وتطوير نظام إدارة الوثائق بما يتماشى مع أفضل الممارسات.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. التعليم: شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو الهندسة أو أي مجال ذي صلة.

2. الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الوثائق، ويفضل في مشاريع أرامكو أو في صناعات مشابهة.

3. معرفة بالمعايير: معرفة قوية بمتطلبات الوثائق الخاصة بأرامكو ومعايير ISO 9001:2015.

4. إتقان اللغة: إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، مع مهارات جيدة في اللغة العربية.

5. المهارات التقنية: خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الرقمية وأدوات البرمجيات المتعلقة بالعمل.

6. التأهيل في الجودة: شهادات متعلقة بإدارة الجودة أو نظم إدارة الجودة تعتبر ميزة إضافية.

7. القدرة على التحليل: مهارات تحليلية قوية لفهم وتحليل الوثائق والمعلومات.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إدارة الوثائق: القدرة على إدارة الوثائق بكفاءة، بما في ذلك الترقيم وتحديث النسخ.

2. استخدام البرمجيات: خبرة في استخدام برمجيات MS Office (Excel، Word، PowerPoint، Outlook) لتتبع الوثائق وإعداد التقارير.

3. أدوات PDF: مهارة في استخدام أدوات PDF مثل Adobe Acrobat Pro لمراجعة الوثائق وتوقيعها رقميًا.

4. أنظمة إدارة الوثائق: إلمام بأنظمة إدارة الوثائق السحابية مثل SharePoint.

5. تحليل البيانات: القدرة على تحليل البيانات واستخدامها في تحسين عمليات إدارة الوثائق.

6. التعامل مع الأنظمة الإلكترونية: خبرة في استخدام أنظمة الوثائق الإلكترونية الخاصة بشركة أرامكو مثل Share KAT وSAP.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات التواصل: قدرة فائقة على التواصل الفعال مع مختلف فرق العمل والمستويات الإدارية.

2. تنظيم العمل: مهارات تنظيمية ممتازة تضمن الحفاظ على دقة الوثائق وسهولة الوصول إليها.

3. الانتباه للتفاصيل: اهتمام كبير بالتفاصيل لضمان الدقة في جميع جوانب إدارة الوثائق.

4. القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على العمل في بيئة سريعة وتحت ضغط المواعيد النهائية.

5. روح المبادرة: القدرة على اتخاذ المبادرات وتحسين العمليات بشكل مستمر.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تعتبر شركة الراشد للصناعات واحدة من الشركات الرائدة في قطاع الصناعة بالمملكة العربية السعودية، حيث تتميز ببيئة عمل ديناميكية ومحفزة تشجع على التعاون والابتكار. تسعى الشركة لتعزيز ثقافة العمل الجماعي وتقدير الإبداع، مما يجعلها مكانًا مثاليًا لتطوير المهارات وبناء مسيرة مهنية ناجحة. كما تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل آمنة وصحية، مع التركيز على تطبيق معايير السلامة والجودة في جميع العمليات.

فرص التطور والنمو المهني

تقدم شركة الراشد للصناعات فرصًا متميزة للتطوير المهني، حيث توفر برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية للموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في مشاريع جديدة ومبادرات تطويرية، مما يتيح لهم فرصًا لتحقيق تقدم ملحوظ في مسيرتهم المهنية. تعتبر الشركة أيضًا بيئة مثالية للموهوبين الذين يسعون إلى بناء مستقبل مهني مشرق في مجال الصناعة، حيث تضمن لهم الدعم المستمر والتوجيه من قبل خبراء في المجال.