Executive Assistant to Managing Director - KSA

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة المساعد التنفيذي للمدير العام من الوظائف الحيوية والمهمة في أي منظمة، حيث تلعب دوراً محورياً في دعم القيادة العليا وتعزيز الكفاءة التشغيلية. في السوق السعودي، حيث تتطور الأعمال بسرعة، تزداد الحاجة إلى محترفين قادرين على إدارة المهام الإدارية بكفاءة عالية. تقدم شركة NOK Human Capital فرصة متميزة للانضمام إلى فريق عملها في الدمام، وذلك في إطار مؤسسة مرموقة ومتنوعة تعمل في مجالات العقارات والبنية التحتية والاستثمارات. يتطلب هذا الدور المهني الرفيع مهارات تنظيمية وإدارية متقدمة، مما يجعله فرصة مثالية للأفراد الذين يسعون لتطوير مسيرتهم المهنية في بيئة ديناميكية تتسم بالتحديات والفرص.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. إدارة جداول المديرين التنفيذيين: يشمل ذلك جدولة، إعادة جدولة، وتحديد أولوية الاجتماعات عبر المناطق الزمنية المختلفة. كما يتطلب إعداد ملخصات وأجندات للاجتماعات لضمان تنظيمها بكفاءة.

2. تنسيق الرحلات: مسؤولية تنظيم جميع جوانب السفر، بما في ذلك حجز تذاكر الطيران، الحصول على التأشيرات، تأمين الإقامة، وتنسيق وسائل النقل الأرضية، بالإضافة إلى إعداد جداول سفر مفصلة.

3. نقطة الاتصال الرئيسية: العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك فرز المكالمات والمراسلات لضمان سلاسة التواصل.

4. إعداد وتقويم الوثائق: يشمل ذلك إعداد، تنسيق، وتصحيح تقارير، عروض تقديمية، وملخصات تنفيذية باستخدام برامج Microsoft Office مثل Word، Excel، وPowerPoint.

5. متابعة الأعمال والقرارات: تتضمن هذه المهمة تتبع النقاط التنفيذية، المواعيد النهائية، والمتابعات لضمان تنفيذ المهام والقرارات في الوقت المناسب.

6. تنظيم الاجتماعات: إدارة جميع جوانب الاجتماعات الخاصة بمجلس الإدارة والقادة، بما في ذلك اللوجستيات، حجز الغرف، توفير روابط الاجتماعات الافتراضية، وتجهيز المواد اللازمة وتدوين المحاضر.

7. إدارة الملفات والسجلات: الحفاظ على الملفات والسجلات والبيانات السرية بدقة واهتمام شديد بالتفاصيل لضمان حماية المعلومات الحساسة.

8. تنفيذ المهام العامة: تتضمن هذه المهام معالجة النفقات، طلبات الاسترداد، المواعيد الشخصية، والمعاملات الوثائقية حسب الحاجة.

9. دعم المشاريع التنفيذية الخاصة: المشاركة في مشاريع تنفيذية عارضة وتنسيق الفعاليات البسيطة حسب متطلبات العمل.

10. تقديم الدعم الإداري العام: تقديم المساعدة في المهام اليومية التي تدعم المديرين التنفيذيين وتساهم في تعزيز الإنتاجية العامة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. إجادة اللغة الإنجليزية: يجب أن يكون المتقدم طليقاً في اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.

2. إجادة استخدام Microsoft Office: يجب أن يكون لدى المتقدم مهارات متقدمة في استخدام برامج Outlook، Word، Excel، وPowerPoint.

3. خبرة سابقة كمساعد شخصي: يجب أن يكون لدى المتقدم خبرة مثبتة في تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين.

4. مهارات إدارة الجداول الزمنية: يجب أن يكون المتقدم قادراً على إدارة الجداول الزمنية بكفاءة وفعالية.

5. خبرة في تنظيم الرحلات: يجب أن يكون لدى المتقدم خبرة في تنسيق الرحلات المحلية والدولية.

6. مهارات إعداد التقارير: القدرة على صياغة، تنسيق، وتوحيد التقارير التنفيذية.

7. سرية ونزاهة: يجب أن يتمتع المتقدم بالنزاهة والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة Microsoft Office: مهارات متقدمة في استخدام البرامج المكتبية مثل Word، Excel، وPowerPoint.

2. استخدام أدوات الاتصال الافتراضي: القدرة على استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو بشكل فعال.

3. مهارات معالجة البيانات: القدرة على تجميع وتحليل المعلومات لإعداد التقارير.

4. معرفة أدوات تتبع المشاريع: خبرة في استخدام أدوات بسيطة لتتبع تقدم المشاريع.

5. مهارات تنظيمية: القدرة على تنظيم المعلومات والمهام بشكل فعال.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات تواصل قوية: القدرة على التواصل بفعالية مع جميع مستويات المنظمة.

2. القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على التعامل مع مواقف الضغط العالي وإدارة الوقت بفعالية.

3. المرونة والتكيف: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

4. الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في العمل والقدرة على الانتباه للتفاصيل الصغيرة.

5. المبادرة والابتكار: القدرة على اتخاذ المبادرة وتقديم حلول مبتكرة للمشاكل.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تسعى شركة NOK Human Capital إلى خلق بيئة عمل تشجع على الابتكار والتعاون. تعتبر الشركة مكاناً يجمع بين التحديات العملية والفرص التعليمية، حيث يتم تعزيز روح الفريق والتعاون بين الموظفين. تتيح الشركة لموظفيها فرصة العمل في بيئة ديناميكية تدعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية، مما يسهم في رفع مستوى الإنتاجية والرضا الوظيفي. تسلط الشركة الضوء على أهمية القيم الأساسية مثل النزاهة والتميز، مما يجعلها وجهة مفضلة للموهوبين في السوق السعودي.

فرص التطور والنمو المهني

تعتبر هذه الوظيفة بمثابة بوابة للعديد من الفرص المهنية، حيث تتيح للموظف اكتساب خبرات قيمة في الإدارة التنفيذية. تقدم شركة NOK Human Capital برامج تدريب وتطوير مستمرة، مما يساعد الموظفين على تحسين مهاراتهم وكفاءاتهم. كما توفر الشركة فرصاً للترقي في السلم الوظيفي، مما يعزز من تطلعات الموظفين في تحقيق أهدافهم المهنية على المدى الطويل. من خلال الانضمام إلى هذه المؤسسة، يمكن للموظفين أن يتطلعوا إلى مسيرة مهنية غنية بالتحديات والإنجازات.