Office Sr. Administrator (Facility)

نحن نبحث عن شخص منظم للغاية وذو خبرة للانضمام إلى فريقنا كمدير أول للمكاتب (إدارة المرافق) في شركة توفيق للسبك والتشكيل. هذه الوظيفة تعدّ من العناصر الحيوية في نجاح العمليات الإدارية وإدارة المرافق في موقعنا الصناعي في رأس الخير. سيتولى المرشح المسؤولية عن ضمان تقديم خدمات فعالة تدعم العمليات التجارية، مما يجعله جزءًا أساسيًا من استراتيجيتنا للنمو والتميز في السوق السعودي.

تتطلب هذه الوظيفة إشرافًا شاملًا على الأداء التشغيلي، ورؤية فنية، وتخطيطًا دقيقًا، بالإضافة إلى إدارة العقود وتحسين مستمر، مع الالتزام بسياسات الشركة ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة. تعتبر هذه المسؤوليات ضرورية لضمان بيئة عمل آمنة وفعالة تدعم أداء المؤسسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. الإشراف على العمليات العامة للمكتب: إدارة جميع أنشطة المكتب اليومية وضمان سير العمل بسلاسة.

2. إدارة المراسلات والاتصالات: التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، والرد على المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار، مما يضمن التواصل الفعال.

3. ضمان نظافة وصيانة وسلامة المرافق: التأكد من أن جميع المرافق مكتملة وصالحة للاستخدام، مع التركيز على النظافة والسلامة.

4. تنسيق الخدمات مع مقدمي المرافق: العمل مع البائعين ومقدمي الخدمات لضمان تلبية احتياجات المرافق بكفاءة.

5. تقديم الدعم الإداري للإدارات والتنفيذيين: تسهيل العمليات الإدارية، بما في ذلك تنظيم المستندات والالتقاء بالاحتياجات اليومية.

6. تنظيم الاجتماعات والورش الداخلية: ترتيب الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالشركة لضمان التعاون والتواصل الفعال بين الفرق.

7. التواصل مع مقدمي الخدمات: التنسيق مع مقدمي خدمات مثل خدمات التنظيف والأمن ودعم تكنولوجيا المعلومات.

8. إدارة العقود ذات الصلة بالمكاتب: التأكد من الالتزام بمستويات الخدمة المتفق عليها في العقود المعنية.

9. الحفاظ على نظم الأرشفة الرقمية والمادية: إدارة الوثائق والمعلومات بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها.

10. ضمان الامتثال للسياسات واللوائح: الالتزام بجميع السياسات الداخلية واللوائح ذات الصلة.

11. المساعدة في إعداد الميزانيات: دعم عملية إعداد الميزانية الخاصة بالنفقات المكتبية وتعقب المصروفات.

12. تنظيم أنشطة الرفاهية والاهتمام بثقافة المكتب: تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تنظيم الأنشطة الاجتماعية والثقافية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. شهادة الثانوية العامة أو دبلوم في الإدارة أو إدارة المرافق أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المرافق، ويفضل أن تكون ضمن بيئة صناعية أو تصنيع.

3. قدرة مثبتة على إدارة مواقع متعددة أو مواقع مختلفة في آن واحد.

4. مهارات قيادية قوية وقدرة على إدارة الفرق بفعالية.

5. مهارات تواصل بين الأشخاص قوية باللغة الإنجليزية والعربية.

6. إلمام بتطبيقات Microsoft Office وأنظمة / برامج إدارة المرافق.

7. معرفة جيدة بالمعايير الصحية والسلامة والبيئة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).

2. معرفة في أنظمة إدارة المرافق الرقمية.

3. القدرة على استخدام أدوات التخطيط وإدارة المشاريع.

4. إلمام بأساليب الإدارة المالية والميزانية.

5. القدرة على تحليل البيانات وإعداد التقارير.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل قوية وقدرة على بناء علاقات فعالة مع الزملاء والموردين.

2. مهارات تنظيم عالية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.

3. التفكير الاستراتيجي والقدرة على حل المشكلات.

4. القدرة على العمل تحت ضغط وتحقيق الأهداف المحددة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتمتع شركة توفيق للسبك والتشكيل ببيئة عمل ديناميكية تدعم الابتكار والتطوير. نحن نؤمن بأهمية التعاون وروح الفريق، حيث يتم تشجيع كل فرد على تقديم أفكاره والمساهمة في نجاح الشركة. يسعى فريقنا إلى تقديم الأفضل، مما يعكس التزامنا بتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة. نحن نحرص على خلق بيئة شاملة تحتفل بالتنوع وتعزز من تطوير مهارات الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني:

توفر شركة توفيق للسبك والتشكيل فرصاً متعددة للتطور والنمو المهني. نحن نؤمن بأن تطوير موظفينا هو جزء أساسي من نجاحنا، لذا نقدم برامج تدريبية وورش عمل لتعزيز المهارات والمعرفة. كما يمكن للموظفين الاستفادة من فرص الترقية والتقدم في مسيرتهم المهنية ضمن بيئة عمل مشجعة ومحفزة. نحن نؤمن بأن الاستثمار في الأفراد هو استثمار في مستقبل الشركة، مما يمكنهم من التفوق في مجالاتهم وإحداث تأثير إيجابي في الصناعة.