Executive Secretary to CEO/VP

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تسعى مجموعة قوريوس لأن تكون شركة عالمية رائدة تتمتع بأسس تجارية متينة وقيم احترافية رفيعة. في ظل النمو المتسارع الذي يشهده السوق السعودي، تبرز أهمية دور السكرتير التنفيذي في دعم القادة التنفيذيين وضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة. يعتبر هذا المنصب محوريًا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة، حيث يوفر الدعم الإداري اللازم للرئيس التنفيذي ونائب الرئيس، مما يسهم في تحسين الإنتاجية وتعزيز فعالية اتخاذ القرار. يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من الاحترافية والتنظيم والقدرة على التعامل مع ضغوط العمل، مما يجعله خيارًا مثيرًا للمحترفين ذوي الخبرة الذين يسعون لتحديات جديدة في بيئة ديناميكية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. إدارة الجداول الزمنية المعقدة: يتولى السكرتير التنفيذي مسؤولية تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات للرئيس التنفيذي ونائب الرئيس، بالإضافة إلى التنسيق مع فرق العمل المختلفة لضمان توافر الوقت الكافي لكل نشاط.

2. تنسيق السفر التنفيذي: يشمل ذلك حجز تذاكر الطيران، وترتيب الإقامة، وتنظيم وسائل النقل، بالإضافة إلى إعداد جداول سفر مفصلة تراعي كافة احتياجات القادة.

3. إعداد وتحرير المراسلات: يقوم السكرتير بتحضير وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والمستندات الأخرى، مما يسهل على القادة التواصل الفعال مع الجهات الداخلية والخارجية.

4. نقطة الاتصال الرئيسية: يعمل السكرتير كحلقة وصل رئيسية بين القادة التنفيذيين والأطراف المعنية، حيث يقوم بفرز المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتوجيهها بشكل مناسب.

5. تنظيم وحضور الاجتماعات: يتضمن ذلك تنظيم الاجتماعات، والتأكد من تجهيز القادة بالمواد اللازمة، وتدوين المحاضر، وتوزيعها، ومتابعة تنفيذ النقاط المتفق عليها.

6. التعامل مع المعلومات السرية: يجب على السكرتير التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية مطلقة، مما يعكس مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة.

7. إدارة المصروفات التنفيذية: يشمل ذلك معالجة الفواتير ومتابعة النفقات، بالإضافة إلى المساعدة في تتبع الميزانية الخاصة بالمكتب التنفيذي.

8. إجراء الأبحاث وتجميع البيانات: يقوم السكرتير بإجراء الأبحاث اللازمة وتجميع البيانات لإعداد المستندات التي سيتم مراجعتها وتقديمها من قبل القادة.

9. صيانة نظام الملفات: الحفاظ على نظام ملفات منظم وفعال للمستندات الإلكترونية والورقية، مما يسهل الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

10. تطوير العمليات الإدارية: يسعى السكرتير دائمًا لتحسين العمليات الإدارية، مما يسهم في تعزيز الكفاءة داخل المكتب التنفيذي.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. خبرة مثبتة: يجب أن يكون لدى المتقدمين خبرة سابقة كسكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي أو في دور إداري مشابه يدعم قادة المستوى العالي.

2. مهارات تنظيمية استثنائية: يتطلب الدور القدرة على التخطيط وإدارة الوقت بشكل فعال، مع القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.

3. إجادة استخدام الحزمة الكاملة من Microsoft Office: يجب أن يكون المتقدم على دراية شاملة ببرامج أوفيس مثل Outlook وWord وExcel وPowerPoint.

4. مهارات تواصل ممتازة: يجب أن يتمتع المتقدم بمهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة باللغة الإنجليزية، حيث أن إتقان اللغة العربية يعد ميزة إضافية.

5. احترافية ونزاهة عالية: يتطلب العمل مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على الحفاظ على سرية المعلومات.

6. القدرة على العمل بشكل مستقل: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على العمل بشكل مستقل، مع الحفاظ على هدوء الأعصاب تحت الضغط والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية.

7. درجة البكالوريوس: يفضل أن يكون لدى المتقدم شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو أي مجال ذي صلة.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة استخدام البرامج المكتبية: يجب أن يكون المتقدم متمكنًا من استخدام الحزمة الكاملة من Microsoft Office، بالإضافة إلى أي برامج أخرى ذات صلة.

2. إدارة قواعد البيانات: القدرة على إدارة وتنظيم المعلومات في قواعد بيانات إلكترونية.

3. تحليل البيانات: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على إجراء التحليلات الأساسية للبيانات وتجميع التقارير.

4. استخدام أدوات التواصل الحديثة: القدرة على استخدام أدوات التواصل والتعاون الرقمية مثل Zoom وTeams.

5. مهارات الكتابة المهنية: ينبغي أن يتمتع المتقدم بقدرة على الكتابة بشكل احترافي ومقنع.

المهارات الشخصية والقيادية

1. القدرة على التكيف: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على التكيف مع بيئة العمل الديناميكية والتغييرات السريعة.

2. مهارات حل المشكلات: يتوجب على المتقدم أن يتمتع بقدرة قوية على التحليل وحل المشكلات بطرق مبتكرة.

3. مهارات قيادية: يجب أن يكون لديه القدرة على قيادة المشاريع الصغيرة أو الفرق عند الحاجة.

4. التواصل الفعال: القدرة على بناء علاقات إيجابية مع الزملاء والعملاء على حد سواء.

بيئة العمل وثقافة الشركة

يتميز العمل في مجموعة قوريوس ببيئة احترافية تعزز من التعاون والابتكار. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة عمل مرنة تشجع على التفكير الإبداعي وتبادل الأفكار. يتمتع الموظفون بفرص للتفاعل مع قادة الصناعة والمشاركة في مشاريع مثيرة تعزز من مهاراتهم وقدراتهم. كما تضع الشركة أهمية كبيرة على توازن الحياة العملية، مما يساهم في خلق جو من الإيجابية والحماس.

فرص التطور والنمو المهني

توفر مجموعة قوريوس فرصًا متميزة للتطوير والنمو المهني، حيث يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في الدورات التدريبية وورش العمل. تهدف الشركة إلى تعزيز مهارات موظفيها وتمكينهم من تحقيق طموحاتهم المهنية. من خلال العمل في بيئة ديناميكية، يكتسب الموظفون خبرات قيمة يمكن أن تفتح أمامهم أبوابًا جديدة في مسيرتهم المهنية. تعتبر قوريوس مكانًا مثاليًا للمحترفين الذين يسعون إلى التميز والارتقاء في مسيرتهم العملية.