Facilities Support Coordinator (Part Time)

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة منسق دعم المرافق في شركة JLL من الأدوار الحيوية في إدارة المرافق، حيث تلعب دوراً رئيسياً في تعزيز تجربة العملاء من خلال تقديم خدمات استثنائية في بيئة مهنية. تقع هذه الوظيفة في المكتب الخدمي للعميل في منطقة الرياض، مما يجعلها نقطة اتصال حيوية بين الموظفين والزوار. تتطلب هذه الوظيفة مهارات متعددة، حيث تتداخل مهام الاستقبال مع تنسيق المرافق، مما يساهم في خلق بيئة عمل مريحة واحترافية. في ظل تزايد الاهتمام بجودة بيئة العمل في السوق السعودي، تبرز هذه الوظيفة كعنصر أساسي في تحسين الأداء الوظيفي ورفع مستوى الرضا لدى الموظفين والزوار على حد سواء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. رفع طلبات الشراء ومعالجة الفواتير الشهرية: يكون الموظف مسؤولاً عن إدارة الطلبات المتعلقة بالمواد الاستهلاكية والخدمات، وضمان معالجة الفواتير بدقة وفي الوقت المناسب.

2. تنسيق طلبات الموظفين مع إدارة المبنى: يشمل ذلك التعامل مع طلبات مثل حجز غرف الاجتماعات، وإدارة قضايا الوصول، والمواقف، مما يضمن استجابة سريعة وفعالة.

3. الإشراف على صيانة المكتب: يتعين على المنسق التأكد من أن المكتب يتم الحفاظ عليه في حالة جيدة، مما يتطلب متابعة مستمرة لأعمال الصيانة والنظافة.

4. التنسيق بين إدارة العميل وإدارة المبنى: يتطلب ذلك التحقق من صحة الفواتير ودعم عمليات التدقيق في الصحة والسلامة والبيئة، مما يضمن التوافق مع المعايير المطلوبة.

5. التفاعل مع الزوار والموظفين: يجب أن يضمن المنسق شعور الزوار والموظفين بالترحيب والمساعدة في كل الأوقات، مما يعكس احترافية الشركة.

6. إدارة الخدمات المتعلقة بالمرافق: يتضمن ذلك التنسيق مع مقدمي خدمات المرافق لضمان توفير بيئة عمل آمنة ومريحة.

7. تنفيذ عمليات الأمان: يجب على المنسق تنفيذ عمليات البطاقات للموظفين والزوار والمزودين، مما يعزز من مستوى الأمان في المكتب.

8. إنشاء أوامر العمل: يتعين إنشاء أوامر العمل المتعلقة بالصيانة والأمان من خلال القنوات المناسبة، لضمان استجابة سريعة لأي مشكلات.

9. إجراء تفتيشات دورية: يتطلب ذلك القيام بجولات تفتيشية منتظمة لضمان الحفاظ على بيئة عمل آمنة ومرتبة.

10. إدارة المشاريع المتعلقة بالمرافق: يجب أن يكون المنسق قادراً على إدارة ودعم مشاريع المرافق حسب النطاق والميزانية المحددة.

11. دعم خدمات الاجتماعات والفعاليات: يتضمن ذلك حجز الغرف، وتنظيم الإعدادات، والتنسيق مع فرق الطعام والمعدات السمعية والبصرية.

12. التواصل مع المالكين والموردين: يجب حل أي مشكلات تظهر وضمان تقديم الخدمات بشكل فعال.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. خبرة سابقة: يجب أن يكون لدى المتقدم حد أدنى من ثلاث سنوات من الخبرة في مجال خدمة العملاء أو الضيافة أو إدارة المرافق.

2. المعرفة بنظام SAP: يُفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة في استخدام أنظمة SAP، بما في ذلك Ariba Sourcing و Ariba Procurement.

3. مهارات تواصل قوية: يجب أن يمتلك المتقدم مهارات تواصل بين الأشخاص قوية، مع شغف واضح تجاه ضيافة العملاء.

4. القدرة على إدارة الأولويات: يجب أن يكون المتقدم قادراً على تعدد المهام وإدارة أولويات العمل المتغيرة بشكل يومي.

5. معرفة بمجموعة Microsoft Office: يتطلب الموقف معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office مثل Teams، Excel، PowerPoint، Word، وOutlook.

6. القدرة على العمل تحت الضغط: يجب على المتقدم أن يكون قادراً على التعامل مع ضغوط العمل وتقديم أداء متميز في الأوقات الحرجة.

7. مهارات تنظيمية عالية: يتطلب المنصب مهارات تنظيمية قوية لضمان تنفيذ المهام بكفاءة.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إدارة نظم المرافق: المعرفة بإدارة نظم المرافق لضمان تشغيل فعال.

2. استخدام برامج إدارة المرافق: القدرة على استخدام الأدوات والبرامج المتخصصة في إدارة المرافق.

3. إجراء تحليلات البيانات: القدرة على تحليل البيانات وتحديث تقارير الأداء بشكل دوري.

4. معرفة بأدوات السلامة: فهم أدوات السلامة والإجراءات المتعلقة بالحفاظ على البيئة الآمنة.

5. تقنيات التواصل الحديثة: القدرة على استخدام تقنيات التواصل الحديثة لتعزيز فعالية العمل.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات التواصل الفعّال: القدرة على التواصل بوضوح مع جميع المستويات داخل المنظمة.

2. القدرة على العمل الجماعي: التعاون مع الفرق المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة.

3. مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات وتقديم حلول فعالة لها.

4. روح المبادرة: التوجه نحو الابتكار وتقديم أفكار جديدة لتحسين الأداء.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تُعتبر شركة JLL من الشركات الرائدة في مجال إدارة العقارات والخدمات المتعلقة بالمرافق. تتميز بيئة العمل بشغفها للتميز والإبداع، حيث تُعزز ثقافة العمل الجماعي والتعاون بين الفرق. يسعى الموظفون إلى تحقيق بيئة عمل إيجابية ومشجعة، مما يعكس التزام الشركة بتقديم أفضل تجربة ممكنة لكل من الموظفين والعملاء. كما تُشجع الشركة على الابتكار وتقديم الأفكار الجديدة، مما يساهم في تعزيز روح المبادرة والإبداع بين الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني

تقدم شركة JLL فرصاً متعددة للتطور والنمو المهني لموظفيها، حيث توفر برامج تدريبية وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية. كما تُشجع الشركة على التقدم الوظيفي وتقديم الدعم اللازم للموظفين لتحقيق أهدافهم المهنية. تُعتبر بيئة العمل في JLL محفزة لتطوير المهارات والتعلم المستمر، مما يساهم في بناء مسيرة مهنية ناجحة ومستدامة.