Facility Management Manager (Yanbu)

يعتبر مدير إدارة المرافق (FM) في شركة Saudi Entertainment Ventures | SEVEN مسؤولًا رئيسيًا في دعم العمليات الفعالة والمتميزة لقسم إدارة المرافق بالمجمعات. يتولى هذا المنصب مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الضرورية، بما في ذلك تنفيذ أنشطة نظام SAP وAconex، مثل رفع طلبات الشراء، مراجعة فواتير مقدمي خدمات إدارة المرافق، إعداد التقارير والوثائق، بالإضافة إلى التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. طلبات الشراء (PRs):

   • رفع وتقديم طلبات الشراء للمواد واللوازم والخدمات المطلوبة لقسم إدارة المرافق.
   • ضمان دقة وكمال المعلومات المقدمة في طلبات الشراء، بما في ذلك أوصاف العناصر والكميات وأكواد الميزانية.
   • متابعة مع إدارة المشتريات لتسريع معالجة الطلبات وتسليمها.

2. مراجعة الفواتير والوثائق:

   • مراجعة الفواتير المستلمة من مقدمي خدمات إدارة المرافق، مع ضمان دقتها وامتثالها للعقود والتوزيع السليم للتكاليف.
   • التحقق من الوثائق الداعمة، مثل أوامر العمل وتقارير الخدمة والعقود.
   • التنسيق مع قسم المالية لحل أي تناقضات أو قضايا تتعلق بالفواتير وإطلاق المدفوعات.

3. إدارة السجلات والوثائق:

   • الحفاظ على نظام تنظيم مُحكم لأرشيفات قسم إدارة المرافق، بما في ذلك الفواتير والتقارير والوثائق الأخرى ذات الصلة.
   • تحديث وإدارة قواعد البيانات وأنظمة الأرشفة الإلكترونية لضمان سهولة استرجاع المعلومات عند الحاجة.
   • إجراء مراجعات دورية لضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالوثائق.

4. إعداد العروض التقديمية:

   • المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير للمستفيدين الداخليين والخارجيين.
   • جمع وتجميع البيانات والرسوم البيانية والوسائل البصرية الأخرى لدعم العروض التقديمية.
   • ضمان دقة واحترافية جميع المواد المقدمة وامتثالها لإرشادات العلامة التجارية.

5. إصدار ملاحظات استلام البضائع (GR):

   • إصدار طلبات ملاحظات استلام البضائع للسلع أو الخدمات المستلمة.
   • التنسيق مع الأقسام المعنية لتسوية أي تناقضات بين العناصر المستلمة وأوامر الشراء.

6. التنسيق مع قسم المشتريات والمالية:

   • التعاون مع إدارة المشتريات لمتابعة حالة طلبات الشراء، وتسريع التسليم، وحل أي قضايا تتعلق بالمشتريات.
   • التواصل بانتظام مع قسم المالية لتسوية الفواتير وحل قضايا الدفع أو الميزانية وتقديم الوثائق اللازمة.

المتطلبات والمؤهلات:

1. درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها؛ ويعتبر الحصول على شهادات إضافية أو دورات ذات صلة ميزة.
2. خبرة مثبتة في الأدوار الإدارية، ويفضل أن تكون ضمن إدارة المرافق أو المجالات ذات الصلة.
3. مهارات تواصل قوية باللغة العربية والإنجليزية.
4. قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
5. معرفة جيدة بأنظمة إدارة المرافق وتقنيات الأرشفة.

المهارات المطلوبة:

1. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوثائق والسجلات.
2. قدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
3. مهارات تحليلية لحل المشكلات والتعامل مع التحديات اليومية.
4. إلمام بتطبيقات الحاسوب ونظم إدارة البيانات.

إذا كنت تبحث عن فرصة مثيرة للتطوير المهني في بيئة ديناميكية، فإننا ندعوك لتقديم طلبك للانضمام إلى فريقنا في شركة SEVEN.