Executive Assistant ( Mid Level )

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي:

يعتبر دور المساعد التنفيذي من الأدوار الحيوية في بيئة العمل الحديثة، حيث يسهم بشكل مباشر في دعم القيادة العليا والإدارة الفعالة للعمليات اليومية. في شركة Future Look ITC، نحن نسعى للبحث عن مساعد تنفيذي يتمتع بالدوافع العالية والقدرة على العمل بشكل استباقي، لتقديم الدعم المباشر للرئيس التنفيذي. هذا الدور يوفر فرصة فريدة للعمل بشكل وثيق مع قادة الشركة، مما يساهم في تطوير مهاراتك الإدارية والتنظيمية في بيئة مهنية ديناميكية. إن وجود مساعد تنفيذي متميز يعد من العناصر الأساسية التي تساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، مما يجعل هذه الوظيفة فرصة مثالية للباحثين عن بناء مسيرة مهنية قوية في مجال الإدارة والدعم التنفيذي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل:

1. تقديم الدعم الإداري المباشر للرئيس التنفيذي: يشمل ذلك إدارة الجداول الزمنية والمواعيد، مما يساعد في تنظيم وقت الرئيس التنفيذي بشكل فعال ويضمن استغلاله بأفضل طريقة ممكنة.

2. إدارة الرسائل والمراسلات: التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى نيابة عن الرئيس التنفيذي باللغتين العربية والإنجليزية، مما يضمن تواصل فعال وسلس مع جميع الأطراف المعنية.

3. إعداد التقارير والعروض التقديمية: إعداد المستندات اللازمة مثل التقارير والعروض التقديمية التي يحتاجها الرئيس التنفيذي وفريق الإدارة العليا، مما يسهل اتخاذ القرارات المستندة إلى المعلومات الدقيقة.

4. تنظيم الملفات والسجلات: الحفاظ على نظام ملفات منظم وسهل الوصول إليه، بما في ذلك المعلومات السرية، مما يساهم في الحفاظ على سرية المعلومات وسهولة استرجاعها.

5. تنسيق الاجتماعات والفعاليات: تنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالرئيس التنفيذي والمكتب التنفيذي، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية، مما يضمن سير العمل بسلاسة.

6. متابعة المهام والمواعيد النهائية: متابعة تنفيذ المهام وتواريخ الاستحقاق، مما يساعد في ضمان تنفيذ توجيهات الرئيس التنفيذي بشكل فعال وفي الوقت المحدد.

7. المساعدة في صياغة المراسلات والتقارير: دعم عملية كتابة الرسائل والتقارير والملاحظات التوجيهية للمستفيدين الداخليين والخارجيين، مما يساهم في توصيل المعلومات بوضوح واحترافية.

8. التعامل مع المكالمات والاستفسارات: الرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات بشكل مهني، مما يعكس صورة إيجابية عن الشركة.

9. الحفاظ على السرية والمهنية: الالتزام بالمهنية والسرية في جميع الأوقات، مما يعزز الثقة مع الرئيس التنفيذي وفرق العمل.

10. تقديم الدعم في المهام الخاصة: تقديم الدعم في المهام الخاصة أو المشاريع التي يحددها الرئيس التنفيذي، مما يساهم في تحقيق أهداف الشركة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. خبرة عملية لا تقل عن عام في الدعم الإداري أو التنفيذي: يفضل أن تكون الخبرة في بيئات عمل سريعة ومتغيرة.

2. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية: القدرة على الكتابة والتحدث بطلاقة في كلا اللغتين.

3. مهارات تنظيمية قوية: القدرة على إدارة الوقت والموارد بشكل فعال، مع الانتباه للتفاصيل.

4. حماس ورغبة في التعلم والنمو المهني: يجب أن يكون لديك دافع حقيقي لتطوير مهاراتك والارتقاء بمستوى أدائك.

5. مهارات تواصل ممتازة: القدرة على التواصل بفعالية مع جميع المستويات داخل المنظمة.

6. إجادة استخدام حزمة Microsoft Office: خبرة في استخدام برامج مثل Word وExcel وPowerPoint وأدوات المكتب الأساسية.

7. القدرة على إدارة الأولويات المتعددة: القدرة على العمل في بيئة سريعة وتحديد الأولويات بشكل فعال.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة Microsoft Office: القدرة على استخدام برامج مثل Word وExcel وPowerPoint بشكل احترافي.

2. فهم أساسي للأدوات المكتبية: القدرة على استخدام أدوات المكتب الأساسية بفعالية، مثل البريد الإلكتروني والهواتف.

3. إدارة المعلومات الرقمية: القدرة على استخدام أنظمة إدارة الملفات والبيانات بشكل فعال.

4. التعامل مع تطبيقات التواصل: إلمام باستخدام أدوات التواصل الحديثة مثل Skype وZoom.

5. تكنولوجيا المعلومات الأساسية: معرفة جيدة بأساسيات تكنولوجيا المعلومات، مما يسهل التعامل مع المشكلات التقنية.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على الحفاظ على الأداء العالي حتى في البيئات المليئة بالتحديات.

2. روح المبادرة وحل المشكلات: القدرة على اتخاذ المبادرة وإيجاد حلول للمشكلات بشكل استباقي.

3. مرونة في التكيف مع التغيرات: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

4. السلوك المهني واللباقة: الحفاظ على سلوك احترافي ومهذب عند التعامل مع الزملاء والجهات الخارجية.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز شركة Future Look ITC بثقافة عمل تشجع على الابتكار والتعاون. نحن نؤمن بأهمية خلق بيئة عمل إيجابية تدعم التطور الشخصي والمهني لجميع الموظفين. يشارك جميع أعضاء الفريق في تحقيق الأهداف المشتركة، مما يعزز من روح العمل الجماعي والإبداع. كما أننا نعتبر أن التواصل الفعال والاحترام المتبادل هما أساس نجاح أي منظمة، ونسعى لتقديم الدعم اللازم للموظفين لتحقيق إمكاناتهم الكاملة. بيئة العمل لدينا مفعمة بالطاقة والحماس، حيث يتم تشجيع الأفكار الجديدة والمبادرات الفردية.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم شركة Future Look ITC فرصًا متميزة للتطوير والنمو المهني لموظفيها. نحن نؤمن بأن الاستثمار في تطوير المهارات هو مفتاح النجاح، لذلك نقدم برامج تدريبية شاملة تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية. كما نوفر للموظفين فرصًا للمشاركة في ورش عمل ودورات تدريبية متخصصة، مما يساعدهم على البقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات والممارسات في مجال الأعمال. نحن نشجع أيضًا على تبادل المعرفة والخبرة بين الموظفين، مما يساهم في خلق بيئة تعليمية مستمرة. إن العمل في Future Look ITC ليس مجرد وظيفة، بل هو فرصة لبناء مستقبل مهني مشرق ومليء بالتحديات والإنجازات.