Invoice Intake & Control Analyst

تعتبر وظيفة محلل استلام ومراقبة الفواتير فرصة مهنية متميزة في شركة RiDiK، والتي تعد إحدى الشركات الفرعية لمؤسسة CLPS، حيث يقع مقرها في الظهران، المملكة العربية السعودية. يتولى هذا الدور إدارة وتنفيذ عملية استلام الفواتير المركزية، ويعمل كنقطة تحكم أولى قبل دخول الفواتير إلى أنظمة المالية. يضمن هذا الدور التحقق الهيكلي والتسجيل الدقيق، بالإضافة إلى التعرف المبكر على التباينات لتقليل مخاطر التكرار وتعزيز الانضباط في العمليات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة صندوق البريد المركزي لاستلام الفواتير وضمان الامتثال للمعايير المحددة.
2. إجراء التحقق الهيكلي والتسجيل لجميع الفواتير الواردة في سجل الاستلام (البائع، رقم الفاتورة، المبلغ، نوع الخدمة، تاريخ الاستلام).
3. مراقبة ومطابقة تدفقات الفواتير مقابل الفواتير المرسلة للمعالجة لضمان رؤية كاملة للعناصر المعلقة خارج النظام.
4. تحديد وتنبيه التكرارات المحتملة أو التباينات أو المعلومات المفقودة قبل تقديمها للنظام.
5. ضمان التوافق بين وثائق الفواتير والبيانات الرئيسية المسجلة (مثل تفاصيل البائع ومعلومات البنك).
6. الحفاظ على تتبع دقيق ومحدث لحالة الفواتير (تم الاستلام، قيد المراجعة، مرفوضة، محولة، معلقة للتوضيح).
7. توليد وصيانة مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالاستلام (حجم الفواتير المستلمة، المرفوضة، التكرارات المكتشفة، العناصر المعلقة، تحليل الشيخوخة).
8. تصعيد الاستثناءات والانتهاكات في الضوابط في الوقت المناسب إلى قائد العملية.
9. دعم مبادرات التحسين المستمر والمعايير المتعلقة ببوابة استلام الفواتير المركزية.
10. المساهمة في تعزيز الضوابط الوقائية والانضباط في العملية ضمن دورة الدفع غير المرتبط بالشحن.

المتطلبات والمؤهلات:

1. خبرة لا تقل عن 4-5 سنوات في معالجة الفواتير أو العمليات المالية أو بيئات مراقبة العمليات.
2. خبرة في التعامل مع عمليات المعاملات ذات الحجم الكبير ومتطلبات التحقق الهيكلي.
3. التعرض لنظام ERP (مثل SAP) يعد ميزة إضافية ولكنه ليس شرطًا.
4. يُفضل وجود خبرة في تتبع البيانات أو المصالحة أو التقارير.
5. فهم جيد لدورة حياة الفواتير (المدفوعات والمستحقات).
6. القدرة على الحفاظ على سجلات منظمة وتوليد تقارير تعتمد على مؤشرات الأداء الرئيسية.

المهارات المطلوبة:

1. مهارات تحليلية قوية مع القدرة على اكتشاف التباينات والمخاطر المحتملة.
2. معرفة عملية متينة ببرنامج Microsoft Excel (الجداول المحورية، البحث، مصالحة مجموعات البيانات).
3. إتقان استخدام برنامج Microsoft Outlook (إدارة البريد، التتبع، تطبيق القواعد).
4. الوعي بمبادئ سلامة البيانات وضوابط الوقاية.