Facilities Senior Specialist

نبذة مختصرة عن الوظيفة: يهدف متخصص المرافق الأول إلى تلبية احتياجات وتعزيز إدارة المرافق في المخيمات الأساسية والقرى الساحلية وغيرها. يتولى تطوير نظم إدارة البيانات، ونظم التسجيل، ولوحات المعلومات لفهم أفضل لأنشطة الإدارة وتقديم التقارير. كما يقود ويقوم بتنسيق وتسليم الأصول للزملاء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة طاقم العمل في المباني في غياب مدير المرافق أو مدير المرافق الأول، مع تحمل جميع الوظائف الإدارية ذات الصلة.
• مسؤول عن العمليات اليومية للمرافق، بما في ذلك خدمات النظافة، والسلامة، والهندسة، والخدمات الميدانية، والصيانة العامة، وضمان تنفيذها وفقاً لسياسات وتوجيهات TRSDC.
• إدارة الأمور التعاقدية والخدمات مثل الأمن، ومواقف السيارات، والتنظيف، والتموين، والصيانة (SLA) والتكنولوجيا.
• الإشراف على جميع برامج الصيانة المتعلقة بالحالة والمظهر الداخلي والخارجي للعقارات.
• الاستجابة السريعة لطلبات صيانة المباني، وإصلاحات، واحتياجات التنظيف من شاغلي المباني.
• جمع وتحليل المعلومات اللازمة لضمان إكمال جميع الوثائق والتقارير الخاصة بالموقع بدقة وفي الوقت المحدد.
• إعداد الميزانيات، والتقارير المالية (شهرية وربع سنوية)، والعقود، والمصروفات، وأوامر الشراء المتعلقة بالمرافق أو المجمع كما هو محدد.
• إجراء فحص دوري للمرافق والأنظمة والغرف والمناطق المشتركة وإبلاغ مدير المرافق الأول بأي اكتشافات أو مشكلات.
• ضمان تنفيذ إجراءات الأمن والاستعداد للطوارئ بشكل صحيح.
• الإشراف على جودة العمل للموظفين الآخرين لضمان تنفيذ جميع المهام بشكل صحيح وفعال.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذي صلة، ويفضل أن تكون في العقارات التجارية أو الصناعية مع خبرة في إدارة المرافق.
• خبرة في إدخال البيانات، وإعداد التقارير الموسعة، وأرشفة الملفات، والرد على المكالمات، وتحديد المواعيد.
• خبرة سابقة في خدمة العملاء.
• القدرة على إعداد الميزانيات والتقارير المالية بدقة.
• فهم شامل للعقود الإدارية، واتفاقيات الموردين، ومتطلبات العقارات والمرافق.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة شفهية وكتابية.
• قدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بفعالية.
• مهارات قيادية وتنسيقية عالية.
• معرفة بأنظمة إدارة المرافق والتكنولوجيا المستخدمة في القطاع.