Executive Secretary - Holding Company

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تُعتبر وظيفة السكرتير التنفيذي في الشركات القابضة واحدة من الأدوار الحيوية التي تلعب دورًا رئيسيًا في تعزيز الكفاءة التشغيلية وتسهيل التواصل بين الإدارة العليا وباقي أقسام المؤسسة. في ظل التطورات السريعة التي تشهدها المملكة العربية السعودية، وخصوصًا مع رؤية 2030، تحتاج الشركات إلى قيادات قادرة على إدارة الأوقات والموارد بكفاءة. يُعنى السكرتير التنفيذي بتقديم الدعم الإداري والتنظيمي للرئيس التنفيذي، مما يسهم في تحقيق أهداف الشركة ويعزز من قدرتها التنافسية في السوق. إن العمل في بيئة ديناميكية مثل الشركات القابضة يتطلب مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة، مما يجعل هذه الوظيفة محورية في نجاح المؤسسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. دعم مكتب الرئيس التنفيذي: إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، مع تحديد الأولويات بين المواعيد والطلبات، وحماية وقته، وتحضير الجداول اليومية والأسبوعية، والتأكد من أن الرئيس التنفيذي على دراية كاملة بالاجتماعات والالتزامات الهامة.

2. المراسلات التنفيذية: صياغة، وتحرير، وتنسيق الرسائل والمذكرات والردود والتواصلات الروتينية بالنيابة عن الرئيس التنفيذي، مع الالتزام بمعايير عالية من السرية والاحترافية.

3. إدارة الاجتماعات: تنسيق الاجتماعات التنفيذية، واجتماعات مجلس الإدارة، ولجان العمل عند الاقتضاء، بما في ذلك الجداول الزمنية، والأجندات، والمواد المتعلقة بالاجتماع، وتأكيد حضور المشاركين، وتنظيم اللوجستيات، وتدوين المحاضر.

4. تتبع الإجراءات: الحفاظ على سجلات متابعة للاجتماعات، والموافقات، والقرارات التنفيذية، ومراقبة المواعيد النهائية لضمان إغلاق القضايا في الوقت المناسب مع الأطراف المعنية.

5. تنسيق مع أصحاب المصلحة: العمل كنقطة تنسيق بين الرئيس التنفيذي وكبار المعنيين داخليًا وخارجيًا، مع ضمان توجيه الطلبات بشكل صحيح وكامل وجاهز لاتخاذ القرار.

6. السجلات السرية: الحفاظ على سجلات آمنة للمراسلات التنفيذية، ومواد مجلس الإدارة، والملفات السرية، والموافقات، والمستندات الحساسة باستخدام أنظمة تنظيمية صارمة للتحكم في الوصول.

7. السفر واللوجستيات: تنسيق السفر المحلي والدولي، بما في ذلك خطط الرحلات، والإقامة، والنقل، والتأشيرات، وجداول الاجتماعات، مع إدارة التغييرات بأقل قدر من الإزعاج.

8. البروتوكول وإدارة المكتب التنفيذي: دعم البروتوكول، والضيافة، وتنظيم ترتيبات كبار الشخصيات، واستعداد المكتب، والسيطرة الإدارية اليومية على مكتب الرئيس التنفيذي.

9. عمليات المكتب: التنسيق مع إدارات الإدارة، وتكنولوجيا المعلومات، والمرافق، والموارد البشرية، والمالية، وغيرها من الوظائف الداعمة لضمان تنفيذ متطلبات مكتب الرئيس التنفيذي بسلاسة.

10. تحسين مستمر: البحث عن فرص لتحسين العمليات والإجراءات داخل المكتب التنفيذي لتعزيز الكفاءة والفاعلية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
2. خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في دور مماثل، ويفضل في بيئة الشركات القابضة.
3. مهارات متقدمة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة الوورد، والإكسل، والباوربوينت.
4. فهم جيد للعمليات الإدارية والتنظيمية.
5. قدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
6. إلمام جيد باللغتين العربية والإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
7. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
8. القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف المتغيرة.
9. مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
10. استعدادية للعمل في بيئة ديناميكية وسريعة التغير.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة استخدام البرمجيات المكتبية (مثل مايكروسوفت أوفيس).
2. معرفة بأنظمة إدارة المشاريع وتطبيقات الجدولة.
3. مهارات في إعداد التقارير وتحليل البيانات.
4. القدرة على استخدام أدوات التواصل الحديثة (مثل البريد الإلكتروني والتطبيقات المهنية).
5. فهم عميق لممارسات إدارة الوقت.
6. مهارات تنظيم الملفات والمعلومات بشكل فعال.
7. القدرة على التعامل مع التقنيات الحديثة في مجال العمل المكتبي.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات اتصال ممتازة، شفهيًا وكتابيًا.
2. القدرة على العمل ضمن فريق وتحفيز الآخرين.
3. مهارات عالية في إدارة العلاقات وبناء الثقة.
4. قدرة على التفكير الاستراتيجي والتخطيط بعيد المدى.
5. مهارات في التفاوض والإقناع.
6. استجابة سريعة للمواقف الطارئة وتقديم الحلول المناسبة.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتميز بيئة العمل في Talent at بروح التعاون والابتكار، حيث يُشجع الموظفون على تبادل الأفكار والمساهمة في صنع القرار. تسعى الشركة إلى خلق جو من التفاعل الإيجابي بين الفرق، مما يساهم في تعزيز الإنتاجية وتحقيق الأهداف المشتركة. يتم تقدير جودة العمل والتفاني في الأداء، مما يتيح للموظفين فرصة العمل في بيئة تحفز على التطور الشخصي والمهني.

فرص التطور والنمو المهني

تُوفر Talent at العديد من الفرص للتطوير المهني، بما في ذلك البرامج التدريبية وورش العمل التي تعزز من مهارات الموظفين وتساعدهم على تحقيق أهدافهم المهنية. كما تشجع الشركة على المشاركة في المؤتمرات والفعاليات المهنية لتبادل المعرفة والخبرات. يُعتبر التقدم الوظيفي جزءًا أساسيًا من ثقافة الشركة، حيث يتم تشجيع الموظفين على استكشاف مساراتهم المهنية والنمو داخل المؤسسة، مما يسهم في تحقيق رؤية 2030 وتعزيز مكانة الشركة في السوق.