Executive Assistant

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

تعتبر وظيفة المساعد التنفيذي للمدير العام من الأدوار الحيوية في الشركات الكبرى، حيث تمثل حلقة الوصل الأساسية بين المدير العام وبقية أقسام المؤسسة. في شركة PR Arabia، نحن نبحث عن مساعد تنفيذي سعودي متمرس ومؤهل للانضمام إلى فريقنا في جدة. يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من التنظيم والإشراف، ويتضمن تقديم الدعم الإداري والاستراتيجي الضروري لضمان سير العمل بسلاسة في بيئة العلاقات العامة الديناميكية. يتمتع المرشح المثالي بقدرة على إدارة جداول زمنية معقدة، وتسهيل التواصل، والتعامل مع المعلومات الحساسة بكفاءة عالية. تساهم هذه الوظيفة بشكل كبير في تحسين فعالية العمليات اليومية وتعزيز إنتاجية الفريق، مما يجعلها فرصة مثيرة للمهنيين الطموحين في المجالات الإدارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. الدعم التنفيذي: تقديم الدعم الإداري العالي المستوى للمدير العام، بما في ذلك إدارة جدول الأعمال المعقد، وتنظيم الاجتماعات، وتنسيق المواعيد. يتطلب ذلك التنسيق مع مختلف الجهات لضمان تلبية جميع احتياجات المدير.

2. إدارة السفر: تنظيم وإدارة جميع جوانب السفر المحلية والدولية، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، الترتيبات السكنية، ووسائل النقل الأرضية. يجب أن يكون المساعد التنفيذي على دراية بكيفية التعامل مع متطلبات السفر المختلفة.

3. إدارة التواصل: العمل كحلقة وصل رئيسية للتواصل الداخلي والخارجي، عبر صياغة ومراجعة وتحرير المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير بكل من اللغتين الإنجليزية والعربية.

4. تنسيق الاجتماعات: تنظيم وتسهيل الاجتماعات عالية المستوى، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الجلسات، وضمان المتابعة الفورية على جميع النقاط المتفق عليها.

5. دعم المشاريع: مساعدة المدير العام في مشاريع متنوعة، تتضمن البحث، وجمع البيانات، وتطوير العروض التقديمية. يتطلب ذلك القدرة على العمل على مهام متعددة في وقت واحد.

6. إدارة المعلومات: التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات الخصوصية، والحفاظ على نظم ملفات منظمة وقواعد بيانات دقيقة.

7. عمليات المكتب: الإشراف على المهام العامة المتعلقة بإدارة مكتب المدير العام، لضمان تدفق العمل بكفاءة وتوافر الموارد.

8. التفاعل مع العملاء: بناء علاقات مهنية مع العملاء والشركاء، مما يسهم في تعزيز الصورة العامة للشركة وتوسيع شبكة العلاقات العامة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. الجنسية: سعودي.
2. الخبرة: خبرة لا تقل عن 5-7 سنوات كمساعد تنفيذي يدعم المديرين التنفيذيين أو المديرين العامين، ويفضل أن تكون في مجالات العلاقات العامة، التسويق، أو الإعلام.
3. إجادة اللغات: إتقان تام للغتين الإنجليزية والعربية، سواء في الكتابة أو المحادثة.
4. التعليم: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو أي مجال ذي صلة.
5. المعرفة الصناعية: الاطلاع الجيد على مجال العلاقات العامة والإعلام في السعودية.
6. المرونة: القدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة والمواعيد النهائية الضيقة.
7. التوجه نحو النتائج: قدرة قوية على تحقيق الأهداف المحددة والالتزام بالمواعيد النهائية.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إتقان برامج Microsoft Office: مهارات متقدمة في استخدام مجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint).
2. التعامل مع المنصات الرقمية: خبرة في استخدام منصات الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom وMicrosoft Teams.
3. إدارة قواعد البيانات: القدرة على إدارة قواعد البيانات والأنظمة الإلكترونية بكفاءة.
4. تحليل البيانات: مهارات تحليل البيانات واستخدامها لدعم اتخاذ القرار.
5. الأمان المعلوماتي: فهم مبادئ الأمان المعلوماتي وكيفية حماية المعلومات الحساسة.

المهارات الشخصية والقيادية

1. التنظيم وإدارة الوقت: مهارات تنظيمية فائقة وقدرة على إدارة الوقت بفعالية، مع القدرة على تحديد الأولويات.
2. التواصل: مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع الأفراد على جميع المستويات.
3. السرية والاحترافية: قدرة مثبتة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستويات السرية والمهنية.
4. حل المشكلات: مهارات قوية في حل المشكلات، مع القدرة على اتخاذ القرارات السريعة والفعالة.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتميز شركة PR Arabia ببيئة عمل ديناميكية ومبتكرة تشجع على التعاون والتفاعل بين الفرق المختلفة. نحن نؤمن بأهمية التنوع والشمولية، ونعتبر أن النجاح يأتي من دعم كل فرد في الفريق لتحقيق إمكاناته الكاملة. توفر الشركة أجواءً من الثقة والاحترام، حيث يُشجع الموظفون على التعبير عن آرائهم والمشاركة في اتخاذ القرارات. نحن نلتزم بتوفير بيئة عمل ملهمة تدعم النمو المهني والشخصي، مما يساعد في تعزيز الإبداع والابتكار.

فرص التطور والنمو المهني

تؤمن شركة PR Arabia بتطوير مهارات موظفيها وتقديم الفرص اللازمة للنمو المهني. تقدم الشركة برامج تدريبية وورش عمل دورية لتعزيز المهارات الفنية والإدارية للموظفين، مما يساهم في إعدادهم لمواجهة التحديات المستقبلية. كما تتيح الفرص للترقي والتقدم داخل الشركة، حيث يتم تقييم الأداء بشكل دوري ويتم تقديم مكافآت للمتميزين. نحن نؤمن بأن الاستثمار في موظفينا هو استثمار في مستقبل الشركة ونجاحها المستدام.