Office Manager
Al Jazirah Vehicles Agencies Co. Ltd.
الرياضدوام كاملمتوسط2 مشاهدة
نحن في شركة الجزيزة لوكالات السيارات المحدودة نبحث عن مدير مكتب متميز للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. ستكون مسؤولاً عن ضمان سير العمل بكفاءة داخل المكتب من خلال تنفيذ مجموعة من المهام الإدارية والمالية والإدارية، مما يساهم في تحقيق أهداف الشركة.
نبذة مختصرة عن الوظيفة: تتمثل المهمة الأساسية لمدير المكتب في تسهيل وتعزيز الأداء الفعال للمكتب من خلال مجموعة متنوعة من المهام الإدارية، بما في ذلك إدارة المكتب، وتنفيذ الإجراءات، وإدارة السجلات، وتجميع الإحصائيات وتقديم التقارير.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- مراقبة دائمة لدقة واكتمال وتوقيت الأنشطة داخل المكتب.
- التخطيط وتطوير وتسهيل التغييرات في الإجراءات والنماذج والممارسات وتوزيع العمل.
- قراءة وتحليل المذكرات والتقارير الواردة لتحديد أهميتها وتخطيط توزيعها أو الإجراءات التالية.
- إعداد الفواتير والتقارير والمذكرات والرسائل والبيانات المالية، باستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات.
- تنظيم واسترجاع الوثائق والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة.
- إدارة وصيانة الجداول الزمنية وترتيب السفر اللازم.
- أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب الإمدادات والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات.
- إعداد جداول الأعمال وترتيبات الاجتماعات، بما في ذلك التنسيق لخدمات تقديم الطعام للاجتماعات.
- تسجيل وتجميع وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- تنسيق وتوجيه خدمات المكتب مثل السجلات والشؤون المالية والإدارية وإعداد الميزانيات.
- إجراء الأبحاث وتجميع البيانات وإعداد الوثائق لتقديمها للمديرين واللجان ومجالس الإدارة.
- مراجعة ممارسات وإجراءات العمل لتحديد فرص التحسين في مجالات مثل تدفق العمل أو إجراءات التقارير أو النفقات.
- الالتزام بجميع السياسات والإجراءات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بشكل منظم ومتسق.
- الامتثال لجميع سياسات وإجراءات إدارة السلامة والجودة والبيئة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.
المتطلبات والمؤهلات:
- خبرة تتراوح بين 3 إلى 4 سنوات كمدير مكتب.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة.
- معرفة قوية بإجراءات المكتب وإدارة الوثائق.
- قدرة مثبتة على التعامل مع المهام المتعددة وتنظيم العمل بفعالية.
- خبرة سابقة في إعداد التقارير المالية والمراسلات الرسمية.
المهارات المطلوبة:
- مهارات تواصل قوية، سواء كتابيًا أو شفهيًا.
- قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات تحليلة قوية وقدرة على اتخاذ القرارات.
- إلمام جيد باستخدام برامج الكمبيوتر المكتبي (مثل Microsoft Office).
إذا كنت تمتلك المؤهلات المطلوبة ولديك شغف بالعمل الإداري، فنحن ندعوك لتقديم طلبك والانضمام إلى فريقنا في شركة الجزيزة لوكالات السيارات.
تفاصيل الوظيفة
تاريخ النشر٢ فبراير ٢٠٢٦
التخصصالإدارة والسكرتارية
عن الشركة