مدير العلاقات الحكومية والإدارة

يعتبر مدير العلاقات الحكومية والإدارة في شركة Aviagen من الأدوار الحيوية التي تلعب دوراً مركزياً في تعزيز العمليات الإدارية والتنظيمية داخل المنظمة في المملكة العربية السعودية. يتولى هذا الدور مسؤوليات متعددة تشمل إدارة العمليات الإدارية، وترتيب السفر، والإشراف على جميع العمليات المرتبطة بالحكومة. إن هذا المنصب يضمن الامتثال الكامل لقوانين العمل والهجرة السعودية، حيث يقدم الدعم الضروري للموظفين وقسم الموارد البشرية. كما يساهم في الحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة، وتسهيل حركة الموظفين، وتمثيل الشركة أمام السلطات الحكومية. في ظل التغيرات المستمرة في السوق السعودي، يعد هذا الدور محورياً لتحقيق أهداف الشركة والتكيف مع المتطلبات التنظيمية المتزايدة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة السفر: تنسيق جميع ترتيبات السفر بما في ذلك حجز الطائرات، الفنادق، تأشيرات الدخول، استئجار السيارات، والتحويلات. يشمل ذلك إدارة حجوزات الفنادق وقيادة المفاوضات السنوية مع الشركاء المختارين.

2. إعداد الوثائق اللازمة للفيزا: إعداد رسائل الدعوة ودعم معالجة تأشيرات السفر للموظفين والزوار، بالإضافة إلى الإشراف على سير عمل الموافقات المتعلقة بالسفر والتأكد من استكمال النماذج المطلوبة بدقة.

3. توفير التدريب: تقديم تدريبات حول سياسة السفر وأمان السفر خلال فترة استقبال الموظفين الجدد، مما يساعد على ضمان فهمهم للمتطلبات والإجراءات.

4. إدارة الفعاليات والاجتماعات: تنسيق اللوجستيات الخاصة بالفعاليات والاجتماعات، بما في ذلك حجز الأماكن وتنسيق إعداد غرف الاجتماعات مع المعدات اللازمة.

5. الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري العام لمكتب Aviagen Arabia، بما في ذلك إعداد الوثائق، والتصنيف، والمراسلات، وتنسيق المكتب بشكل عام حسب الحاجة.

6. إدارة تأشيرات العمل: تنسيق إصدار وتجديد وتحويل وإلغاء الإقامات، بالإضافة إلى إدارة عملية التأشيرات للموظفين الجدد بدءاً من التأشيرات الوظيفية، الفحوص الطبية، وحتى الوثائق المطلوبة للانضمام.

7. متابعة تواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات: رصد تواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات والإقامات والتأكد من تجديدها في الوقت المناسب.

8. إدارة البوابات الحكومية: الحفاظ على تحديث السجلات الدقيقة على منصات مثل (أبشر، قوى، مقيم، وغيرها)، وضمان دقة البيانات، وسرعة المعالجة، والامتثال الكامل للقوانين الحكومية.

9. دعم الامتثال التنظيمي: التأكد من الامتثال لقوانين العمل والهجرة السعودية ومتطلبات التوطين، بالإضافة إلى دعم قسم الموارد البشرية في إعداد الوثائق اللازمة للتدقيقات والتفتيشات.

10. تمثيل الشركة أمام الجهات الحكومية: تمثيل الشركة في التعاملات مع الوكالات الحكومية مثل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، مكتب الجوازات، ووزارة الداخلية.

11. بناء العلاقات: بناء علاقات قوية مع السلطات الحكومية لتسهيل معالجة الطلبات الخاصة بالموظفين والشركة بشكل سريع وفعال.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو العلوم السياسية، أو أي مجال ذي صلة.
2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال العلاقات الحكومية والإدارة.
3. معرفة شاملة بقوانين العمل والهجرة السعودية ومتطلبات التوطين.
4. قدرة مثبتة على إدارة مشاريع متعددة في بيئة سريعة التغير.
5. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على العمل تحت الضغط.
6. إلمام جيد باللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً، ومعرفة اللغة العربية تعد ميزة إضافية.
7. مهارات تواصل ممتازة وقدرة على بناء العلاقات مع مختلف الأطراف.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان استخدام برامج إدارة المشاريع وأدوات التواصل.
2. القدرة على التعامل مع الأنظمة الحكومية الإلكترونية مثل (أبشر، قوى، مقيم).
3. مهارات متقدمة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Excel، Word، PowerPoint).
4. معرفة بقوانين الهجرة ومتطلبات التأشيرات.
5. القدرة على إعداد تقارير دقيقة وتحليل البيانات المتعلقة بالسفر والموارد البشرية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات قيادية قوية وقدرة على توجيه الفريق وتطويره.
2. قدرة على التفاوض وحل المشكلات بفعالية.
3. مهارات تواصل فعّالة مع القدرة على التأثير والإقناع.
4. القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ القرارات السليمة.
5. مهارات إدارة الوقت وإعطاء الأولويات بفعالية.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تسعى شركة Aviagen إلى خلق بيئة عمل مهنية تحفز الإبداع وتدعم التطور المستمر. تتميز الثقافة المؤسسية بالتعاون والشفافية، حيث يتم تشجيع الموظفين على تبادل الأفكار والمبادرات. تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل متنوعة تشمل جميع الخلفيات وتعمل على تعزيز العمل الجماعي. كما تركز على تطوير مهارات الموظفين من خلال برامج التدريب المستمرة وتقديم فرص للتعلم والنمو.

فرص التطور والنمو المهني:

توفر شركة Aviagen فرصاً واسعة للتطور المهني من خلال برامج التدريب المتخصصة، والمشاركة في المشاريع الكبرى، ودورات التعليم المستمر. تشجع الشركة موظفيها على تحديد أهدافهم المهنية والعمل نحو تحقيقها، مما يساعد على تعزيز مسيرتهم الوظيفية. كما تتيح لهم الفرصة للمشاركة في مؤتمرات وورش عمل على مستوى محلي ودولي، مما يسهم في تبادل المعرفة والخبرات ويعزز من قدراتهم التنافسية في السوق.