Meetings and Events Specialist (CMS) - Healthcare/Pharmaceutical

تعد وظيفة أخصائي الاجتماعات والفعاليات في مجال الرعاية الصحية والصناعات الدوائية فرصة مهنية متميزة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن الإدارة الفعّالة وتنفيذ الفعاليات المعينة المتعلقة بوحدة الأعمال الخاصة بهم. سيعمل كخبير في أنواع الاجتماعات المختلفة والإرشادات المتعلقة بإدارة الفعاليات، مع تعزيز تجربة العملاء من خلال تقديم دعم من الطراز الأول لمالكي الاجتماعات والفرق متعددة التخصصات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنفيذ الفعاليات الداخلية والخارجية المرتبطة بالقسم الطبي والتسويقي والمبيعات، بما في ذلك التخطيط، تطوير الفكرة، والعلامة التجارية، واللوجستيات الأخرى.
• تنسيق رحلات العملاء الداخلية والخارجية بما في ذلك تأشيرات السفر، تذاكر الطيران، الإقامة، التسجيل، الترتيبات الأرضية، الوجبات، واللوجستيات الأخرى.
• التعاون مع مالكي الاجتماعات المعنيين في التخطيط والتنفيذ، بما في ذلك اختيار المكان، البرنامج، الميزانية، وفرص التوفير، والحصول على الموافقات والمتطلبات الأخرى.
• تقديم الدعم في موقع الحدث لإدارة كافة الجوانب المتعلقة بالاجتماع، بما في ذلك اللوجستيات للمدعوين، تنسيق البائعين، والعمليات العامة للحدث.
• ضمان تلبية متطلبات الاجتماعات بدقة قبل وبعد الحدث، والتأكد من تحميل كافة الوثائق المطلوبة في الوقت المحدد.
• إدارة التواصل مع الشركات الشقيقة الأخرى، وضمان الحصول على الموافقات اللازمة للاجتماعات الدولية، وإدارة اللوجستيات المتعلقة بالمتحدثين الدوليين وفقاً للإرشادات المحددة.
• الحفاظ على تقويم دقيق ومنظم للفعاليات ومتطلباتها.
• إدارة المهام بعد الحدث، بما في ذلك توثيق الاجتماعات، تقارير المتابعة، عملية الدفع، تقييم الموردين، وتوزيع النفقات.

المتطلبات والمؤهلات:

• يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة تتراوح بين 2-3 سنوات في إدارة الفعاليات، ويفضل أن تكون في مجال الرعاية الصحية.
• القدرة على إدارة المشاريع بشكل فعال.
• مهارات اتخاذ القرار وحل المشكلات.
• تخطيط وتنظيم الفعاليات.
• تواصل ممتاز مع القدرة على تعزيز تجربة العملاء.
• القدرة على التأثير والتفاوض.
• انتباه كبير للتفاصيل وقدرة على العمل تحت الضغط.

المهارات المطلوبة:

• القدرة على العمل بشكل فعّال مع فرق متعددة التخصصات والأطراف الثالثة.
• مهارات تنظيمية قوية تضمن نجاح الفعاليات.
• قدرة على التعامل مع التحديات المختلفة والتكيف مع المتغيرات.
• مهارات تواصل فعالة لضمان تواصل سلس بين جميع الأطراف المعنية.