Lead Document Control

تضمن وظيفة قائد إدارة الوثائق في شركة Energy Job Search بالرياض الإشراف على جميع الوثائق التنظيمية، بما في ذلك العقود، والمراسلات، والاتفاقيات، والمستندات التجارية، والنماذج، وبيانات الطرق، وطلبات المعلومات، وغيرها. يهدف هذا الدور إلى ضمان استلام الوثائق بشكل صحيح وتسجيلها بدقة، وتوزيعها داخلياً وخارجياً وفقاً لمصفوفة التوزيع المعتمدة، مع الالتزام بسياسات وإجراءات الجودة المعتمدة في الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على تنظيم وصيانة والتحكم في وثائق المشروع، مع ضمان توثيق دقيق لأنشطة المشروع والمراسلات والنتائج.
• تطوير وتنفيذ إجراءات وإرشادات ومعايير إدارة الوثائق لضمان التناسق والدقة والامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير الصناعية.
• إدارة عمليات تحديث النسخ والتحكم في المراجعات لضمان وصول المعنيين إلى أحدث نسخ من وثائق وسجلات المشروع.
• تنسيق توزيع الوثائق على أعضاء فريق المشروع والمساهمين والأطراف الخارجية، مع ضمان التسليم في الوقت المناسب وتحديد صلاحيات الوصول المناسبة.
• إجراء مراجعات وتدقيقات دورية لوثائق المشروع لضمان الدقة والشمولية والامتثال للمعايير التنظيمية والمتطلبات القانونية.
• تقديم التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع حول إجراءات إدارة الوثائق، وأدوات البرمجيات، وأفضل الممارسات لضمان إدارة فعالة للوثائق طوال دورة حياة المشروع.
• التعاون مع مديري المشاريع والمهندسين والمقاولين والمساهمين الآخرين لتسهيل تبادل الوثائق وحل المشكلات وضمان التوافق مع أهداف المشروع.
• تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بإدارة الوثائق، مثل فقدان البيانات، والوصول غير المصرح به، أو أخطاء الوثائق، وتطبيق تدابير الأمان وخطط الطوارئ عند الحاجة.
• ضمان أمان وسرية المعلومات والوثائق الحساسة المتعلقة بالمشروع، من خلال تنفيذ ضوابط وصول ملائمة وتشفير ووسائل حماية البيانات.
• تقييم وتحسين عمليات وأنظمة وأدوات إدارة الوثائق بشكل مستمر لتعزيز الكفاءة والدقة والفعالية، مع الاستفادة من التكنولوجيا والأتمتة حيثما أمكن.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة سابقة في مجال إدارة الوثائق، ويفضل أن تكون في بيئات المشاريع الكبيرة.
• معرفة شاملة بالمعايير التنظيمية والمتطلبات القانونية ذات الصلة بإدارة الوثائق.
• مهارات قوية في استخدام نظم إدارة الوثائق مثل SharePoint أو Documentum أو Procore.
• القدرة على العمل تحت الضغط وتحديد الأولويات بفعالية.
• قدرة مثبتة على التواصل والتعاون مع فرق العمل المختلفة.

المهارات المطلوبة:

• اهتمام قوي بالتفاصيل لضمان دقة وتمام الوثائق.
• مهارات تنظيمية عالية لضمان إدارة فعالة للوثائق والمعلومات.
• القدرة على استخدام التقنيات الحديثة لتحسين عمليات إدارة الوثائق.
• مهارات حل المشكلات والتفكير النقدي للتعامل مع التحديات المرتبطة بإدارة الوثائق.