منسق مبتدئ للموارد البشرية والعلاقات الحكومية / مساعد مكتب الرئيس التنفيذي

نبحث عن شخص نشيط ومُنظم ليكون جزءًا من فريقنا كمنسق موارد بشرية مبتدئ ومساعد لمكتب المدير التنفيذي في شركة iDD Trading & AL-Shaya Agriculture Production Co. تتطلب هذه الوظيفة دعم المدير التنفيذي في إدارة الأنشطة اليومية والمستندات المتعلقة بالموارد البشرية وشؤون الموظفين، بالإضافة إلى التعامل مع المعاملات الحكومية عبر المنصات الإلكترونية السعودية. يُعتبر هذا الدور محورياً في تسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين، ويُساهم في تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال إدارة دقيقة للملفات والمتابعة الفعّالة للمهام. يُتوقع من المرشح المثالي أن يكون لديه القدرة على التنسيق بين الموظفين والموردين، بالإضافة إلى التعامل مع مجموعة من المنصات مثل قوى، مُدد، مقيم، التأمينات الاجتماعية، أبشر للأعمال، الغرفة التجارية، بلدي، زاتكا، إيجار، ووزارة التجارة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. الدعم الإداري للمدير التنفيذي:

   • تقديم المساعدة اليومية للمدير التنفيذي من خلال تنظيم المواعيد، وإعداد التقارير، وتحضير المستندات المطلوبة.

2. إدارة ملفات الموظفين:

   • الحفاظ على سجلات دقيقة وشاملة للموظفين، بما في ذلك تحديث البيانات الشخصية والتأكد من اكتمال الوثائق.

3. التعامل مع المعاملات على المنصات الحكومية:

   • إجراء المعاملات المطلوبة عبر المنصات الحكومية المختلفة، مثل تسجيل الموظفين وتحديث معلوماتهم.

4. مراقبة صلاحية الوثائق:

   • متابعة تواريخ انتهاء صلاحية الوثائق الرسمية والتأكد من تجديدها في الوقت المناسب.

5. تنسيق الاجتماعات:

   • تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك تجهيز المواد اللازمة وتوزيع المحاضر بعد الاجتماعات.

6. الإدارة العامة للمكتب:

   • تنفيذ مهام الإدارة العامة للمكتب، بما في ذلك تنظيم الملفات والمستندات، وإدارة المراسلات.

7. التواصل مع الموظفين والموردين:

   • توفير الدعم اللازم للموظفين فيما يخص شؤونهم الإدارية، والتنسيق مع الموردين لضمان سير العمل بسلاسة.

8. إعداد الرسائل والمستندات:

   • صياغة الرسائل والمستندات الرسمية بدقة واحترافية، والتأكد من وضوح المعلومات المقدمة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الخبرة العملية:

   • تتراوح بين سنة إلى ثلاث سنوات في مجالات الموارد البشرية، أو الإدارة، أو دعم التنفيذيين، أو العلاقات الحكومية.

2. المعرفة بالبوابات الحكومية السعودية:

   • إلمام جيد بالمنصات الحكومية المستخدمة في المملكة مثل قوى ومُدد.

3. مهارات التواصل باللغة العربية:

   • إجادة قوية للغة العربية في الكتابة والتحدث، مما يسهل التواصل الفعّال.

4. المعرفة الأساسية باللغة الإنجليزية:

   • يُفضل أن يكون لدى المرشح معرفة أساسية باللغة الإنجليزية.

5. مهارات استخدام الحاسوب:

   • إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) بشكل جيد.

6. القدرة على التنظيم والمتابعة:

   • قدرة عالية على تنظيم العمل، ومتابعة المهام بشكل مستقل.

7. الثقة والمصداقية:

   • يُفضل أن يكون المرشح شخصاً موثوقاً به ويتسم بالنزاهة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إدارة الوثائق:

   • القدرة على تنظيم وحفظ الملفات والمستندات بشكل فعال.

2. التعامل مع البرمجيات الحكومية:

   • معرفة بكيفية التعامل مع المنصات الحكومية مثل أبشر والغرفة التجارية.

3. تحليل البيانات:

   • القدرة على معالجة المعلومات وتحليلها لدعم اتخاذ القرارات.

4. الإلمام ببرامج إدارة الموارد البشرية:

   • يُفضل وجود معرفة بأساليب إدارة الموارد البشرية الحديثة.

5. تكنولوجيا المعلومات:

   • معرفة باستخدام أدوات التكنولوجيا لتحسين الكفاءة في العمل.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات التواصل الفعّال:

   • القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع مختلف الأطراف.

2. مهارات العمل الجماعي:

   • القدرة على العمل ضمن فريق وتحقيق الأهداف المشتركة.

3. المرونة والقدرة على التكيف:

   • التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

4. المبادرة:

   • القدرة على اتخاذ خطوات استباقية لحل المشكلات وتحسين العمليات.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتمتع شركة iDD Trading & AL-Shaya Agriculture Production Co. ببيئة عمل ديناميكية تتسم بالتعاون والابتكار. نحن نؤمن بأهمية تعزيز روح الفريق وخلق جو عمل إيجابي يدعم النمو الشخصي والمهني. تشجع ثقافة الشركة على تبادل الأفكار والمبادرات الجديدة، مما يجعلها مكانًا مثاليًا للمهنيين الطموحين الذين يسعون لتحقيق تأثير إيجابي في مجالاتهم. نحرص على توفير بيئة عمل تحفز على الإبداع وتتيح فرصًا للتعلم والتطور.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم شركة iDD Trading & AL-Shaya Agriculture Production Co. مجموعة متنوعة من فرص التطور المهني لموظفيها. من خلال برامج التدريب والتطوير المستمر، يمكن للموظفين تعزيز مهاراتهم وتوسيع معرفتهم في مجالاتهم. كما يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في ورش العمل والمؤتمرات المحلية والدولية، مما يسهم في تعزيز خبراتهم وفتح آفاق جديدة في مسيرتهم المهنية. نؤمن بأن الاستثمار في تطوير موظفينا هو استثمار في مستقبل الشركة، مما يعكس التزامنا بالنمو المستدام والتميز في الأداء.