Personal Assistant to General Manager

تعتبر وظيفة المساعد الشخصي للمدير العام فرصة مهنية مميزة، حيث يتحمل الشخص المختار مسؤولية تقديم الدعم الإداري للمدير العام في فندق هيلتون. يتطلب هذا الدور الالتزام بأعلى معايير الجودة والدقة في تنفيذ المهام اليومية، مما يسهم في تعزيز تجربة الضيوف وتسهيل العمليات الداخلية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• استلام البريد الوارد وتاريخه وتوزيعه حسب الاقتضاء.
• إرسال البريد الصادر داخل الفندق وخارجه، بما في ذلك الفاكسات والمطبوعات.
• إعداد وكتابة المراسلات والتقارير المالية والنقدية المعقدة حسب التعليمات.
• إعداد المراسلات بالنيابة عن الإدارة وتوزيع المواد المكتبية.
• طلب المواد اللازمة للمكتب والحفاظ على المعدات في حالة جيدة ومنظمة.
• إدارة الملفات والمستندات بشكل احترافي.
• استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بالفندق مع الحفاظ على صندوق البريد الإلكتروني وفقاً للسياسات.
• الترحيب بالعملاء الداخليين والخارجيين بطريقة ودية ومهنية، والتعامل مع الطلبات والإعلانات المناسبة.
• مراقبة ورصد مستويات رضا الضيوف وتقديم المساعدة عند الحاجة.
• جدولة الاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات.

المتطلبات والمؤهلات:

• يجب أن يكون المتقدم من الجنسية السعودية.
• مهارات تنظيم قوية، وقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت بكفاءة.
• رخصة قيادة وامتلاك سيارة.
• القدرة على قراءة والاستماع والتواصل بفعالية باللغة الإنجليزية، سواء شفهياً أو كتابياً، مع استخدام القواعد الصحيحة.
• القدرة على الجلوس لفترات طويلة وأداء الوظائف الأساسية بشكل مستمر.
• القدرة على التعامل بفعالية مع العملاء الداخليين والخارجيين، بعضهم قد يتطلب مستويات عالية من الصبر والديبلوماسية.
• القدرة على الكتابة بسرعة 60 كلمة في الدقيقة والقدرة على كتابة المعلومات من الملاحظات المكتوبة والمقاطع الصوتية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل ممتازة، سواء شفهياً أو كتابياً.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف المتغيرة.
• مهارات قوية في إدارة الوقت والتنظيم.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• التوجه لخدمة العملاء والاهتمام بالتفاصيل.

تقدم هيلتون بيئة عمل ديناميكية ومشجعة، حيث تلتزم بتقديم تجارب استثنائية للضيوف عبر علاماتها التجارية العالمية.