Executive Assistant ( Local Talent)

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة مساعد تنفيذي من الوظائف الحيوية في قطاع الضيافة، حيث تسهم بشكل كبير في تحسين كفاءة العمليات الإدارية ودعم القيادة العليا في المؤسسات. تُعد شركة "Creative Hospitality" الرائدة في إدارة الضيافة في المملكة العربية السعودية، من الشركات الساعية إلى رفع معايير الخدمة والتميز في هذا القطاع. تتماشى أهداف الشركة مع رؤية 2030، حيث تركز على تطوير الجيل القادم من قادة الضيافة. يتميز هذا الدور بتقديم الدعم الإداري والموارد البشرية، مما يسهم في تسهيل سير العمل وضمان تحقيق الأولويات التجارية بكفاءة. إن الانضمام إلى فريق "Creative Hospitality" يعني أن تكون جزءًا من رحلة مثيرة تهدف إلى تغيير مشهد الضيافة في المملكة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. إدارة الجداول الزمنية التنفيذية: تنظيم وإدارة الجداول الزمنية للقيادة العليا، بما في ذلك تنسيق المواعيد والاجتماعات، لضمان الاستخدام الفعال للوقت.

2. تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية، بما في ذلك إعداد الأجندات وتوزيع المواد اللازمة وتوثيق محاضر الاجتماعات.

3. ترتيب السفر: تنظيم ترتيبات السفر للقيادة، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق والمواصلات، مما يضمن تجربة سفر مريحة وفعالة.

4. إدارة المراسلات: التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والفاكسات، وضمان استجابة سريعة وفعالة.

5. إعداد التقارير والعروض التقديمية: تطوير تقارير مفصلة وعروض تقديمية لدعم اتخاذ القرارات، مع التركيز على الدقة ووضوح المعلومات.

6. تتبع المهام: متابعة تنفيذ المهام والإجراءات المتفق عليها، وضمان تحقيق الأهداف في المواعيد المحددة.

7. دعم العمليات البشرية: المشاركة في عمليات التوظيف والتوجيه للموظفين الجدد، مع الحفاظ على سجلات دقيقة للموظفين.

8. تنظيم الوثائق: الحفاظ على نظام ملفات منظم، مما يسهل الوصول إلى المعلومات ويعزز كفاءة العمل المكتبي.

9. التعاون مع الفرق الداخلية: العمل بشكل وثيق مع الفرق المختلفة داخل الشركة، مما يعزز التواصل الفعال والتنسيق بين الأقسام.

10. التعامل مع المعلومات الحساسة: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، وضمان معالجتها بطريقة مهنية وآمنة.

11. دعم الفعاليات: المساهمة في تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، مما يعزز صورة الشركة ويعكس قيمها.

12. تحسين العمليات: المشاركة في تطوير وتحسين العمليات الإدارية، بما يسهم في زيادة الكفاءة والإنتاجية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. درجة البكالوريوس: يفضل أن يكون المتقدم حاصلاً على درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة.

2. خبرة عملية: يفضل وجود خبرة سابقة في تقديم الدعم الإداري أو المساعد التنفيذي، ويفضل في بيئة عمل مشابهة.

3. معرفة في العمليات الإدارية: يجب أن يكون المتقدم لديه فهم قوي لعمليات المكتب والإدارة.

4. إجادة استخدام الحاسوب: مهارات متقدمة في استخدام Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.

5. مهارات تنظيمية: القدرة على إدارة الوقت بكفاءة وتنظيم المهام المتعددة بشكل فعّال.

6. القدرة على العمل تحت الضغط: يجب على المتقدم أن يكون قادرًا على العمل في بيئة سريعة ومتغيرة.

7. إجادة اللغة الإنجليزية: مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا، تعتبر ميزة إضافية.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس: القدرة على استخدام Word وExcel وPowerPoint بفعالية.

2. إدارة التقنيات المكتبية: معرفة بتقنيات المكتب الحديثة وأدوات التواصل الرقمي.

3. القدرة على استخدام نظم إدارة الوثائق: فهم كيفية استخدام أنظمة إدارة الوثائق للحفاظ على تنظيم المعلومات.

4. مهارات تحليل البيانات: القدرة على جمع وتحليل البيانات لإعداد تقارير دقيقة.

5. إدارة الوقت: القدرة على استخدام أدوات إدارة الوقت لتنسيق المهام بكفاءة.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات التواصل: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزملاء والعملاء.

2. الاحترافية: الالتزام بمستويات عالية من الاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

3. المرونة: القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

4. القدرة على العمل الجماعي: التعاون بفعالية مع الفرق المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة.

5. التركيز على التفاصيل: الانتباه للتفاصيل لضمان جودة العمل ودقته.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تسعى شركة "Creative Hospitality" إلى خلق بيئة عمل متميزة تشجع على الابتكار والتعاون. تتميز ثقافة الشركة بالاحترام المتبادل والدعم، حيث يتم تقدير مساهمات كل فرد في الفريق. تركز الشركة على تعزيز روح الفريق وتعزيز العلاقات الإيجابية بين الموظفين. كما يتم توفير بيئة عمل ديناميكية تعزز من تطوير المهارات وتبادل المعرفة، مما يسهم في تحقيق الأهداف المشتركة ويعزز من ولاء الموظفين.

فرص التطور والنمو المهني

تؤمن شركة "Creative Hospitality" بأهمية الاستثمار في تطوير مهارات موظفيها. توفر الشركة فرص تدريب مستمرة وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية. كما يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في برامج التطوير المهني، مما يتيح لهم فرصة التقدم في مسيرتهم الوظيفية. تعكس هذه المبادرات التزام الشركة بتطوير قادة المستقبل في قطاع الضيافة، مما يوفر بيئة مثالية للموظفين الذين يسعون لتحقيق طموحاتهم المهنية.