Personal Assistant to Director (Admin)

تُعد وظيفة مساعد شخصي للمدير (الإدارة) من الأدوار الحيوية في شركة كونماربل، التي تُعنى بتقديم تشطيبات فاخرة صديقة للبيئة لمشاريع العمارة والتصميم الداخلي في أوروبا والشرق الأوسط. تتخصص كونماربل في المواد المستدامة مثل الميكروسمنت، والجبس الطيني، والجبس الجيري، والجبس المصقول، مما يساهم في الجمع بين المتانة والتصميم المبتكر. تكتسب حلولنا ثقة كبار المعماريين ومصممي الديكور والمطورين في المساحات الراقية، بما في ذلك الفنادق والمتاحف والعقارات التجارية والمساكن الحصرية. تركّز كونماربل على المسؤولية البيئية، والحرفية، والجمالية الخالدة، وتهدف إلى خلق مساحات تعزز من الجمال والرفاهية.

نبحث عن مساعد شخصي للمدير في وظيفة بدوام كامل ومقرها الرياض. تتضمن المهام الرئيسية إدارة جدول المدير، وتنسيق المواعيد، والتعامل مع المهام الإدارية والكتابية، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. يتطلب هذا الدور الحفاظ على مستوى عالٍ من التنظيم والسرية والاحترافية، مع دعم احتياجات المدير من حيث الإدارة الفعّالة للوقت والمكتب.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة جدول الأعمال: تنظيم وإدارة مواعيد المدير بشكل فعّال، وضمان التوافق مع الالتزامات والمواعيد النهائية.
2. تنسيق الاجتماعات: ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد المكان وتوزيع المواد ذات الصلة.
3. إعداد الوثائق: تحضير وتنسيق المستندات والتقارير اللازمة، وضمان دقتها وتنظيمها.
4. التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية: العمل كحلقة وصل بين المدير والموظفين والموردين والعملاء لضمان تبادل المعلومات بسلاسة.
5. إدارة المهام اليومية: التعامل مع المهام الروتينية والمشاريع الخاصة، مما يسهل على المدير التركيز على المهام الاستراتيجية.
6. تقديم الدعم الإداري: تنفيذ المهام الكتابية والإدارية، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والطلبات اليومية.
7. مراقبة الميزانيات: المساعدة في تتبع النفقات والتقارير المالية لضمان التوافق مع الميزانية المخصصة.
8. تحليل البيانات: استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لإعداد تقارير وتحليلات تسهم في اتخاذ القرارات.
9. تنظيم السفر: تنظيم رحلات العمل، بما في ذلك الحجز والتخطيط اللوجستي.
10. الحفاظ على السرية: ضمان الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة المتعلقة بالشركة والمدير.
11. تقديم المساعدة في المشاريع الخاصة: دعم المدير في تنفيذ المشاريع الخاصة وضمان تحقيق الأهداف المحددة.
12. تقديم أفكار تطويرية: اقتراح تحسينات على العمليات الإدارية لتعزيز الكفاءة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. خبرة قوية: خبرة سابقة في مجال المساعدين الشخصيين أو المساعدين الإداريين التنفيذيين.
2. إدارة الجداول الزمنية: قدرة مثبتة على إدارة الجداول الزمنية بشكل فعال.
3. مهارات كتابية: إلمام قوي بالمهارات الكتابية، بما في ذلك إعداد وتنظيم الوثائق.
4. خبرة في أدوات الذكاء الاصطناعي: معرفة باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في العمل الإداري.
5. إتقان برامج Microsoft: إجادة استخدام حزمة Microsoft Office، بما في ذلك PowerPoint وExcel وWord.
6. شهادة تعليمية: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
7. إتقان اللغة الإنجليزية: طلاقة في اللغة الإنجليزية، ويفضل إتقان اللغة العربية.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إدارة المواعيد: قدرة عالية على استخدام تقنيات إدارة الوقت وتنظيم الجداول.
2. استخدام البرمجيات المكتبية: إلمام جيد ببرامج Microsoft Office، وخاصة Excel وPowerPoint.
3. التعامل مع أدوات التصميم: خبرة في استخدام أدوات مثل Canva لإعداد العروض التقديمية والمواد المرئية.
4. مهارات تحليل البيانات: القدرة على تحليل البيانات واستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
5. إدارة البريد الإلكتروني: مهارة في إدارة البريد الإلكتروني بفعالية وتنظيم الرسائل ذات الأولوية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات التواصل: قدرة على التواصل بشكل فعال مع مختلف الأطراف.
2. مهارات تنظيم الوقت: مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
3. الاحترافية والسرية: مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على الحفاظ على سرية المعلومات.
4. المرونة: القدرة على التكيف مع تغيرات المواعيد والمهام.
5. العمل الجماعي: روح التعاون والقدرة على العمل في بيئة فريق.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تتمتع كونماربل ببيئة عمل ديناميكية تحتضن الابتكار والإبداع. تركز الشركة على تعزيز روح الفريق والتعاون بين الموظفين، حيث تُعتبر المساهمة في تحقيق الأهداف المشتركة جزءاً أساسياً من ثقافة العمل. تسعى الشركة إلى خلق بيئة عمل مريحة ومشجعة، حيث يتم تقدير الجهود الفردية وتُعطى أهمية كبيرة لمبادرات التنمية المستدامة. كما تشجع كونماربل على تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية، مما يساعد على زيادة الإنتاجية والرفاهية العامة للموظفين.

فرص التطور والنمو المهني: تُوفر كونماربل فرصاً متميزة للتطور والنمو المهني لموظفيها، حيث تُعتبر التدريب والتطوير جزءاً أساسياً من استراتيجية الشركة. من خلال برامج التدريب المستمرة وورش العمل، يتمكن الموظفون من تعزيز مهاراتهم وتوسيع معرفتهم في مجالات متعددة. كما تُتيح الشركة فرص التقدم الوظيفي، مما يعزز من إمكانية تحقيق أهدافهم المهنية. تسعى كونماربل إلى دعم مسيرة كل موظف في تحقيق طموحاته وتطوير مهاراته لتحقيق النجاح في بيئة العمل.