Job Vacancy – Executive Secretary

تُعد وظيفة السكرتير التنفيذي من الوظائف الحيوية والمهمة في بيئة العمل الحديثة، حيث تلعب دورًا محوريًا في تنظيم الأعمال وتسهيل العمليات الإدارية داخل المؤسسات. في شركة الجبيري للمحاماة، التي تُعتبر واحدة من أبرز الشركات القانونية في المملكة العربية السعودية، يُتوقع من السكرتير التنفيذي أن يكون حلقة الوصل بين الإدارة العليا والفرق المختلفة، مما يُعزز من كفاءة الأداء ويُسهم في نجاح الشركة في تحقيق أهدافها. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عاليًا من الاحترافية والدقة، نظرًا لما تتضمنه من مسؤوليات متعددة تتعلق بتنظيم الاجتماعات، وإدارة المراسلات، وتنسيق الأنشطة اليومية. يُعتبر هذا المنصب فرصة مثالية للأفراد ذوي الخبرة الطموحة الذين يسعون لتطوير مهاراتهم الإدارية في بيئة قانونية متقدمة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. تنظيم الجداول والاجتماعات التنفيذية: يتولى السكرتير التنفيذي مهمة جدولة المواعيد والاجتماعات، مما يضمن عدم تعارض المواعيد ويساعد في استخدام وقت الإدارة بكفاءة.

2. إعداد المراسلات والتقارير الإدارية: يقوم بإعداد الوثائق اللازمة والمراسلات الرسمية، مما يساهم في تحسين تدفق المعلومات داخل الشركة.

3. إدارة المكالمات والبريد الإلكتروني باحترافية: يعتبر التواصل الفعال مع العملاء والموظفين أمرًا ضروريًا، حيث يُتوقع منه الرد على المكالمات والبريد الإلكتروني وتحديد الأولويات.

4. الحفاظ على أنظمة الملفات السرية: يُعنى السكرتير بتنظيم وحفظ المعلومات الحساسة بطريقة تضمن سريتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

5. التنسيق مع الإدارات الداخلية والعملاء: يجب أن يكون لديه القدرة على التنسيق بين الأقسام المختلفة والعملاء، مما يسهل تحقيق أهداف المشاريع.

6. متابعة المهام الإدارية والمواعيد النهائية: يتطلب العمل متابعة دقيقة للمهام الموكلة والمواعيد النهائية، لضمان عدم تفويت أي تفاصيل مهمة.

7. دعم العمليات التنفيذية اليومية: يشمل ذلك تقديم المساعدة في الأمور اليومية للإدارة العليا، مما يعزز من سير العمل بشكل سلس.

8. تنظيم ترتيبات السفر واللوجستيات للاجتماعات: يتولى السكرتير مسؤولية حجز تذاكر السفر وترتيب الإقامة، بالإضافة إلى تنظيم أماكن الاجتماعات.

9. إعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات: يساهم في تحديد المواضيع التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماعات وتدوين الملاحظات والقرارات المتخذة.

10. ضمان تنسيق المكتب بسلاسة: يتطلب هذا الأمر تنظيم بيئة العمل بشكل يضمن الكفاءة والراحة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة: يُعتبر التعليم الأكاديمي الأساس الذي يبني معرفة المتقدم.

2. مهارات تنظيمية قوية: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على إدارة الوقت وتنظيم المهام بفعالية.

3. مهارات تواصل فعالة: ضرورة القدرة على التواصل بوضوح مع جميع الأطراف المعنية.

4. إجادة استخدام برامج Microsoft Office: يُعتبر إتقان الأدوات المكتبية أمرًا أساسيًا لأداء المهام بكفاءة.

5. القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بصورة احترافية: يتطلب الأمر مستوى عاليًا من الثقة والاحترافية في إدارة المعلومات الحساسة.

6. خبرة سابقة مفضلة: يُفضل أن يكون لدى المتقدم تجربة سابقة في وظائف مشابهة.

7. إجادة اللغة الإنجليزية: تعتبر اللغة الإنجليزية أمرًا ضروريًا للتواصل مع العملاء الدوليين.

8. تفضيل المواطنين السعوديين: يُفضل توظيف المتقدمين من حملة الجنسية السعودية.

9. خبرة لا تقل عن 3 سنوات: يُعتبر هذا الحد الأدنى من الخبرة ضروريًا لضمان الكفاءة في أداء المهام.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج Microsoft Office: يشمل ذلك Word وExcel وPowerPoint، حيث تُستخدم هذه البرامج بشكل متكرر في إعداد الوثائق والتقارير.

2. معرفة أنظمة إدارة الملفات: يجب أن يكون لدى المتقدم القدرة على استخدام أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية بفعالية.

3. إتقان أدوات التواصل الرقمي: يتطلب الأمر استخدام برامج البريد الإلكتروني وأنظمة التواصل الداخلي.

4. مهارات البحث عبر الإنترنت: يُعتبر العثور على المعلومات الدقيقة والموثوقة جزءًا من المسؤوليات.

5. استخدام برامج الجدولة: مثل Microsoft Outlook لتنظيم المواعيد والاجتماعات.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات القيادة والإدارة: يجب أن يكون لدى المتقدم القدرة على توجيه الفرق والتفاعل بشكل إيجابي.

2. القدرة على العمل تحت الضغط: يتطلب العمل في بيئة قانونية القدرة على التعامل مع الضغوط والمواعيد النهائية.

3. مرونة في التعامل مع التغيير: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على التكيف مع التغيرات المستمرة في بيئة العمل.

4. مهارات حل المشكلات: القدرة على التفكير النقدي وإيجاد الحلول المناسبة للمشكلات التي قد تواجهها الشركة.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تُعتبر شركة الجبيري للمحاماة بيئة عمل مثالية تجمع بين الاحترافية والابتكار. تُشجع الشركة على ثقافة التعاون والتفاعل بين الموظفين، مما يعزز من روح الفريق ويُسهم في تحقيق الأهداف المشتركة. كما تحرص الشركة على توفير بيئة عمل مريحة ومجهزة بأحدث التقنيات، مما يُساعد على تحسين الإنتاجية. يُعتبر التوازن بين الحياة العملية والشخصية من القيم الأساسية التي تدعمها الشركة، مما ينعكس إيجابًا على رفاهية الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني: تؤمن شركة الجبيري للمحاماة بأهمية التطوير المهني المستمر لموظفيها. توفر الشركة فرص التدريب والتطوير من خلال ورش العمل والدورات التدريبية، مما يُساعد الموظفين على تعزيز مهاراتهم وتحقيق طموحاتهم المهنية. كما يُشجع بيئة العمل الديناميكية على التقدم داخل الشركة، حيث يُتاح للموظفين فرص الترقية بناءً على الأداء والجدارة. تسعى الشركة إلى بناء قادة المستقبل من خلال تقديم الدعم المستمر والتوجيه، مما يُعزز من مسيرة النمو المهني لكل موظف.