Executive & Secretariat Assistant

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تُعتبر وظيفة مساعد تنفيذي وأمين سر (تركيز على دعم مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي) من الوظائف الحيوية في بيئة الخدمات المالية المنظمة. تلعب هذه الوظيفة دورًا أساسيًا في دعم العمليات الإدارية والحكومية، مما يسهم في تعزيز كفاءة العمل وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية. في السوق السعودي، حيث تتزايد أهمية الشفافية والمساءلة في إدارة الشركات، يُعَدّ هذا الدور محوريًا في تحقيق أهداف المؤسسات. يوفر مساعد المدير التنفيذي وأمين السر الدعم اللازم للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة، مما يساعد على تحقيق التواصل الفعّال وتيسير الإجراءات اللازمة لضمان سير العمل بسلاسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. دعم المدير التنفيذي

   • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، بما في ذلك تنظيم المواعيد والاجتماعات والسفر، لضمان استغلال الوقت بشكل فعال.
   • إعداد حزم الاجتماعات وتوزيع المواد على الأعضاء المعنيين مسبقًا، مما يسهم في تحسين التحضير الفعّال للاجتماعات.
   • تتبع المتابعات والتأكد من إغلاق جميع العناصر العملية، مما يضمن تنفيذ القرارات المتخذة.

2. دعم مجلس الإدارة والحكومة

   • تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك توزيع الأجندة، إعداد الحزم اللوجستية، وتنظيم الأمور الفنية المتعلقة بالاجتماعات.
   • إعداد وصيانة محاضر الاجتماعات وسجل القرارات، مما يساهم في توثيق الأعمال وضمان الشفافية.
   • الحفاظ على مستودع الوثائق الحكومية، والتأكد من توفير جميع الوثائق اللازمة بسهولة ويسر.

3. إدارة العملاء والتفويضات

   • تنسيق الوثائق المتعلقة بالارتباطات مع العملاء، مثل خطابات الارتباط والموافقات.
   • الحفاظ علىFolders قضايا العملاء بما يتماشى مع قواعد حفظ السجلات، لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
   • ضمان اكتمال الوثائق والانضباط في التحكم في الإصدارات، مما يعزز من جودة العمل.

4. التقارير والتحكم في الوثائق

   • الحفاظ على الهيكل التنظيمي للمستودع المركزي للوثائق، مما يسهل الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
   • التأكد من تحديث القوالب والسياسات والإجراءات وتخزينها بشكل مناسب، مما يعزز من فعالية العمل.
   • المساعدة في إعداد حزم التقارير الشهرية للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة، مما يساعد في تقديم المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب.

5. السرية والانضباط

   • التعامل مع المعلومات الحساسة (العملاء، التنظيم، الحوكمة الداخلية) بسرية تامة، مما يعزز من ثقة الأطراف المعنية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال المساعد الإداري أو سكرتير الشركة أو دعم الحوكمة.
2. يُفضّل وجود خبرة في مجال الخدمات المالية أو القانونية أو الخدمات المهنية.
3. مهارات كتابية وتواصل قوية باللغة الإنجليزية.
4. مهارات متقدمة في استخدام أدوات Microsoft Office.
5. انتباه عالٍ للتفاصيل والانضباط في الوثائق.
6. القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
7. فهم جيد للإجراءات التنظيمية ومتطلبات الامتثال.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
2. القدرة على إدارة قواعد البيانات وتنظيم الوثائق الإلكترونية.
3. مهارات في إعداد التقارير وتحليل البيانات.
4. معرفة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
5. القدرة على استخدام أدوات الاتصال التكنولوجية بكفاءة.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
2. مهارات تواصل فعّالة، سواء شفهيًا أو كتابيًا.
3. القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع بيئات العمل المتغيرة.
4. مهارات قيادية في تنسيق الفرق والتعاون مع الزملاء.
5. التفكير التحليلي والقدرة على حل المشكلات بفاعلية.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتميز بيئة العمل في شركة Adecco بتوجهها المهني والتزامها بتعزيز ثقافة الشفافية والتعاون. تسعى الشركة إلى خلق بيئة عمل إيجابية تشجع على الابتكار وتبادل الأفكار. يتم توجيه الموظفين نحو تحقيق الأهداف الجماعية من خلال توفير الدعم والتوجيه اللازمين، مما يعزز من روح الفريق ويُعَزِّز من الأداء العام. كما تلتزم Adecco بتطوير مهارات موظفيها وتوفير فرص التدريب المستمر، مما يساهم في إيجاد بيئة عمل محفزة ومشجعة على التقدم.

فرص التطور والنمو المهني

تقدم شركة Adecco فرصًا متميزة للتطور والنمو المهني لموظفيها. يوفر العمل في بيئة ديناميكية ومتنوعة فرصًا لتوسيع المهارات والخبرات. تدعم الشركة التطوير الشخصي من خلال برامج التدريب المتنوعة وورش العمل، مما يمكّن الموظفين من تطوير مهاراتهم القيادية والتقنية. بالإضافة إلى ذلك، تتيح الشركة فرص الترقية الداخلية، مما يشجع على تحقيق الأهداف المهنية والشخصية. في ظل التزام الشركة بالابتكار والتطوير، يُتوقع أن يكون الموظفون جزءًا من مسيرة نجاح مستدامة ترتكز على التميز والإبداع.