Executive Assistant Office Manager

تسعى شركة تمكين المتحدة (TABSCO) لتوظيف مساعد تنفيذي ومدير مكتب متميز يتمتع بخبرة واسعة في الإدارة والدعم التنظيمي للقيادة العليا. ستتاح لك الفرصة للعمل في بيئة مهنية ديناميكية في الرياض، حيث ستلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات التجارية اليومية بكفاءة واحترافية.

ستكون مسؤولياتك الرئيسية كالتالي:

• إدارة وتنظيم العمليات اليومية للمكتب والإشراف على الأنشطة الإدارية.
• تنسيق جدول الاجتماعات، وإعداد الأجندات، وتدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة لتنفيذ القرارات.
• التعامل مع المراسلات الرسمية، والبريد الإلكتروني، والتقارير الإدارية.
• متابعة التعاون مع الأقسام المختلفة لضمان التوافق مع الخطط التشغيلية والجداول الزمنية.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الإلكترونية والورقية بسرية تامة.
• التواصل والتنسيق مع الأطراف الخارجية مثل العملاء والموردين والشركاء.
• مرافقة الإدارة العليا في الزيارات الرسمية ورحلات العمل داخل وخارج المملكة عند الحاجة.
• إعداد تقارير دورية للإدارة العليا حول الأداء وسير العمل.
• توفير خدمات الترجمة الفورية والكتابية بين العربية والإنجليزية خلال الاجتماعات والمكالمات والمناسبات الرسمية.
• ترجمة المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية والعقود الإدارية بدقة واحترافية.
• مراجعة وتدقيق المواد المترجمة لضمان دقتها اللغوية واستخدام المصطلحات المهنية الصحيحة.
• دعم الإدارة العليا في التواصل مع العملاء والشركاء الدوليين.

للتقدم لهذا المنصب، يجب أن تتوفر فيك المؤهلات التالية:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات كمساعد إداري أو مدير مكتب.
• إتقان كامل للغة العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة وترجمة) – يعتبر أمرًا بالغ الأهمية.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة الوقت والتعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
• مهارات حاسوبية ممتازة وإجادة تطبيقات Microsoft Office – أمر بالغ الأهمية.
• مهارات اتصال قوية والقدرة على التعامل مع مختلف المستويات الإدارية.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية وقدرة على اتخاذ قرارات سليمة.

أما المهارات الشخصية المطلوبة فتشمل:

• تنظيم عالٍ مع صفات قيادية قوية.
• قدرات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة جماعية.
• القدرة على التعامل بشكل احترافي مع كبار التنفيذيين وأصحاب المصلحة رفيعي المستوى.