Event Planning Manager - Onsite

مدير تخطيط الفعاليات - في الموقع

نبذة مختصرة عن الوظيفة: يعتبر مدير تخطيط الفعاليات في فندق جراند حياة البحر الأحمر مسؤولًا رئيسيًا عن قيادة تخطيط وتنفيذ المؤتمرات والفعاليات الاجتماعية والبرامج التحفيزية التي تُعقد في الفندق. يتطلب هذا الدور ضمان التنفيذ السلس للفعاليات وزيادة الإيرادات وتحقيق رضا الضيوف.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• العمل كحلقة الوصل الأساسية مع العملاء بعد توقيع العقد، وإجراء مكالمات بدء المشروع، وتسليم تفاصيل الاحتياجات الخاصة بالفعاليات.
• وضع وإدارة مسار العمل الحيوي للفعاليات، بما في ذلك إعداد الأوراق الوظيفية والرسوم البيانية وخطة سير الفعالية.
• تنسيق الفرق متعددة التخصصات (الطهي، الولائم، الصوتيات والمرئيات، المنتجع الصحي، مكتب الاستقبال، التدبير المنزلي، والأمن) لضمان تلبية متطلبات الفعالية.
• تعظيم الإيرادات من خلال تحسين قوائم الطعام، واستغلال المساحات، والترقيات، وبيع خدمات إضافية مثل المنتجع الصحي والتجارب والأنشطة.
• إدارة التغييرات، وضمانات الحضور، وتعليمات الفواتير، والموافقات الائتمانية، وجداول الودائع وفقًا للسياسات المتبعة.
• ضمان الامتثال لمعايير السلامة واللوائح المحلية ومعايير العلامة التجارية؛ وإجراء تقييمات المخاطر للفعاليات البارزة.
• الإشراف على خدمة العملاء في الموقع، وحل المشكلات، وعقد جلسات مراجعة بعد الفعالية؛ وتعزيز إعادة الحضور والتوصيات.
• متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية مثل رضا الضيوف، وإيرادات الولائم، ودقة الفواتير، ومعدل التكرار والإحالات.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة تتراوح بين 4 إلى 6 سنوات في تخطيط الفعاليات أو العمليات في فنادق أو منتجعات فاخرة؛ ويفضل أن تكون هناك خبرة في تنظيم فعاليات معقدة ومتعددة المواقع.
• معرفة قوية في مجالات الإنتاج مثل الصوتيات والمرئيات، وترتيبات المسرح، والبروتوكولات الاجتماعية، وبرامج العافية.
• القدرة على العمل في موقع الحدث لساعات متواصلة خلال الفعاليات الرئيسية، وتغطية أيام عطلة نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية حسب الحاجة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بمواعيد نهائية صارمة.
• مهارات قيادية وتنسيق فعّالة مع الفرق المختلفة.
• قدرة على التفكير الاستراتيجي وتحقيق الأهداف المالية.