مسؤول المشروع ومراقب المستندات

تعتبر وظيفة "مسؤول إدارة المشاريع ومراقبة الوثائق" من الوظائف الحيوية في السوق السعودي، حيث تلعب دورًا محوريًا في دعم جهود مشاريع متنوعه تعزز التنمية والنمو في مختلف القطاعات. توفر شركة KONE، المعروفة باعتمادها كأفضل مكان للعمل، بيئة عمل ديناميكية تركز على الابتكار والتعاون. تسعى KONE لتحقيق معايير عالية من الجودة والكفاءة من خلال تشجيع ثقافة عمل تعزز التنوع والنمو والرفاهية. يعد هذا الدور فرصة مثالية للمرشحين الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في إدارة المشاريع والمشاركة في بيئة عمل تدعم التطور المهني.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• جمع المعلومات: يقوم مسؤول إدارة المشاريع بجمع المعلومات اللازمة لمساعدة مديري المشاريع والمشرفين في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. هذه المعلومات تساعد في توجيه الأنشطة وتحقيق الأهداف.

• مراقبة الجدول الزمني للمشروع: يتولى مسؤول الإدارة مراقبة الجدول الزمني لضمان التزام المشروع بالخطة المحددة، ويقوم بإبلاغ مدير المشروع عند الحاجة لتحديث الجداول الزمنية.

• دعم التواصل مع العملاء: يعمل المسؤول على دعم مدير المشروع والمشرف في التواصل مع العملاء، بما في ذلك الحصول على الموافقات والتوقيعات اللازمة في الوقت المناسب.

• إعداد الوثائق: يعد المسؤول الوثائق الضرورية لجميع الأطراف المعنية، ويضمن توفر كافة الوثائق عند الحاجة وأرشفتها بشكل صحيح.

• مراقبة حالة الفواتير: يقوم بمراقبة حالة الفواتير مقارنة بخطة الفوترة، ويقوم بالإبلاغ عن أي انحرافات.

• تحقق من جمع المعلومات: يتحقق من جمع المعلومات ويعد تقارير حول الانحرافات، ويعد معلومات الوضع للمراجعات التقديرية.

• مراقبة التكاليف: يتولى مسؤول الإدارة تحديث توقعات التكاليف استنادًا إلى التكاليف الفعلية والفواتير الواردة.

• التنسيق اللوجستي: يدير طلبات المشروع المتعلقة بالاحتياجات اللوجستية ويدعم مدير المشروع والمشرف من خلال التنسيق مع منسق اللوجستيات.

• إعداد تقارير الإيرادات والتكاليف: يعد معلومات حالة خطة الإيرادات والتكاليف للمراجعات التقديرية.

• إدارة طلبات التغيير: يكون مسؤولاً عن إدارة طلبات التغيير ومبيعات التغييرات، ويعمل على معالجة المطالبات المتعلقة بالعقود والنطاق بالتنسيق مع مدير المشروع.

• إدارة الوثائق: يقوم بإنشاء وتحديث نظام لإدارة دورة حياة الوثائق بالكامل، بما في ذلك الإنشاء والمراجعة والتحكم في الإصدارات.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس: يجب أن يكون لدى المتقدم درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

• خبرة عملية: يتطلب وجود خبرة تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات في دور مشابه.

• مهارات التواصل: يجب أن يتمتع المتقدم بمهارات تواصل وتنسيق ومتابعة ممتازة.

• إجادة استخدام تطبيقات MS Office: يجب أن يكون المتقدم قويًا في استخدام تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel.

• خبرة في SAP: تعتبر الخبرة في نظام SAP ضرورية لأداء المهام المطلوبة.

• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية: يجب أن يكون المتقدم متمكنًا في اللغتين العربية والإنجليزية.

• القدرة على العمل تحت الضغط: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على التعامل مع ضغوط العمل ومهام متعددة.

المهارات التقنية المطلوبة:

• إدارة الوثائق: القدرة على إدارة وتنظيم الوثائق بشكل فعال.

• تحليل البيانات: مهارات تحليل البيانات لتقييم الأداء المالي والتقني للمشاريع.

• استخدام البرمجيات: إتقان استخدام البرمجيات المتخصصة في إدارة المشاريع والموارد.

• التقارير المالية: القدرة على إعداد التقارير المالية والتحليلية لدعم اتخاذ القرار.

• معرفة مبادئ المحاسبة: فهم جيد لمبادئ المحاسبة والتقارير المالية.

المهارات الشخصية والقيادية:

• مهارات التعاون: القدرة على العمل بشكل فعال ضمن فريق وتعزيز بيئة العمل الجماعي.

• حل المشكلات: مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.

• التكيف: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

• الالتزام: الالتزام بتقديم أعلى مستويات الجودة في العمل.

• الابتكار: التفكير الإبداعي والقدرة على ابتكار حلول جديدة وفعالة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز KONE بثقافة عمل تعزز الابتكار والتعاون، حيث تضع الشركة قيمة كبيرة على مساهمة كل فرد في الفريق. تعتبر المشاركة وتبادل المعلومات والأفكار من أولويات الشركة، مما يمنح الموظفين الفرصة للتأثير في بيئة العمل. تعتمد KONE أيضًا على ممارسات العمل الأخلاقية وتطوير ثقافة العمل الجماعي، حيث يسود الثقة والاحترام المتبادل بين الزملاء. تركز الشركة على تحقيق التوازن بين العمل والحياة، مما يساهم في تعزيز رفاهية الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني:

تتيح KONE فرصاً واسعة للتطور والنمو المهني، حيث تشجع على التعلم المستمر وتقديم التدريب والدورات المتخصصة لموظفيها. تسعى الشركة لتمكين الأفراد من تحقيق إمكاناتهم الكاملة من خلال تقديم مسارات مهنية متنوعة وتحديات جديدة. كما تتيح KONE لموظفيها فرصة المشاركة في مشاريع مبتكرة، مما يعزز من مهاراتهم ويزيد من فرصهم للتقدم في المستقبل.