Project Associate

يعد دور مساعد المشاريع في جامعة الملك فهد للبترول والمعادن (KFUPM) دورًا حيويًا يتضمن تقديم الدعم الإداري واللوجستي اللازم لتخطيط وتنفيذ وتتبع مختلف المبادرات التشغيلية والاستراتيجية داخل كلية إدارة الأعمال. يهدف هذا الدور إلى ضمان إدارة المهام والمستندات والموارد والمواعيد النهائية بكفاءة ودقة تحت إشراف الموظفين ذوي الخبرة.

تشمل المهام والمسؤوليات الرئيسية ما يلي:

• دعم قادة المشاريع في تقسيم المبادرات الاستراتيجية إلى مهام قابلة للتنفيذ، وتتبع التقدم، والمتابعة مع أعضاء الفريق لضمان الانتهاء في الوقت المحدد.
• تنظيم وحفظ وأرشفة جميع المستندات المتعلقة بالمشاريع، بما في ذلك محاضر الاجتماعات، وتقارير الحالة، وجداول المشاريع، وسجلات القرارات في نظام مركزي.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات المتعلقة بالمشاريع، وإعداد جداول الأعمال، وتوزيع المواد اللازمة مسبقًا، وتدوين وتوزيع نتائج الاجتماعات والنقاط التي تتطلب اتخاذ إجراء.
• مراقبة جداول المشاريع والتقويمات، مع التنبيه بشكل استباقي عن أي تعارضات محتملة في المواعيد النهائية أو الفوات المواعيد إلى مدير المشروع أو المشرف المعني.
• المساهمة في تنسيق اللوجستيات لمختلف أنشطة كلية إدارة الأعمال، بما في ذلك ورش العمل، والفعاليات الداخلية، والمؤتمرات الكبرى، أو الحملات الترويجية على مستوى الجامعة.
• تنسيق إعداد وتوزيع جميع المواد المطلوبة للفعاليات أو تسليمات المشاريع مثل طباعة المستندات، وترتيب خدمات الطعام، وتجهيز الغرف.
• تقديم الدعم الإداري واللوجستي الموثوق به خلال الفعاليات لضمان التنفيذ السلس.
• المساعدة في تتبع النفقات المتعلقة بميزانيات المشاريع، وجمع المستندات الداعمة، وتنظيم السجلات المالية.
• معالجة الفواتير، وتقارير النفقات، وطلبات الدفع المتعلقة بأنشطة المشروع، مع ضمان الدقة والامتثال للسياسات المالية للجامعة.
• المحافظة على جرد الموارد والمواد المحددة للمشاريع لضمان توفرها عند الحاجة.

أما بالنسبة لمتطلبات الوظيفة والمؤهلات، فهي تشمل:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة في إدارة المشاريع أو دور إداري مشابه.
• معرفة جيدة بأساليب وتقنيات إدارة المشاريع.
• القدرة على العمل تحت الضغط وتلبية المواعيد النهائية.
• مهارات تواصل قوية، شفوية وكتابية.
• إجادة استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تنظيمية قوية، مع القدرة على إدارة عدة مهام في نفس الوقت.

المهارات المطلوبة تشمل:

• مهارات تحليلية لحل المشكلات بفعالية.
• مهارات تنظيمية استثنائية لضمان دقة الوثائق والمواعيد.
• القدرة على التعاون والعمل بشكل جيد ضمن فريق.
• مهارات تواصل قوية لبناء علاقات فعالة مع الزملاء وأصحاب المصلحة.

تُعد هذه الوظيفة فرصة مثيرة للانضمام إلى فريق ديناميكي وتعزيز مهاراتك في بيئة تعليمية مرموقة.